SelectLine Group Referenz: Wolkenhof GmbH
Mit ERP und grüner Cloud sicher in die Zukunft
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Success Story
Ein Leben ohne ERP? Für Nikolai Hofmeister im Geschäftsalltag kaum mehr vorstellbar. Der geschäftsführende Gesellschafter der Wolkenhof GmbH in Uelzen arbeitet seit vielen Jahren mit der ERP-Software der MKS AG in Friedrichshafen. „Wir könnten nicht annähernd so produktiv sein, wenn wir nicht über ein solches einheitliches System verfügen würden“, bringt Hofmeister sein Veto für ERP-Lösungen in der Systemhausumgebung auf den Punkt. Und Lars Bockelmann, im Unternehmen zuständig für Administration und Controlling, attestiert dieser ganzheitlichen Softwarelösung nicht nur „eine ganz wichtige Rolle im Geschäftsalltag“, sondern bezeichnet sie gar als unverzichtbar für alle Anbieter und Dienstleister im Bereich Büroorganisation und IT-Systemintegration: „Auch weil man damit über eine Softwarelösung für alle Unternehmensprozesse verfügt“.
Die Ausgangssituation
Die Organisation der internen Abläufe bei Wolkenhof steht ganz im Zeichen von Enterprise Resource Plannung (ERP). Schließlich kennen Hofmeister und Administrator Bockelmann die Vorteile einer solchen ganzheitlichen Softwarelösung seit 2006. „Wir hatten damals bei der Bürowelt Köhn mit der Lösung Goliath 5 von MKS gearbeitet“, erklärt der Wolkenhof-Administrator. Sicherlich ist die alte Version nicht vergleichbar zu der seit 2019 eingesetzten aktuellen Version Goliath.NET mit der Copy & More-Edition, gleichwohl war Hofmeister überzeugt, „dass die komplexen Abläufe in einem Systemhaus nur mit einer leistungsfähigen ERP-Software organisiert und abgearbeitet werden können“. Da kann ihm Bockelmann nur beipflichten und ergänzt, dass dies ein Grund gewesen ist, 2019 auf die neue Version Goliath.NET umzusteigen. Zumal bei Reimers schon seit 2018 Goliath.NET mit der Systemhaus-Edition gearbeitet wurde. Unabhängig davon hat man auch ERP-Produkte anderer Anbieter getestet, doch recht schnell erkannt, dass sie für die geforderten Ansprüche nicht geeignet sind. Unter anderem auch „weil wir kein externes Ticketsystem anschließen, sondern alles aus einem Guss, also in einem System haben wollten“.
Das Projekt
Dementsprechend konsequent wurde die Umstellung von der alten auf die neue ERP-Software geplant. Im weiteren Verlauf galt es, die Zusammenführung der beiden Goliath.NET Editions Copy & More bei Köhn und Systemhaus bei Reimers, und die damit verbundene Integration aller Unternehmensbereiche umzusetzen. Im Nachhinein zeigte es sich, so der Wolkenhof-Chef, dass die Umsetzung des Projektes weitgehend problemlos zu realisieren war, ebenso die Datenmigration aus der alten ERP-Software auf die neue Goliath-Version. Und wenn es mal hakte, hat man sich schnell mit den Ansprechpartnern bei MKS abstimmen können. Überhaupt: „Insgesamt sind wir glücklich, dass wir bei MKS geblieben sind.
