SelectLine Group Referenz: TKRZ Stadtwerke GmbH
Internet Service Provider und Anbieter von Rechenzentrumsleistungen bis hin zur Cloud.
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Success Story
Beim Glasfaserausbau gibt es in Deutschland noch viel Nachholpotenzial. Nicht so im Münsterland, speziell in Emsdetten. Die Stadt zwischen Münster und Rheine bezeichnet sich nicht ohne Grund als „digitale Hauptstadt des Münsterlandes“. Denn für die 37.000 Einwohner wird mit Nachdruck gebuddelt und gebaggert: am Glasfaserausbau. Bis Ende 2024 soll jedes Gebäude in der Stadt angebunden sein, bereits jetzt verfügen die meisten Stadtteile und alle Gewerbegebiete über Glasfaseranschlüsse. Im Zentrum dieser Digitalisierung steht die TKRZ Stadtwerke GmbH, eine hundertprozentige Tochter der Stadtwerke Emsdetten, die das Glasfasernetz ausbaut. Der IT-Dienstleister wiederum fungiert für seine Privatkunden als Internetanbieter und für die Geschäftskunden vor allem als Internet Service Provider. Außerdem stellt er mit einer eigenen Rechenzentrumsinfrastruktur sowie Cloud Services alle relevanten Dienstleistungen zur Verfügung, wie Dennis Braun erläutert. Der Vertriebsspezialist für Geschäftskunden bei der TKRZ ist aber nicht nur mit den digitalen Prozessen der Kunden beschäftigt, sondern seit Frühjahr 2021 auch mit der Optimierung der digitalen Infrastruktur im eigenen Unternehmen: Galt es doch, das vorhandene ERP-System gegen ein neues, leistungsfähigeres abzulösen, zumal „weder Performance noch Support zufriedenstellend waren“. Im zweiten Quartal vergangenen Jahres erfolgte der Startschuss, um die digitalen Prozesse zügig umzubauen. Gleichwohl waren ein paar Besonderheiten zu beachten, wie die Abwicklung der Buchhaltung, die nach wie vor durch die Muttergesellschaft, also den Stadtwerken erledigt wird und somit nicht in dem ERP-Projekt berücksichtigt werden muss. Hingegen wird die neue Software „ausschließlich für alle administrativen Prozesse im Zusammenhang mit unseren Geschäftskunden eingesetzt“, fügt Braun hinzu, der dies damit begründet, dass für Privatkunden traditionell eine spezialisierte Software eingesetzt wird, „und auch nicht ersetzt werden soll“.
Die Ausgangssituation
Als unabdingbar für ein solches Vorhaben verweist der TKRZ-Vertriebler auf genaue Planung und komplettes Pflichtenheft, das nicht nur die Ist-Aufgaben beinhaltet, sondern auch künftige, weitere Leistungen berücksichtigt. „Und nicht zuletzt einen genauen Zeitplan, der bei uns mit dem 1. Januar 2022 definiert wurde.“ Bis dahin, so Braun sollte der größte Teil vom alten System auf die neue ERP-Softwarelösung umgestellt sein. Zwei ERP-Anbieter standen zur Wahl, darunter die MKS Software Management AG in Friedrichshafen mit deren unabhängigen ERP-Lösung MKS Goliath.NET. „Bereits die ersten Termine mit MKS-Vorstand und Technikleiter haben uns überzeugt, dass MKS Goliath.NET mit der Systemhaus-Edition die richtige Lösung sein wird.“ Ausschlaggebend war nicht nur die Komplexität und Flexibilität des Systems, sondern auch „die professionelle Ansprache durch das MKS-Team“. So sei man laut Braun von Anfang an auf die Belange und Besonderheiten der TKRZ Stadtwerke eingegangen und habe die entsprechenden Softwarelösungen integriert.
