Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Kostenrechnung eines der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Instrumente und bildet die Grundlage, um den Unternehmenserfolg zu messen und interne Informationen für unternehmerische Entscheidungen bereitzustellen. Die Kostenrechnung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Es ist wichtig zu wissen, welche Arten von Kosten entstehen, wo sie entstehen, wer sie trägt und wie hoch der fixe und variable Teil der Kosten ist. Die aus der Kostenrechnung resultierende Kostenanalyse bildet zudem die optimale Basis für die Aufstellung eines Unternehmensplans. Sie gibt Aufschluss darüber, was wie viel kostet, wo und wofür die verschiedenen Kosten angefallen sind und vermittelt einen schnellen Überblick über die Kosten und Erlöse im Unternehmen. Moderne Software ist das grundlegende Werkzeug für die Kostenrechnung 2.0 und hilft die Unternehmenskosten strategisch sinnvoll zu optimieren. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Vorteile und Möglichkeiten der Kostenrechnung 2.0.
Definition von Kostenrechnung und Kostenrechnungssoftware
Die Kostenrechnung, auch als Kosten- und Leistungsrechnung oder KLR bekannt, ist ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Ihr Zweck besteht darin, Informationen zur Planung, Kontrolle und Entscheidungsfindung in Bezug auf Kosten und Erlöse eines Unternehmens bereitzustellen. Die Kostenrechnung erfasst dabei alle Kostenarten eines Unternehmens und ermittelt, wo und wofür diese Kosten angefallen sind. Kostenrechnung ermittelt die Selbstkosten die bei der Produktion von Gütern und Dienstleistungen entstehen und ist dadurch ein wichtiges Instrument zur Preiskalkulation.
Im Gegensatz zur Buchhaltung, die neben den betrieblichen Einnahmen und Ausgaben vorgeschriebene Bewertungsgrundsätze einzuhalten hat, stehen bei der Kostenleistungsrechnung tatsächlich entstandene Kosten im Fokus. Dabei konzentrieren sich die verschiedenen Arten der Kostenrechnung jeweils auf einen Kostenpunkt innerhalb des Unternehmens und zeigen, ob die innerbetrieblichen Abläufe den erwünschten Effekt haben und zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
Mitarbeiter im Rechnungswesen arbeiten mit der Kostenrechnung und ordnen die Kostenstellen oder Kostenträger bei der Erfassung von Buchungen zu. Dabei können Einstellungen an den Konten und den Verteilungsschemata vorgenommen werden. Die Unternehmensführung verwendet die Kostenrechnung, um die Wirtschaftlichkeit verschiedenster Prozesse und Abteilungen zu ermitteln.
Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, dem externen Rechnungswesen, in der man sich strikt an gesetzliche Vorgaben halten muss und die auf dem Kontenplan basiert, können in der Kostenrechnung, dem internen Rechnungswesen, individuelle Bewertungen, Verrechnungen und Zuordnungen zu Kostenstellen, Kostenträgern und Kostenarten erfolgen. So können wichtige Fragen wie der Deckungsbeitrag der verschiedenen Produktlinien oder die anfallenden Kosten in den einzelnen Abteilungen beantwortet werden. Die Kostenrechnung dient somit der Planung und Kontrolle der Kosten und Leistungen des Unternehmens und stellt wichtige Kennzahlen für strategische Entscheidungen bereit.
Im Gegensatz zur Buchhaltung, die neben den betrieblichen Einnahmen und Ausgaben vorgeschriebene Bewertungsgrundsätze einzuhalten hat, stehen bei der Kostenleistungsrechnung tatsächlich entstandene Kosten im Fokus. Dabei konzentrieren sich die verschiedenen Arten der Kostenrechnung jeweils auf einen Kostenpunkt innerhalb des Unternehmens und zeigen, ob die innerbetrieblichen Abläufe den erwünschten Effekt haben und zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
Mitarbeiter im Rechnungswesen arbeiten mit der Kostenrechnung und ordnen die Kostenstellen oder Kostenträger bei der Erfassung von Buchungen zu. Dabei können Einstellungen an den Konten und den Verteilungsschemata vorgenommen werden. Die Unternehmensführung verwendet die Kostenrechnung, um die Wirtschaftlichkeit verschiedenster Prozesse und Abteilungen zu ermitteln.
Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, dem externen Rechnungswesen, in der man sich strikt an gesetzliche Vorgaben halten muss und die auf dem Kontenplan basiert, können in der Kostenrechnung, dem internen Rechnungswesen, individuelle Bewertungen, Verrechnungen und Zuordnungen zu Kostenstellen, Kostenträgern und Kostenarten erfolgen. So können wichtige Fragen wie der Deckungsbeitrag der verschiedenen Produktlinien oder die anfallenden Kosten in den einzelnen Abteilungen beantwortet werden. Die Kostenrechnung dient somit der Planung und Kontrolle der Kosten und Leistungen des Unternehmens und stellt wichtige Kennzahlen für strategische Entscheidungen bereit.
Warum Software in der Kostenrechnung sinnvoll ist
Eine Software für die Kostenrechnung ist für jedes Unternehmen sinnvoll, da die Kostenrechnung die Planung und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit eines Betriebes misst, eine sachgerechte Kalkulation und die Kontrolle, Steuerung und Dokumentation ermöglicht. Mit einer Software können Sie Ihr Sortiment und Ihre Produktionsprogramme überprüfen sowie das Budget einzelner Kostenstellen planen.
Ob großes oder kleines Unternehmen, eine Software für die Kostenrechnung ist eine lohnende Investition.
Ob großes oder kleines Unternehmen, eine Software für die Kostenrechnung ist eine lohnende Investition.
Drei Stufen der Kostenrechnung
Kostenartenrechnung
Die Kostenartenrechnung dient der systematischen und vollständigen Erfassung von Kosten. Sie zeigt auf, welche Kosten in welcher Höhe entstanden sind. Dabei werden angefallene Kosten von den Leistungen getrennt und ihrem Ursprung zugeordnet. Die Gliederung und Charakterisierung kann nach Produktionsfaktoren wie z. B. Material und Personalkosten oder funktionsorientiert nach z. B. Beschaffung, Fertigung, Vertrieb usw. erfolgen. Darüber hinaus können die Kostenarten danach eingeteilt werden, wie sie erfasst werden, wie sie auf die Kostenträger verrechnet werden und in welcher Form sie von der jeweiligen Bezugsgröße abhängig sind.
Kostenstellenrechnung
Die Kostenstellenrechnung beantwortet die Frage an welcher Stelle welche Kosten anfallen. Sie ist die Verbindung zwischen der Kostenartenrechnung und der Kostenträgerrechnung. Dabei wird ein Unternehmensbereich als eine Kostenstelle angesehen, die unterschiedlich gegliedert werden kann. Mithilfe der Kostenstellenrechnung ist eine Überprüfung der Wirtschaftlichkeit möglich, die über die Grenzen der einzelnen Abteilungen hinausgeht. Unternehmer erhalten einen globalen Überblick zu sämtlichen Kosten und ihren Ursprüngen.
Kostenträgerrechnung
Die Kostenträgerrechnung beantwortet die Frage, wofür die Kosten angefallen sind. Die Zurechnung der angefallenen Kosten auf die Leistung dient der Ermittlung der Herstell- und Selbstkosten. Bei den Kostenträgern handelt es sich um die gefertigten Produkte, Projekte, Prozesse, Kunden oder angebotenen Dienstleistungen des Unternehmens. Die Kostenträgerrechnung ermittelt die Stückkosten eines Kostenträgers und liefert Informationen darüber, ob sich die Fertigung und der Verkauf der Produkte rentieren. Dabei gibt es neben der Kostenträgerstückrechnung auch die Kostenträgerzeitrechnung, bei der die anfallenden Kosten einzelnen zeitlichen Perioden zugewiesen werden.
Nach Abschluss der Kostenrechnung weiß der Unternehmer, ob Herstellung und Verkauf des Produkts wirtschaftlich lohnenswert sind. Die drei Stufen der Kostenrechnung helfen dabei, sämtliche Kostenarten zu erfassen und zu analysieren, um Entscheidungen über die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens treffen zu können.
