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ERP-System vs. CRM – Unterschiede und Gemeinsamkeiten im Überblick

Juli 21, 2022

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Alle Unter­nehmen hegen den Wunsch Arbeits­abläufe zu optimieren und somit besser, effizienter und wirtschaft­licher zu sein. Doch wie schafft man das? Hierbei können intelligente Software­lösungen Abhilfe schaffen, doch welche Lösung ist ideal für ein Unternehmen und was unterscheidet überhaupt ein ERP-System von einer CRM-Lösung? Grund­legend ist es so, dass beide Systeme eine einheitliche Daten­basis bieten, Informationen verknüpfen und bei der Etablierung von Arbeits­abläufen unterstützen. So können Standard­prozesse erleichtert, Mitarbeiter entlastet und Unternehmens­transparenz geschaffen werden. Neben all den Gemeinsam­keiten gibt es jedoch auch grundlegende Unterschiede zwischen ERP- und CRM-Lösungen. Primär unterscheiden sie sich in ihrer Ausrichtung.

Das CRM dient dazu, die Kunden­interaktion zu stärken und verwaltet das Frontoffice. ERP hingegen steuert und verwaltet Geschäfts­prozesse quer über alle Abteilungen und hat das Back­office im Blick. Oft werden beide Begriffe im selben Kontext betrachtet und bei der Einführung eines ERP-Systems parallel besprochen. Auf den ersten Blick ähneln sich ERP- und CRM-Plattformen, aber in ihrer Kernfunktionalität unterscheiden sie sich. Ideal ist eine Lösung, wie die von SelectLine, denn das CRM-Modul ist in die Waren­wirtschaft integriert. Beide Systeme werden einmal getrennt voneinander betrachtet, damit ein besseres Verständnis für die Begrifflich­keiten und Eigenschaften geschaffen wird.

Was ist ein ERP-System?

Hinter dem Akronym versteckt sich der englische Begriff „Enterprise Ressource Planning“, was übersetzt so viel wie Planung und Steuerung von Unter­nehmens-Ressourcen bedeutet. Ressourcen können dabei Betriebs­mittel, Personal und Vermögens­werte sein, die von der Unternehmens­führung kontrolliert und reguliert werden. Ein ERP-System ist schon lange nicht mehr ausschließlich den großen „Playern“ vorbe­halten, sondern auch kleine und mittlere Unter­nehmen setzen auf die Vorzüge einer ERP-Lösung. Die Vorteile für den Einsatz eines ERP-Systems liegen dabei klar auf der Hand. Da alle Informationen zentral in einer Daten­bank erfasst, abgebildet und dokumentiert werden, werden interne Abläufe strukturiert und somit optimiert. Eine schnelle und flexible Anpassung an aktuelle Marktan­forderungen ist gegeben. Auch Unternehmens­intern ist es unabdingbar sämtliche Informationen im direkten Zugriff zu haben.

Vorteile einer ERP-Software

ERP-Systeme bilden das Unter­nehmen im Ganzen ab. Ob Marketing, Vertrieb, Lagerverwaltung und Produktion, Finanz­buchhaltung und Kundenbeziehungs­management, alle Bereiche werden in einer einheitlichen Daten­basis zusammen­geführt und kommunizieren untereinander. Dabei ist eine einheitliche Daten­haltung eine der Schlüssel­funktionen. Nur wenn die Informationen sorgfältig gepflegt und die Daten­erfassung unternehmensweit eindeutig ist, können von dem Management aus den Informationen die richtigen Schlüsse gezogen und Maß­nahmen geplant werden.

Kosten zentrieren – aber sinnvoll

Wer unternehmerisch denkt, der beabsichtigt natürlich Kosten einzu­sparen. Hierbei sollte man jedoch abwägen, wie Kosten effizient gesenkt werden. Eine altbekannte Redens­art besagt: „(…) am falschen Ende gespart.“ Das kann auch beim Erwerb von Software­lösungen schnell passieren, wenn man zu sehr stückelt und in mehrere Lösungen diverser Anbieter investiert. Warum das so ist? Einerseits können System­brüche teure Auswirkungen haben. Wenn die unterschiedlichen Module nicht miteinander kommunizieren, sind auch valide Daten nicht vorhanden. Ohne valide Daten, sind keine fundierten unterneh­merischen Entscheidungen möglich. Damit die Daten auch korrekt erfasst werden, bedarf es geschulter Mitarbeiter. Je mehr Anbieter und Systeme im Einsatz sind, desto höher sind die Schulungs­kosten. Ein einheitliches ERP-System wirkt beidem entgegen, bildet Unter­nehmen zeitnah in seiner Gesamtheit ab und ist aus der heutigen Entscheidungs­praxis nicht mehr wegzudenken.  

