Vor allem kleine und mittlere Unternehmen kennen das Problem, dass der Zahlungsverzug von Kunden große Schwierigkeiten mit sich bringen kann. Er belastet die Liquidität des Unternehmens und verursacht zusätzlich Ärgernis und Aufwand. Nicht selten sind es Großkunden, die ihre Stellung am Markt ausnutzen um längere Zahlungsfristen zu erzielen.
Wie Sie den Zahlungseingang in Ihrem Unternehmen beschleunigen und dem Zahlungsverzug vorbeugen können, zeigen wir in diesem Artikel.

Gesetz zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs

Seit Juli 2014 ist im Bundesgesetz ein Gesetz zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs im Geschäftsverkehr mit strengeren und eindeutigen Zahlungsfristen verankert. Bei öffentlichen Auftraggebern und in den allgemeinen Geschäftsbedingungen sind höchstens 30 Tage Zahlungsziel zulässig.

Bei individuellen Vereinbarungen sind maximal 60 Tage zulässig. Längere Zahlungsziele bei individuellen Vereinbarungen sind nur wirksam, wenn man sie ausdrücklich vereinbart hat und sie nicht grob unbillig sind. Mit dem Hinweis auf diese gesetzliche Grundlage ist es für kleinere Unternehmen zumindest etwas leichter in Verhandlungen Verkürzungen von Zahlungsfristen zu erreichen.

Ebenfalls neu: An Verzugszinsen dürfen Privatkunden 5 Prozentpunkte und gewerblichen Kunden 9 Prozentpunkte über dem Basiszins in Rechnung gestellt werden. Gewerblichen Kunden kann zudem eine Pauschale von 40,00 € bei Zahlungsverzug in Rechnung gestellt werden. Dies gilt auch, wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt.

Hinweis: Bei bestehenden Dauerschuldverhältnissen, z. B. bei Wartungsverträgen, findet das neue Gesetz erst ab Juli 2016 Anwendung. Gewerbliche Kunden müssen über diese Regelungen nicht informiert werden, da davon auszugehen ist, dass sie die Rechtslage im Zahlungsverkehr kennen. Privatkunden hingegen müssen ausdrücklich informiert werden, etwa mit dem Passus: „Bei Nichtzahlung der Rechnung geraten Sie ohne Mahnung 30 Tage nach Fälligkeit und Zustellung der Rechnung in Verzug.“

Zahlungsverzug vorbeugen

Um den Zahlungsverzug im Unternehmen vorzubeugen, sollten einige Punkte beachtet werden:

Richtiges Erstellen der Rechnung: Es muss im Vornherein auf ein sorgfältiges und übersichtliches Erstellen der Rechnung geachtet werden. So vermeidet man Rückfragen des Kunden und spart Zeit für die Korrektur der Kalkulation.

Zahlungsfähigkeit überprüfen: Fragen Sie den Kunden bei größeren Projekten und Rechnungsbeträgen nach einer Eigenauskunft oder Referenzen, denn auch über dritte Geschäftspartner können Meinungen eingeholt werden. Zudem können Sie sog. Wirtschaftsauskunfteien (Schufa, Creditreform & Co.) nutzen, um mehr über die Bonität zu erfahren.

Prüfen Sie unter www.insolvenzbekanntmachungen.de, ob ein Insolvenzverfahren gegen einen Kunden beantragt worden ist.

Seriosität: Überprüfen Sie auch das Impressum auf der Internetseite Ihres Geschäftspartners. Seriöse Unternehmen achten i. d. R. auf Aktualität und Vollständigkeit.

Aufsetzen des Vertrags: Es sollte darauf geachtet werden, ein konkretes, kurzfristiges Zahlungsziel zu vereinbaren. Um den Kunden zur vorfristigen Zahlung zu animieren, kann z. B. ein Skonto-Rabatt gewährt werden, der jedoch ausdrücklich auf der Rechnung vermerkt sein muss.

Bei hohen Rechnungen sollten auch höhere Anzahlungen verlangt werden.

Alternativ kann eine schriftliche Genehmigung bzw. das Mandat zur SEPA-Lastschrift (und somit eine Gläubiger-ID und Inkassovereinbarung) eingeholt werden. Falls möglich, sollten Sie mit gewerblichen Kunden ein Firmen-Mandat vereinbaren.

Speziell für Privatkunden gilt:

Prüfen Sie, ob eine bargeldlose Zahlung vor Ort möglich ist, z. B. durch ein Kartenlesegerät oder eine entsprechende Applikation auf dem Smartphone oder Tablet. Dadurch wird der Zahlungszeitraum erheblich verkürzt.

Bei vergleichsweise hohen Rechnungen sollte auf eine Anzahlung von mindestens 50% bestanden werden. Gleichzeitig kann dem Kunden ein Bonus oder eine Zusatzleistung angeboten werden.

Grundsätzlich gilt: Je attraktiver das vereinbarte Geschäft und je einfacher der Rechnungsvorgang dem Kunden erscheint, desto schneller geht in aller Regel auch der Zahlungseingang von statten.

Dokumentation und professionelles Mahnwesen

Achten Sie auf korrekte Formulierungen in den Verträgen und das Dokumentieren aller geschäftlichen Vorgänge in Ihrem Warenwirtschaftssystem. Zudem sollte Ihre kaufmännische Software ein professionelles Mahnwesen ermöglichen.

Mindestens genauso wichtig wie der Vertrag selbst sind die Nachweise über seine Erfüllung. Deshalb sollten Sie alle abgeschlossenen Lieferungen, zusätzliche bzw. später getroffene mündliche Absprachen, Nachweise ausliefernder Mitarbeiter oder erbrachte Dienstleistungen, Service- und Garantiefälle dokumentieren. Sollten Zweifel entstehen, können Sie somit Ihre erbrachten Leistungen bis ins kleinste Detail belegen – notfalls eben auch vor Gericht.

In eigener Sache: Beachten Sie bitte, dass der Artikel als Empfehlung zu verstehen ist und keine Rechtsbelehrung darstellt.