Nach Abschluss der Kostenrechnung weiß der Unternehmer, ob Herstellung und Verkauf des Produkts wirtschaftlich lohnenswert sind. Die drei Stufen der Kostenrechnung helfen dabei, sämtliche Kostenarten zu erfassen und zu analysieren, um Entscheidungen über die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens treffen zu können.
Möglichkeiten und Funktionen von Kostenrechnungssoftware
Der Einsatz einer Kostenrechnungssoftware unterstützt die betriebliche Steuerung und Planung. Der Vergleich geplanter Kosten (Soll-Kosten) zu den tatsächlich angefallenen Kosten (Ist-Kosten) ist auf Knopfdruck möglich. Diverse Auswertungsmöglichkeiten können die Basis für Entscheidungen bilden und zukünftige unternehmensbezogene Beschlüsse vorbereitend beeinflussen. In diesem Kapitel werden wir uns genauer mit den Funktionen der Kostenrechnungssoftware auseinandersetzen und ihre Bedeutung erläutern.
Erfassung und Analyse von Kosten
Die Software bietet vielfältige Möglichkeiten zur automatisierten Erfassung und Verteilung von Kosten und Leistungen. Neben den Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger sind auch Hilfskostenstellen (auch genannt Vorkostenstellen) und Hilfs- oder Vorkostenträger verwendbar. Mithilfe einer Kostenrechnungssoftware können Sie Ihre Kosten schnell und einfach verteilen. Je nach Aufbau der Kostenrechnung können beispielsweise die Verteilung der Kosten aus den Vorkostenstellen auf die Endkostenstellen über die Umlageverfahren Block / Anbauverfahren oder über das Treppen / Stufenleiterverfahren durchgeführt werden. Ebenso unterstützt die Software die Verteilung nach dem Gleichungsverfahren, welches für die Verteilung alle Leistungsbeziehungen berücksichtigt. Die Verteilungsschemata können frei definiert werden. In einem weiteren Schritt erfolgt die automatische Kostenverteilung sowie das Kostensplitting. Je nach gewähltem Schema werden die Kostenstellen auf die Kostenträger umgelegt. Es besteht die Möglichkeit, die Verteilungen jeweils prozentual, ergebnisabhängig, umsatzabhängig und kostenartenabhängig vorzunehmen.
Kalkulation von Produkt- und Herstellungskosten
Die Kalkulation ist Grundlage für Preisfestsetzungen, Bestandsbewertungen, Ergebnisermittlungen oder auch Beschaffungsentscheidungen. Sie kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten relevant sein, z.B. als Angebots-, Zwischen – oder Nachkalkulation. Hierbei geht es z.B. darum, die Kosten für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu ermitteln und in Relation zum Verkaufspreis zu setzen. Die für die jeweilige Kalkulationsmethode anzuwendenden Ansätze entnehmen Sie den Auswertungen ihrer Kostenrechnungssoftware.
Planung und Budgetierung von Kosten
Auch in der Planung und Budgetierung von Kosten unterstützt Sie die Software. Die Planung und Budgetierung von Kosten ist eine wichtige Funktion der Kostenrechnung, die zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens beiträgt. Durch einen Soll-Ist-Vergleich können Abweichungen zwischen den geplanten (Soll-Kosten) und den tatsächlich angefallenen Kosten (Ist-Kosten) rechtzeitig erkannt und zeitnah beeinflusst werden. Der Soll-Ist-Vergleich stellt somit wichtige Informationen für unternehmerische Entscheidungen bereit und hilft dabei, einen kühlen Kopf zu bewahren.
Bereitstellung von Informationen für betriebliche Entscheidungen
Die Kostenrechnungssoftware bietet einen Echtzeit-Überblick über die entstandenen Kosten und ermöglicht eine individuelle Zuweisung von Kosten und Leistungen auf Kostenstellen und -träger. Dadurch behalten Sie stets den Überblick darüber, welche Kostenarten in welcher Höhe entstehen und wie hoch der variable und fixe Anteil dieser Kosten ist. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen Ihrer Kostenrechnung wie Budgetabrechnungen, Betriebsabrechnungsbögen oder Deckungsbeitragsrechnung bieten Ihnen fundierte Informationen für unternehmerische Entscheidungen. So erfahren Sie beispielsweise, welches Produkt den meisten Profit bringt und welches nicht den Erwartungen entspricht. Mithilfe der Kostenrechnungssoftware erhalten Sie alles aus einer Hand und können somit effizientere und fundierte Entscheidungen treffen.