Transparenz schaffen

„Transparenz“, ein Begriff, der in aller Munde ist. Egal, ob Geschäfts­leitung, Management oder kleiner Angestellter. Alle wünschen sich diese, doch wie kann sie gewähr­leistet werden? Auch hier lautet das Zauber­wort eine einheitliche Datenhaltung. Mittels ERP haben alle Abteilungen, je nach Rechte­verwaltung, Zugriff auf dieselben Informationen. Ein einheitlicher Wissens­stand sowie ein gebündelter Daten­zugriff auf Unternehmens­informationen beschleunigt Arbeits­prozesse und optimiert die Zusammen­arbeit unterschiedlichster Abteilungen. Es entstehen einheitliche Arbeits­abläufe mit einer effizienten Aufgaben­verteilung.

Bessere Planung und Reporting

Mit dem ERP-System steht dem Unter­nehmen ein einheitliches System als Werkzeug zur Verfügung. Nützliche Berichte und Analysen können jederzeit aus den Daten generiert werden. Funktionen werden abteilungs­übergreifend analysiert, ohne sich um Tabellen­kalkulationen und Mails zu kümmern. All diese Erkenntnisse, die aus dem tieferen, analytischen Blick in die Abläufe gewonnen werden, helfen bei der Unternehmens­planung. Operative Stärken und Problem­bereiche werden identifiziert. Unter­nehmer sind so in der Lage, fundierte Entscheidungen auf Basis von Trends und Kenn­zahlen schnell und flexibel zu treffen.  

Datenintegration und Datensicherheit

Sensible Daten sollten gut geschützt sein und die Daten­verteilung über verschiedene Daten­banken stellt eine große Herausforderung dar. Ein ERP-System unterstützt dabei, dieses Problem zu beheben. Mithilfe eines ERP-Systems gelingen die zentrale Ablage und Verwaltung von Daten, selbst wenn die Quellen variieren. Doch wie stellt man sicher, dass sensible Daten nur einem bestimmten Kreis vorbe­halten sind? Ein ERP-System arbeitet hier mit Rechte­verwaltung. Unter­nehmen können so festlegen, welche Informationen von welchen Abteilungen und Mitarbeitenden eingesehen und bearbeitet werden dürfen.  Dadurch profitiert das Unter­nehmen von Genauigkeit, Konsistenz und Sicherheit.  

Was macht ein CRM-System aus?

Die Abkürzung CRM steht für Customer-Relationship-Management, was übersetzt so viel bedeutet wie „Kundenbeziehungs­management“. Der deutsche Begriff erläutert schon die Funktion eines CRM-Systems. Es soll dabei unterstützen, die Kunden­beziehungen zu „managen“ und wird vorrangig im Vertrieb, dem Marketing sowie in der Kunden­betreuung und -verwaltung eingesetzt. Doch wie funktioniert dieses System und was macht es aus? Wir blicken einmal in das Herz des Systems und klären, wie das CRM Kunden­beziehungen profitabler gestaltet.

Im CRM werden sogenannte „digitale Kundenakten“ erstellt. Hierin laufen alle gesammelten respektive erfassten Informationen zum jeweiligen Kunden zusammen. Dabei kann es sich beispiels­weise um Transaktionen, Kontakte, Angebote, Aufträge, Kampagnen, Support­vorgänge handeln.

