Was bedeuten die Abkürzungen GoBD und GDPdU?
Am 1. Januar 2015 wurden sie durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) abgelöst, die die GDPdU und die GoBS zusammenführten. Die GoBD definieren unter anderem den Mindestumfang der erforderlichen Aufzeichnungen und geben detaillierte Regelungen für den Umgang mit digitalen Daten im Rahmen der Buchhaltung vor.
Unternehmen sind seitdem verpflichtet, ihre Buchführungsdaten in einem maschinell auswertbaren Format vorzuhalten und der Finanzverwaltung auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Dies soll sicherstellen, dass digitale Geschäftsprozesse den steuerlichen Anforderungen entsprechen und Manipulationen ausgeschlossen werden. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) wurden 2002 eingeführt, um klare Vorgaben für die digitale Aufbewahrung, Archivierung und Bereitstellung dieser steuerrelevanten Daten zu schaffen.
Welche Unternehmen müssen GDPdU-Vorgaben einhalten?
Die Vorgaben finden Anwendung auf alle steuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von der jeweiligen Größe oder Branche. Dies betrifft sowohl Einzelunternehmer als auch Konzerne und mittelständische Unternehmen, die sicherzustellen haben, dass ihre digitalen Buchführungs- und Archivierungssysteme den Anforderungen entsprechen. In besonderem Maße betroffen sind Unternehmen, die elektronische Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, EDV-gestützte ERP-Software oder digitale Belegverarbeitung nutzen, da diese Systeme steuerrelevante Daten generieren.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen in diesem Zusammenhang fest, in welcher Form Unternehmen digitale Daten aufbewahren, sichern und der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen haben. Das Ziel bestand darin, steuerlich relevante Informationen maschinell auswertbar zu machen und eine einheitliche Grundlage für den Zugriff bei Betriebsprüfungen zu schaffen.
Es wurden drei Arten des Datenzugriffs definiert:
Ursprung und rechtliche Grundlage
Die GDPdU wurden im Jahr 2002 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) eingeführt, um eine einheitliche Basis für die digitale Prüfung steuerrelevanter Daten zu schaffen. Rechtliche Grundlage sind die Abgabenordnung (AO) und das Umsatzsteuergesetz (UStG). Die Vorgaben stellen sicher, dass Unternehmen digitale Daten nachvollziehbar, unveränderlich und maschinell auswertbar aufbewahren. Zudem besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für steuerlich relevante elektronische Unterlagen.
Mit Einführung der GoBD am 1. Januar 2015 wurden die Anforderungen erweitert. Sie umfassen jetzt auch präzisere Vorgaben zur Dokumentation von Geschäftsprozessen, den Verfahrensdokumentationen, den Datensatzbeschreibungen sowie zu den verwendeten Schnittstellen innerhalb der EDV-Systeme. Dadurch soll eine höhere Rechtssicherheit für Unternehmen und Steuerberater gewährleistet werden.
Im Rahmen einer Außenprüfung oder einer angekündigten Betriebsprüfung erhalten Unternehmen eine Prüfungsanordnung vom Finanzamt. Unternehmen sind verpflichtet, die angeforderten Daten entsprechend den GoBD-Regeln strukturiert und maschinell auswertbar bereitzustellen. Dazu gehört auch die Einhaltung der E-Bilanz- und eUbp (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung)-Standards.
Eine ordnungsgemäße Vorbereitung erfordert die Zusammenarbeit mit erfahrenen Steuerberatern, die die vorhandenen Systeme auf ihre Konformität hin überprüfen, Datensätze analysieren und sicherstellen, dass die Anforderungen an Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllt sind.
GDPdU: Aufbewahrungsfristen und Strafen bei Verstößen
Wie lange müssen digitale Daten aufbewahrt werden?
Laut GoBD sind Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Daten gemäß § 147 AO mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Anforderung betrifft unter anderem:
Während dieser Frist müssen die Daten jederzeit verfügbar und prüfbar sein. Die Finanzbehörden verlangen zudem Schutzmaßnahmen gegen Datenverlust, Manipulation und unbefugten Zugriff.
Was passiert, wenn ein Unternehmen nicht GoBD/GDPdU-konform ist?
Unternehmen, die die GDPdU-Vorgaben nicht einhalten, riskieren erhebliche Sanktionen. Mögliche Konsequenzen sind:
Um diese Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen rechtzeitig interne Prüfungen durchführen und ihre Systeme an die aktuellen gesetzlichen Anforderungen anpassen.
Digitale Betriebsprüfung im Detail
Gibt es Unterschiede zwischen einer analogen und digitalen Betriebsprüfung?
Ja, es gibt wesentliche Unterschiede:
Analoge Betriebsprüfung: Prüfer kontrollieren Papierdokumente und Buchungsunterlagen manuell.
Digitale Betriebsprüfung: Steuerprüfer nutzen Prüfsoftware, um digitale Buchhaltungsdaten maschinell zu analysieren.
Die digitale Prüfung kann sowohl vor Ort als auch remote per Datenzugriff erfolgen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre steuerrelevanten Daten in einem maschinell auswertbaren Format vorliegen.
Typische Fehler bei der digitalen Betriebsprüfung:
Diese Fehler können zu erheblichen Nachforderungen oder rechtlichen Konsequenzen führen.
Softwarelösungen zur Umsetzung der GDPdU
Welche Softwarelösungen helfen bei der Umsetzung der GDPdU?
Um den Anforderungen der GDPdU und GoBD gerecht zu werden, setzen viele Unternehmen auf spezialisierte Softwarelösungen. Wichtige Funktionen solcher Systeme sind:
Mit einer GDPdU/GoBD-konformen Softwarelösung von GDI stellen Sie sicher, dass Ihre steuerrelevanten Daten prüfungssicher archiviert und exportiert werden können und bei einer Betriebsprüfung bereitstehen.