Natürlich gibt es hin und wieder mal Reibungspunkte, doch konnten die verhältnismäßig schnell geklärt werden.“ Vielleicht liegt dies auch „an unserer Software-Erfahrung, die wir in das Projekt einbringen konnten“, sagt der Wolkenhof-Chef und fügt hinzu, dass durch die vorhandenen Kenntnisse um ein ERP-System die Einführungsphase einschließlich der notwendigen Akademie-Schulungen verhältnismäßig zügig abgewickelt werden konnten. Mit der Umstellung wurden bei der Wolkenhof GmbH alle internen Prozesse über Goliath.NET organisiert. Bockelmann: „Dazu gehören unter anderem Auftragsabwicklung, Vertragswesen EDV, Vertragswesen Copy & More und nicht zuletzt die Technikersteuerung, für die wir das Modul Userportal einsetzen. Natürlich läuft auch die Buchhaltung, die per Schnittstelle an den Steuerberater und von dort an die DATEV übertragen wird, ebenso über Goliath.NET wie das Mahnwesen. Außerdem wird die komplette Lagerhaltung mit immerhin vier Standorten in Suhren, Geesthacht und zwei in Uelzen über Goliath organisiert.“ Zusätzlich realisierte MKS noch den einen oder anderen Wunsch des Spezialdienstleisters für Büroorganisation und IT. So zum Beispiel „eine elegante Lösung für unsere Techniker, damit sie ihre Tickets über Smartphone oder Notebook verwalten und auch vom Kunden direkt auf dem Handy unterschreiben lassen können.“ Zudem unterstützt die ERP-Lösung SQL-Abfragen und E-Mail-Versand über Prozessassistenten. Und Wolkenhof-Chef Hofmeister fügt ergänzend hinzu, dass Goliath.NET auch beim Einkauf über den Verbund winwin Office Network mittlerweile unersetzlich geworden ist: „Wir wickeln unseren Einkauf darüber ab, können über eine Schnittstelle alle Rechnungen automatisch einfließen lassen.“ Ebenfalls integriert wurden im Rahmen der Implementierungsphase Sonderlösungen wie beispielsweise die Bearbeitung von IT-Verträgen mit Kunden, bei denen die monatlichen Dienstleistungen und anfallenden Euro-Beträge zeitnah gegengebucht werden – und das aus jedem möglichen Service-Level. Mit diesem zusätzlichen Tool hat Hofmeister jederzeit per Knopfdruck Überblick über alle wichtigen Auswertungen. Ebenfalls nachträglich wurde das Ticket-System um eine neue App ergänzt, die deutlich komfortabler zu bedienen ist. Unverzichtbar ist zudem das Tool Fleet-Management, mit dem die Drucker und Kopierer der Kunden überwacht werden, nicht zuletzt die Tonerfüllstände. Treten Fehler auf, werden sie unmittelbar in Goliath abgebildet. Sicherlich wird es auch in Zukunft noch weitere Wünsche in Richtung MKS geben. „Doch derzeit sind wir mit dem Erreichten zufrieden“, führt Hofmeister aus.
Der Kundennutzen
Und wie steht es bei dem Investitionsvolumen um den ROI, den return of investment? Hofmeister kann sich darüber nicht beklagen. „Wichtig ist, dass wir alle Prozesse digitalisiert haben und Goliath gut funktioniert. Deshalb sind wir deutlich produktiver und erkennen Fehler sehr viel schneller, um darauf reagieren zu können.“ Als Beispiel verweist er auf die Auslastung der Service-Techniker. „Bei mehr als 25 Technikern, die jeden Tag ihre Tickets schreiben, erreichen wir eine sehr hohe Auslastung und Profitabilität.“ Außerdem ist mit Goliath.NET der Verwaltungsaufwand auf ein „absolutes Minimum“ gesunken, vor allem bei der Abrechnung im Drucker- und Kopierer-Bereich. Und Bockelmann bestätigt: „Wer sich mit der Software befasst und vor allem mit deren Mehrwert, wird seine operativen Prozesse spürbar optimieren.“
Das Unternehmen
Die Wolkenhof GmbH im niedersächsischen Uelzen wurde 2021 durch Nikolai Hofmeister gegründet. Das Dienstleistungs- und Handelsunternehmen basiert auf Übernahmen und Kooperationen von fünf regionalen Firmen aus der Büroorganisations- und IT-Branche. Wolkenhof bietet als GREENCLOUD-Dienstleister über ein externes Rechenzentrum für Kunden virtuelle Server und Datensicherheit an. Zugleich ist das Unternehmen als Systemhaus und Fachhändler in den Bereichen Büroorganisation und Bürohandel, Drucker- und Kopierer-Handel sowie IT-Systemintegration tätig. Das Dienstleistungsportfolio umfasst Lieferung, Support, Installation, Software-Tools sowie Planung und Einrichtung. Mit 52 Beschäftigten in der Zentrale und an zwei weiteren Standorten in Geesthacht und Uelzen erwirtschaftete Wolkenhof zuletzt etwa sieben Millionen Euro. Die Kundenstruktur, überwiegend mittelständisch, schließt Freiberufler wie Ärzte und Anwälte ebenso ein wie Klein- und Großbetriebe aus Handwerk, Banken sowie Verwaltungs- und Produktionsunternehmen mit bis zu 5.000 Mitarbeitern und mehreren tausend IT-Systemen. Das deutschlandweit tätige Unternehmen ist Mitglied in der Fachhandelskooperation winwin Office Network AG in Waiblingen. Zu den wesentlichen Lieferanten gehören unter anderem: Fujitsu und Wortmann bei Hardware, Swyx/Enreach bei softwarebasierter Telefonie, Epson, Toshiba und Utax bei Druckern und Kopierern.