Insbesondere für Vertriebs­mitarbeiter und Kunden­betreuer ist es wichtig, alle kunden­relevanten Informationen stets im Zugriff zu haben. So gehen Vertriebs­tätigkeiten schneller von der Hand, wechselnde Kunden­betreuer sind immer auf dem aktuellen Stand und auskunfts­fähig und stetig steigenden Kunden­anforderungen werden schnell und effizient erfüllt. Da alle Informationen zum Kunden gespeichert, organisiert und nach­verfolgt werden, werden alle Prozesse von der Auftrags­erstellung bis zum Support vom CRM unterstützt. Anhand dieser Informationen und mithilfe der Analyse können Unter­nehmen fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Kunden sie für zusätzliche Umsätze gewinnen wollen, wie die Leistung der Vertriebs­teams ist, wie sie Kunden effizient und angemessen betreuen können und vieles mehr. Nach­stehend eine Übersicht der Highlights, die das SelectLine CRM-Modul bietet:
Zentrale Datenbank für alle Adressen
Diverse Recherche- und Such­möglichkeiten
Vielfältige Kontaktarten und Stich­wortverwaltung
Verwaltung der Beziehungen zwischen Adressen
Verwaltung von Verkaufs­chancen
CTI – ein- und ausgehende Telefonate mit Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Telefonate
Internes E-Mail Programm
Integrierter Kalender mit Synchronisierungs­möglichkeiten
Einfache und schnelle Anpassung der Dialoge per Maskeneditor

Vorteile eines CRM-Systems

Wie die Definition bereits gezeigt hat, gibt ein CRM-System Einblick in die Historie der Kommunikation und Interaktion mit Kunden und Interessenten. Mit dem Customer-Relationship-Management werden Interessenten und Kunden greifbarer und Beziehungen persönlicher.

Doch wie unterstützt die Software­lösung dabei, Kunden nicht nur zufrieden­zustellen, sondern an ein Unternehmen langfristig zu binden? Die Antwort ist klar. Wir alle wünschen uns eine freundliche, kompetente und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Diese gewähr­leisten Dienstleister durch den im CRM hinterlegten Informations­vorteil. Jeder Schriftverkehr, jeder Anruf und jede Gesprächs­notiz sowie werden im System festge­halten. Es entsteht eine strukturierte Daten­bank mit allen Kunden, Dienstleistern und Interessenten an einem zentralen Ort, auf die alle Unternehmens­mitarbeiter Zugriff haben. Daten müssen nicht mehr mühsam aus diversen Kommunikations­kanälen zusammengetragen werden. Das spart Zeit, Nerven und Ressourcen. Dabei sind die Daten im Journal­eintrag einsehbar und alle kunden­relevanten Informationen sind in der digitalen Kunden­akte abrufbar und können jederzeit ergänzt werden. Überdies können im System Produkt- und Preis­details abgerufen werden und erneute Kunden­rücksprachen werden mittels Erinnerungs­funktion im System angezeigt. Diese Dichte an Informationen sind für Unter­nehmen und Kunden gleicher­maßen Gold wert. Im CRM können spielend leicht Kampagnen aufgesetzt werden, die ermöglichen, zielgruppen­gerecht Werbung/Informationen auszuspielen. Der Kunde erhält nur Informationen, die ihn auch wirklich interessieren und das Unter­nehmen verhindert Streu­verluste.

CRM-Helfer für Marketing und Vertrieb

Bestimmte Geschäfts­funktionen des Vertriebs­zyklus werden mittels CRM automatisiert. So werden Prozesse wie die Verfolgung und Gewinnung neuer Kunden durch das CRM unterstützt. Allgemein gesagt, werden Unternehmens­prozesse vereinheitlicht und die Vertriebler haben mehr Zeit für Verkaufs­abschlüsse.

Mit dem Customer-Relationship-Management kann man schnell und präzise transparente Verkaufs­chancen analysieren und Potenzial für neue Leads identifizieren. So wird die Planung und Steuerung von Vertriebs- und Marketing­aktivitäten verbessert und kunden­spezifisch umgesetzt. Geprüft werden etwa qualifizierte und unqualifizierte Verkaufs­chancen. Im SelectLine CRM gibt es einen sogenannten „Verkaufs­trichter“. Dieser visualisiert den im CRM erfassten Interessenten­status. Mit diesem können Auswertung nach Mitarbeiter und einzelnen Vertriebs­phasen vorgenommen werden. Die Vorschau auf mögliche und künftige Aufträge sowie den zu erwartenden Umsatz ist ebenfalls abbildbar. Es war noch nie so einfach, Verkaufs­chancen zu identifizieren und nachzuhalten.

