Dokumentenmanagement gegen die Datenflut
Seit es Informationen gibt, müssen diese verwaltet und gespeichert werden. Mit dem Beginn des digitalen Zeitalters nahm die Datenflut weiter zu und ist heute schier endlos. Die immer schnellere Verbreitung von immer mehr Daten stellt uns vor die Herausforderung, diese Informationen effizient und sicher zu verwalten. Zahlreiche Datenleaks haben in den vergangenen Jahren dafür gesorgt, dass das Bewusstsein für Datenschutz und Informationssicherheit immer mehr gefördert wird. Doch wie können Unternehmen nicht nur den Anforderungen der digitalen Ära, sondern auch gesetzlichen Vorgaben gerecht werden, wenn es um die Verwaltung der sensiblen Unternehmensdaten geht? Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist hier die Lösung. Es hilft dabei, Daten platzsparend zu verwalten, effizient zu nutzen und sicher zu verwahren.
Doch was genau ist ein DMS-System eigentlich und wie gesetzeskonform ist die „digitale Ablage“ wirklich? Diese Fragen beantworten wir in diesem Blogbeitrag.
Doch was genau ist ein DMS-System eigentlich und wie gesetzeskonform ist die „digitale Ablage“ wirklich? Diese Fragen beantworten wir in diesem Blogbeitrag.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist ein Programm, welches Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitalen Dokumente effizient zu verwalten, zu organisieren und zu archivieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um Textdateien, Präsentationen, E-Mails oder Scans handelt. Ein DMS-System bietet verschiedene Funktionen, um die Verwaltung und Nutzung von elektronischen Dokumenten zu erleichtern. Dazu gehören unter anderem die Erfassung, die automatische Klassifizierung und Indexierung, die Versionierung und die Zugriffskontrolle. Der Upload der Dokumente in das DMS kann dabei auf verschiedene Arten erfolgen. Zum einen durch das direkte Hochladen der Dateien zum anderen durch die Integration in andere Programme, wie z.B. ein Warenwirtschaftssystem.
Der große Vorteil eines DMS liegt darin, dass schnell und einfach eine große Anzahl an Dateien nach bestimmten Dokumenten durchsucht werden kann. Änderungen an dem Dokument können einfach nachverfolgt und bei Bedarf eine ältere Version wiederhergestellt werden. Dabei ist es möglich, Zugriffsbeschränkungen festzulegen, die es erlauben, genauestens festzuhalten, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente zugreifen und Aktionen durchführen darf.
Durch die Möglichkeit der Integration in andere Anwendungen, wie zum Beispiel ein ERP-System, wird der Datenaustausch und die -übernahme weiter vereinfacht und die Effizienz der Geschäftsprozesse gesteigert. Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und ganzen Geschäftsstellen kann reibungsloser erfolgen und Daten sind jederzeit von überall abrufbar.
Durch die Möglichkeit der Integration in andere Anwendungen, wie zum Beispiel ein ERP-System, wird der Datenaustausch und die -übernahme weiter vereinfacht und die Effizienz der Geschäftsprozesse gesteigert. Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und ganzen Geschäftsstellen kann reibungsloser erfolgen und Daten sind jederzeit von überall abrufbar.
Datensicherheit beim Dokumentenmanagement
In der heutigen Zeit ist es leichter denn je Daten zu erstellen und zu versenden, sei es analog oder digital. Allerdings müssen all diese Daten und Dokumente auch verarbeitet, geprüft, ausgewertet und dann auch wieder abgelegt werden. Das birgt gewisse Risiken, angefangen bei dem Verlust von Dokumenten durch eine unkorrekte Ablage, hin zum Missbrauch sensibler Daten durch unbefugten Zugriff. Sowohl der Schutz vor rechtlichen Konsequenzen durch das unsachgemäße Aufbewahren wichtiger Dokumente als auch die Wahrung vertraulicher personenbezogener Daten verlangt ein professionelles und rechtssicheres System, dass Unternehmen bei der konsequenten Umsetzung entsprechender Maßnahmen unterstützt.
Unternehmen sind verpflichtet sicherzustellen, dass personenbezogene Daten jederzeit sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies ist in der 2018 in Kraft getretenen europäischen Datenschutzrichtlinie zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) festgelegt und soll dem Datenmissbrauch vorbeugen. Die Einhaltung der DSGVO ist unerlässlich, um empfindlichen Bußgeldern vorzubeugen und Sanktionen zu vermeiden. Ähnliches gilt auch für die GoBD „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, welche das Bundesministerium für Finanzen herausgegeben hat.
Unternehmen sind verpflichtet sicherzustellen, dass personenbezogene Daten jederzeit sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies ist in der 2018 in Kraft getretenen europäischen Datenschutzrichtlinie zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) festgelegt und soll dem Datenmissbrauch vorbeugen. Die Einhaltung der DSGVO ist unerlässlich, um empfindlichen Bußgeldern vorzubeugen und Sanktionen zu vermeiden. Ähnliches gilt auch für die GoBD „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, welche das Bundesministerium für Finanzen herausgegeben hat.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem hilft bei der umfassenden Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und Daten, während gleichzeitig der Zugriff kontrolliert und eingeschränkt wird.