Vorteile der Kostenrechnungssoftware
Zeit- und Kostenersparnis
Die rasche Erstellung von Kostenstellenberichten und die Anreicherung mit monatlichen Plandaten sparen Zeit. Die Software kumuliert die Ist- und Solldaten und weist die Abweichung vom Plan in einer Extraspalte aus, was eine schnellere Analyse ermöglicht. Zudem bietet die verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten einen großen Mehrwert. In der Kostenrechnung kann man Kostenstellen einfach umlegen und somit die entsprechenden Daten auf alle anderen Kostenstellen übertragen. Über Umlageschlüssel können Anwender genau definieren, nach welchen Kriterien umgelegt werden soll. Insgesamt führt die Nutzung einer Kostenrechnungssoftware zu einer effizienteren Arbeitsweise und somit zu einer Zeit- und Kostenersparnis.
Transparenz und Überblick
Eine Kostenrechnungssoftware schafft Kostentransparenz und steigert das Kostenbewusstsein in allen Ebenen des Unternehmens. Dadurch können Optimierungspotenziale aufgedeckt und Anpassungen im Unternehmensprozess erfolgen, die den Erfolg nachhaltig erhöhen. Das Controlling wird von allen Arten der Kostenrechnung beflügelt, jedoch ist die Kostenstellenrechnung der beste Ansatz, um eine transparente Auskunftssystematik zu etablieren. Durch eine klare Darstellung und Analyse der Kostenstruktur in verschiedenen Berichtsformaten ermöglicht die Kostenrechnungssoftware einen schnellen Überblick über die Finanzsituation des Unternehmens.
Automatisierung von Prozessen
Eine weitere bedeutende Stärke der Kostenrechnungssoftware ist die Automatisierung von Prozessen. Durch die Verknüpfung mit anderen Systemen wie dem ERP können die Daten direkt und automatisch in die Kostenrechnung übertragen werden. Dadurch entfällt die manuelle Übertragung von Daten und der Aufwand für die Dateneingabe wird minimiert. Des Weiteren ist es möglich, mithilfe von Automatisierungstools wie Datentabellen Standardworkflows zu erstellen, die für unterschiedliche Mandanten genutzt werden können, ohne dass hierfür Programmierkenntnisse notwendig sind. Durch die Standardisierung von Prozessen lassen sich nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern es wird auch die Fehleranfälligkeit reduziert. So können Unternehmen schrittweise ihre Buchhaltung digitalisieren und die Vorteile der Automatisierung für sich nutzen.
Auswertung
Ein weiterer Vorteil einer Kostenrechnungssoftware liegt in der umfangreichen Auswertung von Leistungsdaten. Hierbei können etwa Bezugsgrößen wie Personal- und Maschinenstunden direkt aus dem Produktionssystem an die Kostenrechnung gemeldet werden, um so einen detaillierten Einblick in die Inanspruchnahme der Kostenstelle durch die Fertigungsaufträge zu erhalten. Das ermöglicht Entscheidern, gezielt z.B. die Arbeits- und Maschinenstunden einer Fertigungskostenstelle zu überwachen und zu steuern. Eine Kostenrechnungssoftware bietet somit umfassende Möglichkeiten für eine fundierte und präzise Auswertung der Leistungsdaten.
Bessere Entscheidungsgrundlage
Eine moderne Kostenrechnungssoftware kann eine wertvolle Entscheidungsgrundlage für das Management eines Unternehmens liefern. Die Kostenrechnung stellt dabei wichtige Informationen für betriebliche Entscheidungen bereit. Die Ergebnisse der Kostenrechnung dienen der Unternehmensführung zur Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie, da sie Auskunft über die Kosten und Erlöse einzelner Produkte geben. So kann beispielsweise die Preis- und Vertriebspolitik analysiert und optimiert werden. Durch die Verwendung einer Kostenrechnungssoftware wird somit eine bessere Entscheidungsgrundlage für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung geschaffen. Mit der Möglichkeit, innerhalb der Kostenrechnung mit beliebig vielen Planversionen zu arbeiten, können Entscheidungen schneller getroffen werden.