Aktualität

Durch den Echtzeit-Datenzugriff sind schnelle Anpassungen möglich und das Unter­nehmen kann gezielt auf Kunden­anfragen reagieren. Der Einsatz eines CRM-Systems ermöglicht so einen Informations­vorteil im täglichen Dialog. Zusätzlich unterstützten zahlreiche Kalender­funktionen den Alltag, da man alle Termine stets im Blick hat. Hierfür kann der Outlook-Kalender integriert oder aber beliebig viele neue Kalender angelegt werden. Die Aktualität ist auch für das interne Team von Bedeutung. Der Zugriff auf Kalender, Dokumenten­vorlagen und die E-Mail-Integration vereint alle Team­mitglieder. Die Unternehmens­kommunikation wird transparent.

Integration ERP und CRM

ERP und CRM verfolgen beide das Kernziel der Geschäfts­prozessoptimierung. Sie besitzen jeweils einen unterschiedlichen Fokus auf Bereiche und Prozesse des Unter­nehmens. Bei getrennter Betrachtung ist es einfacher zu erkennen, wie ERP und CRM jeweils zur Verbesserung der Effizienz und zur Steigerung des Umsatzes beitragen können. Viele Unter­nehmen, die ihre Kerngeschäfts­prozesse automatisieren wollen, setzen auf zwei verschiedene Software­lösungen. Beide bedienen wichtige Daten­speicher und berühren mehrere Abteilungen. Obwohl sie auf derselben Plattform aufbauen, werden sie oft separat gekauft und bei Bedarf integriert. Warum nicht gleich auf SelectLine setzen? Durch die Integration dieser beiden Systeme, kann ein Unter­nehmen alle Aspekte seines Betriebs verwalten, dokumentieren und überwachen.

360-Grad Blick auf Unternehmensdaten

Mit der Integration des CRMs in das ERP-System hat man alle seine Daten immer im Blick und profitiert von einer einheitlichen Daten­haltung. Verzögerungen bei dem Zugriff auf Informationen werden beseitigt und eine Komplett­übersicht ist gegeben.  

Besonders kaufmännische Daten erhält man durch die Integration in komprimierter Form. Dank des ERP-Systems hat man Zugriff auf wichtige Kunden- und Lieferanten­daten. Informationen wie Jahres­umsätze, offene Posten, Kreditlimits und Informationen über den letzten Verkauf oder Einkauf können auch im Kunden­gespräch relevant sein. Besonders Vertriebler profitieren von dem Informations­vorteil aus beiden Systemen. Umgekehrt können im CRM erfasste Belege, Projekte und Vorgänge über die Adress­maske direkt im ERP-System abgerufen werden.  

Gewinnoptimierung

Die gemeinsame Implementierung von CRM und ERP spart Geld, Zeit und Nerven, denn es wird keine Schnitt­stelle zwischen den beiden Systemen benötigt. Die Fusion von ERP und CRM trägt dazu bei, dass kein System­wechsel notwendig ist. Informationen fließen reibungslos und es kommt nicht zur Fehlkom­munikation oder Verzögerungen. Jeder Mitarbeiter kann das System aktualisieren, ohne den anderen einzuschränken. Schließlich führen diese Punkte zu mehr Produktivität und Umsatz.

Eine Trennung von ERP und CRM würde den Arbeits­ablauf unterbrechen. Wichtige Informationen und wertvolle Zeit gehen verloren und schränken die Unternehmens­transparenz ein. Die Vorteile einer System­integration liegen somit auf der Hand. Die Systeme müssen in der Lage sein, Daten gemeinsam zu nutzen. Das geschieht besser durch technische Integration als durch zwei Daten­bestände. Wenn beide nur parallel laufen und nicht integriert werden, wird viel Potenzial verschenkt.

