„Sobald in einen Unternehmen mehr Strukturen entstehen und Prozesse abgebildet werden müssen, ist ein ERP-System unverzichtbar.„
Heiko Becher, Senior Softwareberater bei der SelectLine Software GmbH
Als Senior Softwareberater unterstützt Heiko Becher kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung von ERP-Software. Insbesondere viele kleine Unternehmen setzen zunächst auf Excel-Tabellen, um Unternehmensprozesse zu steuern. Dabei kommen sie jedoch über kurz oder lang an die Grenzen der Tabellenwirtschaft. Wann sich der Wechsel auf ein ERP-System lohnt und worauf es dabei ankommt, verrät uns Heiko im Interview.
Heiko, welche Vorteile bietet ein ERP-System gegenüber Excel?
Ein ERP-System bietet mehrere Vorteile gegenüber einer manuellen Verwaltung mit Excel. Erstens hat man eine gemeinsame Datenbasis, auf die von verschiedenen Stellen und Plattformen zugegriffen werden kann. Zweitens kann man Transparenz in den gesamten Unternehmensablauf schaffen und die Daten verschiedenen Abteilungen zur Verfügung stellen. Drittens ermöglicht ein ERP-System die Optimierung des gesamten Prozesses, indem es Zeit spart und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert. Außerdem bietet ein ERP-System technische Möglichkeiten, Berichte zu optimieren, was wiederum Zeit spart und Möglichkeiten zur Analyse und Prozessoptimierung bietet.
Wie wichtig sind individuelle Bedürfnisse und Geschäftsprozesse der Unternehmen?
Es ist extrem wichtig, die individuellen Bedürfnisse und Geschäftsprozesse bei der Einführung eines neuen ERP-Systems zu berücksichtigen. Unternehmen, die bisher keine ERP-Software verwendet haben, haben eigene Prozesse entwickelt. Ein ERP-System kann nur erfolgreich implementiert werden, wenn alle Mitarbeiter einbezogen und ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden. Es ist notwendig, die Abläufe und Arbeitsanforderungen der Mitarbeiter zu kennen, um das ERP-System erfolgreich zu implementieren.
Wie können Mitarbeiter bei der ERP-Einführung unterstützt werden?
Als Softwareberater sollte man zunächst die Bedürfnisse des Unternehmens analysieren und die Abläufe verstehen. Anschließend kann man mit den Mitarbeitern klären, wie sie die ERP-Software für ihre täglichen Aufgaben am besten verwenden können. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter in diesem Prozess abgeholt werden und sich in dem neuen System wiederfinden.
Darüber hinaus bieten auch unsere Fachhandelspartner vor Ort einen sehr guten Support und haben für Fragen immer ein offenes Ohr. Zusätzlich bieten wir diverse Tutorials, Anleitungen und Webinare an, um die neuen Anwender fit zu machen.
Darüber hinaus bieten auch unsere Fachhandelspartner vor Ort einen sehr guten Support und haben für Fragen immer ein offenes Ohr. Zusätzlich bieten wir diverse Tutorials, Anleitungen und Webinare an, um die neuen Anwender fit zu machen.
Unterstützt du auch bei der Prozessoptimierung?
Durch meine langjährige Erfahrung mit ERP-Projekten weiß ich, wie effiziente und erfolgreiche Prozesse aussehen müssen. Wenn ich hier und da Optimierungsbedarf sehe, biete ich gerne meine Unterstützung an. Die Geschäftsleitung muss aber auch gewillt sein, Optimierung anzustreben und Ratschläge anzunehmen. Wenn die Geschäftsleitung die Vorgabe gibt, dass Optimierung erforderlich ist, ziehen Mitarbeiter in der Regel gut mit.
Wie stellst du sicher, dass du dich dabei rechtlich auf einer sicheren Ebene bewegst?
Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt, wenn man Tipps zur Prozessoptimierung gibt. Wir achten immer darauf, dass wir keine vertraulichen Informationen preisgeben und uns an geltende Datenschutzbestimmungen halten. Das gilt auch für die Zusammenarbeit mit Referenzpartnern. Einige unserer Anwender gewähren Interessenten Einblick, wie sie die Software einsetzen und so ihre Prozesse optimieren. Auch unsere Fachhandelspartner achten dabei stets darauf, dass keine sensiblen oder personenbezogenen Daten an Dritte gelangen können.
Wie sieht es mit den Kosten zwischen ERP-System und Excel aus?
Die Frage ist schwierig allgemein zu beantworten. Man muss es sowohl monetär als auch ganzheitlich betrachten. Bei einem Unternehmen, das bisher nur mit Excel-Tabellen arbeitet, entsteht ein hoher zeitlicher Aufwand, der mit zunehmender Komplexität des Unternehmens steigt. Mit der Implementierung eines ERP-Systems, das Prozesse vereinfacht, kann der Unternehmer schon ab dem ersten Tag der Inbetriebnahme Geld sparen. Für junge Unternehmen mit geringem Kapital kann die Anschaffung eines ERP-Systems zunächst eine Hürde darstellen. Aber sobald mehr Strukturen entstehen und Prozesse abgebildet werden müssen, ist ein ERP-System unverzichtbar. Die Kosten für ein ERP-System können bei ein bis zwei Arbeitsplätzen inklusive Implementierung und Dienstleistungsaufwand bei etwa 5.000 Euro beginnen und bei größeren Projekten in den fünfstelligen Bereich wachsen. Langfristig gesehen ist die Investition in ein ERP-System jedoch finanziell immer vorteilhaft. Zu beachten ist auch, dass es für ERP-Projekte regelmäßig Förderprogramme von den Ländern und vom Bund gibt. Hier lohnt es sich in jedem Fall zu prüfen, ob ein ERP-System gefördert werden kann.
Wie wichtig ist die individuelle Anpassbarkeit der ERP-Software?
Es ist extrem wichtig, dass ERP-Software flexibel und anpassbar ist, um die Vielfalt der Unternehmensprozesse abzudecken. Jedes Unternehmen hat ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Eine starre Software, die nur grundlegende Funktionen bietet, würde schnell an ihre Grenzen stoßen und die Prozesse des Unternehmens nicht optimal unterstützen. Unzufriedene Mitarbeiter und zusätzlicher manueller Aufwand wären die Folge. Daher muss eine ERP-Software an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Welche zusätzlichen Vorteile kann man über die Anbindung von Drittanbietern erzielen?
Die Integration von ERP-Systemen mit anderen Softwarelösungen ermöglicht eine weitere Vernetzung und Optimierung der internen Unternehmensprozesse. Beispielsweise kann eine Verbindung zwischen einem ERP-System im Produktionsbereich und einem CAD-Programm in der Konstruktionsabteilung oder einer Lieferantensoftware geschaffen werden. Dies würde den manuellen Arbeitsaufwand für den Datenaustausch reduzieren. Die Schnittstellen und die Zusammenarbeit mit anderer Software sind für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil. Auch SelectLine ist hier sehr gut aufgestellt. Die ERP-Software bietet viele Import-/Export-Möglichkeiten und die Anbindung von Drittanbietern über eine API.