Diese Faktoren müssen Sie beachten, um GoBD-konform zu archivieren:
Diese Faktoren müssen Sie beachten, um GoBD-konform zu archivieren:
Und wie war das mit der Revisionssicherheit?
Wer sich mit dem digitalen Dokumentenmanagement beschäftigt, stößt unweigerlich auf die Begriffe „Revisionssicherheit“ und „revisionssicher“. Aber was genau bedeuten diese im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement? Revision leitet sich vom Wort revisum ab und bedeutet so viel wie „wieder hinsehen“ bzw. „prüfen“. Damit Dokumente also auch bei einer gesetzlichen Prüfung sicher sind, wurde in der GoBD festgelegt, wie die Dokumente aufzubewahren sind, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Eine genaue Definition der oftmals angepriesenen „Revisionssicherheit“ eines Dokumentenmanagementsystem gibt es jedoch in den zahlreichen Gesetzestexten nicht. Die Regeln sind aber klar in der Abgabeordnung sowie der GoBD definiert.
An dieser Stelle kommt auch häufig die Frage auf, ob sich die DSGVO und die GoBD nicht im Wege stehen. Da hier einerseits die Aufbewahrung und ihre gesetzlichen Fristen mit der Speicherung persönlicher Daten korrelieren. Aber auch hier gibt es konkrete rechtliche Vorschriften. So sind die Aufbewahrung und Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Diese Rechtspflicht kann z.B. die gesetzliche Aufbewahrungspflicht mit ihren vorgegebenen Fristen sein.
An dieser Stelle kommt auch häufig die Frage auf, ob sich die DSGVO und die GoBD nicht im Wege stehen. Da hier einerseits die Aufbewahrung und ihre gesetzlichen Fristen mit der Speicherung persönlicher Daten korrelieren. Aber auch hier gibt es konkrete rechtliche Vorschriften. So sind die Aufbewahrung und Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Diese Rechtspflicht kann z.B. die gesetzliche Aufbewahrungspflicht mit ihren vorgegebenen Fristen sein.
Aufbewahrungsfristen und Archivierungspflichten
Wie bereits erwähnt gibt es Regeln und Vorschriften, die festlegen, wie lang bestimmte Dokumente und Unterlagen aufbewahrt werden müssen, bevor sie entsorgt oder archiviert werden können. Die Einhaltung dieser Fristen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern sollte auch im Interesse jedes seriösen Unternehmens eingehalten werden.
Je nach Art des Dokumentes können die Aufbewahrungsfristen variieren. Steuerrelevante Dokumente müssen beispielsweise häufig für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden, Personalunterlagen noch länger. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, gibt es detaillierte Listen mit sämtlichen Fristen zum Abruf im Internet. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist legt die Archivierungspflicht fest, wie mit den Dokumenten verfahren werden muss.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten eine ideale Lösung, um Unternehmen hier die tägliche Arbeit zu erleichtern. Durch automatisierte Workflows kann sichergestellt werden, dass Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechend verwaltet werden.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten eine ideale Lösung, um Unternehmen hier die tägliche Arbeit zu erleichtern. Durch automatisierte Workflows kann sichergestellt werden, dass Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechend verwaltet werden.
Rechtssicher mit dem SelectLine DMS
Die Themen Datensicherheit und Gesetzeskonformität stehen im Zentrum eines jeden effektiven Dokumentenmanagementsystems. Mit dem SelectLine DMS bieten wir Ihnen ein leistungsstarkes System, das Ihr Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung unterstützt und gesetzliche Anforderungen mühelos erfüllt.
Mit dem SelectLine DMS können Sie Ihre physischen und digitalen Dokumente elektronisch erfassen, zentral speichern und gemäß den gesetzlichen Vorschriften archivieren. Das spart nicht nur Zeit, Kosten und Platz, sondern erhöht auch die Datensicherheit. Die automatisierte Archivierung und Versionierung von Dokumenten gewährleistet, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen und ermöglicht einen einfachen Zugriff auf eventuell vorhandene ältere Versionen.
Die Funktionen des SelectLine DMS sind darauf ausgerichtet, Ihre Dokumentenverwaltung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Unterlagen können so schneller gefunden, kategorisiert und verteilt werden. Darüber hinaus bietet das System eine sichere Speicherung und Übertragung von Daten, indem es höchsten Sicherheitsstandards entspricht und individuelle Zugriffsrechte für sensible Dokumente ermöglicht.
Die Implementierung unseres SelectLine DMS erfordert einen minimalen Einrichtungsaufwand und lässt sich nahtlos in die bestehenden Unternehmensprozesse integrieren.
Nutzen Sie die Möglichkeit und testen Sie unsere Software 30 Tage lang unverbindlich und überzeugen Sie sich von den Vorteilen einer effizienten Dokumentenverwaltung mit dem SelectLine DMS.
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