Alles aus einer Hand

SelectLine bietet kleinen und mittleren Unter­nehmen ein breites Spektrum an Funktionen. Die SelectLine Waren­wirtschaft passt sich in jeder Situation perfekt den unterschied­lichsten Branchen­anforderungen an. Das Programm überzeugt mit seiner umfangreichen Funktionalität und unterstützt dabei, das Kerngeschäft von Unter­nehmen professionell und effizient abzuwickeln. Das Warenwirtschafts­programm von SelectLine ist das professionelle Werkzeug für:
Adressverwaltung
Artikelverwaltung
Preise und Rabatte
Belegwesen
Lagerverwaltung
Offene-Posten-Verwaltung
Zahlungsverkehr
Projekt- und Vertragsverwaltung
Serien-/ Chargenverwaltung
Auswertungen
Optimal aufgestellt ist man, wenn darüber hinaus das CRM-Modul eingesetzt wird. Dieses richtet sich primär an Unter­nehmen, die ihr Kundenbeziehungs­management profitabler gestalten und ausbauen wollen. Mit dem integrierten CRM-System von SelectLine behält man nicht nur Adress- und Kontakt­daten perfekt im Griff, sondern auch den gesamten Schrift- und Telekommunikations­verkehr.
Die Kombination der SelectLine Waren­wirtschaft mit dem SelectLine CRM ermöglicht eine einfache und transparente Prozess­abbildung, die interne Kommunikation auf ein neues Level zu heben, Daten übersichtlich zu verwalten, Aktivitäten zu messen und Abläufe zu automatisieren.

Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass alle wichtigen Informationen zentral in einer Daten­bank verfügbar sind, dank zentralem Zugriff auf alle Stamm­daten. So profitiert man von aktuellen Informationen zu Kunden, Lieferanten und Interessenten sowie deren Top-Artikeln. Innerhalb der SelectLine kann für jeden Kontakt eine Historie angelegt, Ansprech­partner erfasst und in den vorhandenen Listen komfortabel gesucht und gefiltert werden. Die doppelte Daten­pflege gehört ab sofort der Vergangenheit an. SelectLine entwickelt sich stetig weiter und man profitieren langfristig von einer optimalen Betreu­ung dank ausgedehntem Partner­netz und einer hohen Investitions­sicherheit.

Profitieren Sie von den Vorzügen einer innovativen und modularen ERP-Software und testen Sie alle SelectLine Module 30 Tage kostenfrei und unverbindlich.

Fazit

Wie wir in diesem Blog­beitrag festgestellt haben, verfolgen die beiden Systeme unterschiedliche Ansätze zur Steigerung der Rentabilität. Das CRM ist eine Software für Vorgänge und Interaktionen rund um die Akquisition und Kunden­betreuung. Ein ERP-System hingegen kann als Komplett­lösung für die Verwaltung, Steuerung und Analyse von Geschäfts­prozessen verstanden werden. Das ERP ist im gesamten umfassender, da es das gesamte Unter­nehmen im Blick hat. Das CRM vervoll­ständigt Ihr ERP jedoch um einen elementaren Baustein und gestaltet Ihr Kundenbeziehungs­management profitabler.

Heutzu­tage wird das Geschäfts­umfeld immer komplexer und generiert eine Fülle von Daten. Wenn Kunden­informationen nicht richtig abgebildet werden, werden Prognosen, Entscheidungen und Verkaufs- und Einkaufs­prozesse zu einem Problem der Effizienz. Die Integration von ERP und CRM ist an dieser Stelle eine sinnvolle Lösung. Unter­nehmen können ihre gesamte Unternehmens­software aus einer Hand beziehen. Die Stärken der beiden Systeme bedingen einander und sorgen für eine allum­fassende Unterstützung. Mit der Integration verbinden Sie zwei der nützlichsten Werk­zeuge für ein robustes, effizientes System, welches Ihr Unternehmens­wachstum unterstützt. Die Integration kann helfen, Fehler wie Daten­redundanz, Verzögerung und inkonsistente Formate zu beseitigen. Auch der Verwaltungs­aufwand sowie die laufenden Kosten eines integrierten Systems sind einfach zu überblicken.

Wir legen Ihnen eine Kombination von ERP und CRM ans Herz. Gerne unterstützen wir Sie bei der Entscheidungs­findung. www.selectline.de.

Über den Autor:

Klara Ross

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