Best Practices bei der Nutzung von Kostenrechnungssoftware
Integration mit ERP-System
Eine der Best Practices bei der Nutzung von Kostenrechnungssoftware besteht darin, auf eine nahtlose Integration mit einem ERP-System zu setzen. Denn ein ERP-System mit integrierter Kostenrechnung bietet zahlreiche Vorteile. So können Daten wie Fertigungs-, Personal- und Maschinenzeiten innerhalb der Kostenrechnung im Sinne einer Leistungsverrechnung auf die entsprechenden Fertigungsaufträge abgerechnet werden. Die Verrechnungsmengen lassen sich nachfolgend mit entsprechenden Kalkulationssätzen bewerten, sodass Anwender im Rechnungswesen beispielsweise einen Leistungsausweis für geleistete Stunden vornehmen können, um diese Analysen für die Kalkulation heranzuziehen. Darüber hinaus ermöglicht eine integrierte Kostenrechnung auch Teilkostenrechnungen und bietet einen komfortablen Überblick über sämtliche Buchungen, die auf eine Kostenstelle gelaufen sind. Durch die Verbindung mit anderen Anwendungen im ERP-System erhalten Anwender im Rechnungswesen ein Höchstmaß an bereichsübergreifender Transparenz, was insbesondere in Zeiten zunehmender Anforderungen an den Mittelstand und den internationalen Wettbewerb wettbewerbsentscheidend sein kann. Weiterhin ist der Einführungs- und Pflegeaufwand gering, da die Kostenrechnung ausschließlich mit Informationen arbeitet, die sie aus den vorgelagerten Systemen bezieht. Eine intuitive Bedienbarkeit und hohe Benutzerfreundlichkeit unterstützen zusätzlich den Arbeitsablauf.
Datensicherung und Gesetzeskonformität
Ein essenzieller Part bei der Nutzung von Kostenrechnungssoftware sind die Datensicherung und die Gewährleistung der Gesetzeskonformität. Viele Unternehmen unterschätzen die Gefahr des Datenverlustes und vernachlässigen die Datensicherung durch unregelmäßige Backups. Die Gründe hierfür liegen oft in mangelnder Zeit und unzureichenden personellen oder finanziellen Ressourcen. Doch die genauen Kosten durch einen Datenverlust lassen sich nur schwer beziffern und können schnell explodieren, wenn defekte Hardware oder andere Faktoren dazu führen, dass der vorherige Zustand wiederhergestellt werden muss. Doch nicht nur der Betrieb trägt ein großes finanzielles Risiko durch den Verlust der Daten, auch die Verantwortlichen für die Datensicherheit haften unter gewissen Umständen strafrechtlich. Unternehmen müssen zudem die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die Erstellung von Jahresabschlüssen und Bilanzen sowie die Prinzipien der Finanzbehörden in den GoBD umsetzen. Dies sind absolute Basics eines ERP-System-Finance-Moduls, denen jedes Unternehmen gerecht werden muss. Daher ist es unerlässlich, sich eingehend mit dieser Thematik auseinanderzusetzen, um ein hohes Maß an Datensicherheit und Gesetzeskonformität zu gewährleisten.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kostenrechnung für Unternehmen von großer Bedeutung ist, da sie durch die Zuordnung aller tatsächlich angefallenen Kosten zu einzelnen Kostenträgern eine verbesserte Unternehmensstrategie ermöglicht. So können Sie leichter Entscheidungen bezüglich der Fokussierung auf bestimmte Produkte oder Dienstleistungen treffen und deren Rentabilität überwachen. Die Kostenrechnung deckt den Bereich des internen Rechnungswesens ab und ist unabhängig von der Unternehmensgröße eines der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Instrumente. Die Einführung einer Kostenrechnung kann oft aufgrund der Integration mit anderen Systemen als zeitaufwendig und mühsam empfunden werden. Das Modul Kostenrechnung von SelectLine bietet eine umfassende Lösung, die alle Kostenrechnungsinformationen erfasst und auswertet. Unternehmen sollten sich daher von der integrierten Kostenrechnung überzeugen lassen und den vollen Funktionsumfang der SelectLine Kostenrechnung entdecken, um fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen.
