SelectLine Group Referenz: Wolkenhof GmbH
Viele Leistungen, ein Anspruch: Prozesse sollen zusammenlaufen
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Die Wolkenhof GmbH ist breit aufgestellt: IT, Drucker- und Kopierlösungen, Service, Vertragsgeschäft und eine eigene Cloud gehören zum Alltag. Diese Vielfalt ist bewusst so gewollt – „vieles, aber alles unter einem Dach“, wie Lars Bockelmann es beschreibt. Damit das im Tagesgeschäft funktioniert, braucht es Strukturen, die nicht voneinander getrennt sind, sondern ineinandergreifen. Genau hier spielen die Lösungen der MKS Softwaremanagement GmbH eine zentrale Rolle. Lars Bockelmann ist bei Wolkenhof für mehrere Kernbereiche verantwortlich: Er ist Administrator rund um die ERP-Lösung Goliath, arbeitet im Controlling und Einkauf und betreut die Abrechnung der Kopierer-Verträge. Wolkenhof ist dabei nicht klein: „Wir sind knapp 85 Leute“, sagt Bockelmann. In dieser Größenordnung ist es entscheidend, dass möglichst viele Abläufe durchgängig in einem System abgebildet werden – vom operativen Tagesgeschäft bis zur Buchhaltung.
Bei uns greifen viele Bereiche ineinander – deshalb ist es wichtig, dass auch die Prozesse in einer gemeinsamen Software zusammenlaufen.
Lars Bockelmann
Administrator, Wolkenhof
Rolle und Verantwortung: Administration, Zahlen und Abrechnung
Goliath begleitet Wolkenhof schon lange. Genutzt wird die Lösung seit 2006, über die Jahre hinweg immer stärker ausgebaut und vereinheitlicht. Der Umstieg auf Goliath.Neo ist für das norddeutsche Unternehmen deshalb weniger ein kompletter Neuanfang als eine Modernisierung der Arbeitsbasis. Bockelmann beschreibt das pragmatisch: „Im Alltag ändert sich nicht schlagartig alles, sondern schrittweise. Das Lizenzmodell verändere sich – und neue Funktionen kommen nach und nach dazu“. Was Goliath.Neo für Wolkenhof im Kern ausmacht, beschreibt Bockelmann sehr deutlich: Man könne damit „den kompletten Tagesablauf abwickeln“. Sinngemäß reicht das bei Wolkenhof vom Technikerbereich über Lieferschein und Rechnung bis hin zur Buchhaltung. Dabei profitiert das Unternehmen insbesondere von den branchenspezifischen Funktionen für den Bürotechnik- und Kopierfachhandel: Goliath.Neo bietet eine durchgängige Historie zu Verträgen, Geräten und Kunden – inklusive Servicezeiten, Verbrauchsmaterial, Ersatzteilen und sämtlichen erfassten Aufwendungen.
Der Kundennutzen – konkrete Beispiele aus dem Alltag
Damit der Nutzen greifbar wird, lohnt sich ein Blick auf einzelne Abläufe, die Bockelmann konkret beschreibt. Ein sehr praktisches Beispiel ist die Dokumentenarbeit: Lieferscheine werden eingescannt und anschließend automatisch wiedergefunden, ohne dass im Team viel manuell zugeordnet werden muss. „Wir erzielen hier eine Erkennungsrate von deutlich über 90 Prozent – ein Wert, der im Alltag spürbar Zeit spart, weil Dokumente schneller am richtigen Vorgang oder Projekt landen“, erklärt Bockelmann. Ein zweites Beispiel betrifft die Buchhaltung und wiederkehrende Zahlungseingänge: Wolkenhof nutzt einen Prozess, der Zahlungsavise so aufbereitet, dass die Buchhaltung sie direkt weiterverarbeiten kann. Bockelmann beschreibt das als echte Entlastung: „Wir sparen uns so mindestens vier bis fünf Stunden Arbeit. Diese Funktion liebt unsere Buchhaltung sehr und möchte sie nicht mehr missen“. Auch im Servicegeschäft wird bei Wolkenhof zunehmend proaktiv gearbeitet. Bockelmann nennt ein Fleet-Management, das beispielsweise meldet, wenn bei einem Kunden der Toner zur Neige geht. Solche Hinweise laufen zentral auf, sodass das Systemhaus reagieren und rechtzeitig Ersatz liefern kann. Genau hier spielen die branchenspezifischen Funktionen von Goliath.Neo ihre Stärke aus: Das ERP-System unterstützt die Anbindung an gängige Fleet-Management-Systeme sowie den automatisierten Import von Zählerständen, Alarm- und Fehlermeldungen. So greifen Service und Abrechnung zuverlässig auf dieselbe, konsistente Datenbasis zu. Doch im Alltag zählt nicht nur, ob ein Prozess auf dem Papier funktioniert, sondern auch, wie er im Team ankommt. Bockelmann beschreibt das angenehm bodenständig: „Wenn keine Nachricht aus dem Team kommt, sind das meistens die besten Nachrichten“. Dahinter steckt ein klares Signal: Die Lösung läuft im Tagesgeschäft so stabil, dass sie keine ständigen Rückfragen auslöst – und genau das ist bei einer zentralen Softwarebasis ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Von Goliath.NET zu Goliath.Neo – Viele Funktionen, ein System
Auf die Frage, wie er den Nutzen von Goliath.Neo in einem Satz zusammenfassen würde, fällt Bockelmann zunächst scherzhaft ein Begriff ein: „Eierlegende Wollmilchsau“. Danach wird er konkreter: „Goliath.Neo ist für uns eine Software mit vielen Funktionen“. Und genau das trifft den Kern dessen, was Wolkenhof im Alltag braucht: ein System, das nicht nur eine Aufgabe löst, sondern viele Bereiche so zusammenführt, dass Abläufe durchgängig abgebildet werden können – von Service und Verträgen bis in die kaufmännische Abwicklung. Wolkenhof erlebt den Umstieg auf Goliath.Neo als Weiterentwicklung: Die bekannten Prozesse laufen weiter, gleichzeitig wächst die Lösung mit neuen Funktionen und Verbesserungen mit. Statt den Alltag immer wieder neu aufzustellen, werden Abläufe kontinuierlich verfeinert und effizienter gemacht. Für Unternehmen, die vor einer ähnlichen Umstellung stehen, hat Lars Bockelmann deshalb einen klaren Rat: „Einfach machen.“
Das Unternehmen
Die Wolkenhof GmbH mit Sitz in Uelzen ist ein Dienstleistungs- und Handelsunternehmen aus der Büroorganisations- und IT-Branche. Das Unternehmen bündelt Leistungen aus IT-Systemintegration, Büroorganisation, Drucker- und Kopierlösungen, Cloud-Services, Support und Vertragsmanagement. Neben technischer Kompetenz spielt dabei auch das Thema Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle. Mit einem neuen Firmengebäude, einer nachhaltig ausgerichteten Cloud-Infrastruktur und dem klaren Fokus auf zukunftsfähige Lösungen zeigt Wolkenhof, wie sich technologische Breite und moderne Unternehmensentwicklung sinnvoll verbinden lassen.