Das Projekt
Wie wichtig die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Kunden ist, habe sich nicht zuletzt „bei unserem durchaus sportlichen Zeitplan für die Umstellung der administrativen Prozesse“, gezeigt. Denn mit dem Projektstart im August vergangenen Jahres und dem Abschluss der kompletten Implementierung von Goliath.NET blieben dem Team um Braun gerade mal fünf Monate Zeit. In dieser Phase sei es gut gewesen, dass viele Prozesse automatisiert abliefen. Trotzdem gebe es bei einer solchen Umstellung durchaus aufwändigere Arbeitsprozesse, wie beispielsweise den Neuaufbau des Artikelstamms. Laut Braun administriert der Dienstleister mehrere hundert Geschäftskundenverträge, die monatlich abzurechnen sind. „Um diese Verträge aus der früheren Software Centron in die neue ERP-Lösung von MKS zu übernehmen, mussten wir zuvor alle Artikel händisch neu aufbauen und zugleich überlegen, welche Warengruppen benötigt werden. Erst als die Artikel angelegt waren, konnten wir die Verträge aus dem alten System exportieren und auf die neuen Artikel umschreiben.“ Dies sei zwar mit viel Arbeit verbunden gewesen, aber „dank MKS-Unterstützung und vielen Überstunden“, reibungslos gelungen. Ohnehin könne er sich nur lobend über den Support durch MKS äußern. „Wenn man Hilfe benötigte, fand spätestens am Folgetag eine Videokonferenz statt. Und selbst bei komplizierteren Anfragen oder Problemen war Verlass auf das MKS-Team, die uns immer step-by-step geholfen haben, häufig auch an mehreren Tagen hintereinander.“ Zeitplangerecht startete TKRZ zum 1. Januar 2022 mit MKS Goliath.NET. Allerdings habe man „noch ein paar Kleinigkeiten nachjustiert“, die aber bald abgeschlossen werden konnten. Seither rechnet die Stadtwerke-Tochter alle Verträge mit ihren Geschäftskunden über die ERP-Lösung ab, wobei das seit März eingeführte Ticketsystem genutzt wird, dessen Funktion Braun als besonders komfortabel hervorhebt. Denn: „Der Vorteil ist, dass es direkt in Goliath integriert ist, das hatten wir vorher nicht.“ Dafür wird das Online-Portal von Goliath genutzt. Durch dieses Online-Portal haben die Techniker die Möglichkeit unmittelbar über den Browser in die Tickets zu gelangen. Ungeachtet der durch den ERP-Einsatz deutlich effizienteren Arbeitsabläufe hat Vertriebsmitarbeiter für Geschäftskunden noch einige Wünsche offen. Deshalb steht als nächstes Projekt die Integration des kompletten Einkaufsprozesses an. „Bei den vielen Lieferantenverträge, beispielsweise bei der Anmietung von Leitungen, wäre es hilfreich, wenn wir dies künftig auch in Goliath abbilden können.“ Ebenfalls absehbar, aber noch nicht fest terminiert, ist ein weiterer Arbeitsprozess: „Um für Verträge die digitale Signatur beim Kunden anfordern und anschließend die Verträge direkt aus Goliath verschicken zu können, muss noch die Funktion‚ digitale Signaturen integriert werden.“ An einer entsprechen Lösung würde MKS derzeit arbeiten. Insgesamt rechnet Braun damit, dass die noch ausstehenden Features bis spätestens August implementiert sein werden, „womit wir mit etwa einem Jahr seit Projektbeginn ein ordentliches Tempo hingelegt und unseren Zeitplan eingehalten haben“.
Der Kundennutzen
Zu den wesentlichen Kriterien eines ERP-Systems gehöre auf jeden Fall leichte Bedienbarkeit. Nur so könne eine solche Lösung effizient im Unternehmensalltag eingesetzt werden. Zumal bei TKRZ Stadtwerke alle 30 Beschäftigten, also aus dem kaufmännischen Bereich, dem Vertrieb, die Servicetechniker und die Netzwerkspezialisten damit arbeiten. Selbstverständlich nutzt das TKRZ-Team die im Projektpreis enthaltenen Online-Schulungen. Laut Braun habe sich die Teilnahme an der MKS-Akademie im Juni für alle Beschäftigten gelohnt, „auch weil da viele Tipps und Tricks gezeigt werden und auf individuelle Fragen und Probleme intensiv eingegangen wird“. Allerdings rate er davon ab, die Akademie und damit die Schulungen zu nutzen, ohne vorher praktische Goliath-Erfahrungen zu haben. Braun: „Das hatten wir im September/Oktober 2021 gemacht, also ohne diese Kenntnisse. Entsprechend enttäuschend waren für uns die Online-Trainings.“ Deshalb habe man jetzt das Akademie-Training wiederholt, „um mit dem System umgehen zu können“. Auf jeden Fall könne er die Qualität Schulung nur loben. Nach dem Zufriedenheitsgrad gefragt, äußert sich Dennis Braun durchweg positiv, vor allem auch anhand der spürbaren Arbeitserleichterungen und der damit einhergehenden effizienteren Prozessabläufe sowie der Flexibilität des Systems. Als Beispiel verweist er auf die monatliche Vertragsabrechnungen: „Benötigten wir dafür mit der Vorgängerlösung mindestens einen Arbeitstag, so sind es jetzt mit MKS Goliath.NET gerade mal 90 Minuten.“ Deshalb auch könne er jederzeit das System weiterempfehlen. So wie kürzlich, als Braun von einem Kollegen eines anderen Unternehmens kontaktiert wurde, der sich für Goliath.NET interessierte. „Ich habe ihm die ERP-Lösung von MKS empfohlen und berichtet, wie es bei uns lief.“
Das Unternehmen
Die TKRZ Stadtwerke GmbH (Telekommunikations- und Rechenzentrums-Dienstleistungen) wurde vor mehr als 20 Jahren als 100-prozentige Tochter der Stadtwerke Emsdetten gegründet. Das Unternehmen mit 30 Beschäftigen in den Bereichen Administration, Vertrieb, Services und Netzwerktechnologie, bietet ihren Privat- und Geschäftskunden über angemietete Glasfaserleitungen diverse Dienstleistungen an. Privatkunden können über die TKRZ Glasfaseranschlüsse und Internetdienste mieten. Das Portfolio für Geschäftskunden (von Freiberuflern bis zu Großunternehmen) umfasst unter anderem Breitbandinternetanbindung, Rechenzentrumsleistungen bis hin zu Cloud-Diensten. Dafür unterhält TKRZ vier Rechenzentren in Emsdetten, Greven, Nordhorn und Rheine. Die Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert.
