SelectLine Group Referenz: STEBAH GmbH
Goliath.NET ersetzt alte Warenwirtschaft
Themen
Betriebsart
Branchen
Unternehmen
Produktbereiche
Success Story
Wenn Produktvielfalt und saisonale Spitzen den Alltag bestimmen, muss eine ERP-Lösung schnell, flexibel und ausbaufähig sein. Entscheidend ist, dass Auftragsabwicklung, Stammdaten und Dokumente in einem System zusammenlaufen, damit Prozesse stabil bleiben und der Verwaltungsaufwand nicht mitwächst. Gleichzeitig sollte sich die Lösung schrittweise erweitern lassen – etwa um Buchhaltung, Zeiterfassung sowie digitale Lager- und Produktionsprozesse. STEBAH nutzte die Modernisierung der IT deshalb, um auf MKS Goliath.NET umzusteigen und damit eine zukunftsfähige Plattform einzuführen. Nach einer gezielten Datenbereinigung und einem sauberen Neuaufbau von Kunden- und Artikelstrukturen konnte die Auftragsverwaltung produktiv starten. Weitere Module sind bereits vorgesehen, sodass das System nach und nach zum zentralen Werkzeug für alle Abläufe wird – mit klarer Zeitersparnis, weniger Papier und deutlich besserer Übersicht im Tagesgeschäft.
Die Ausgangssituation
Die alte IT hat ausgedient, das vorhandene Warenwirtschaftssystem war komplett veraltet. Das Trockenmörtelwerk STEBAH nutzte die Erneuerung der IT-Landschaft, um zugleich in die ERP-Software MKS Goliath.NET der MKS AG zu investieren.
Zwischen Frühsommer und Herbst herrscht bei der STEBAH GmbH & Co. KG Hochsaison. In diesen vier bis fünf Monaten im Jahr steht die Produktion nie still. 20 Mitarbeiter des Unternehmens im niedersächsischen Städtchen Stuhr bei Bremen sind nahezu rund um die Uhr damit beschäftigt, Fugenmörtel in mehr als 100 Farbtönen, Vormauermörtel oder auch Flex-Fliesenkleber herzustellen, zu verpacken und an die Kunden im gesamten Bundesgebiet zu versenden. Außerdem müssen Eigenmarken für Vertriebspartner und Sonderprodukte hergestellt werden. Diese Produktvielfalt erfordert einen hohen Administrierungsaufwand. Dafür stand in der Vergangenheit ein Warenwirtschaftssystem zur Verfügung, mit dem niemand mehr so richtig zufrieden war, wie Frau Wiechers, Büroleiterin bei STEBAH sagt. „Wenige Funktionen, kaum flexibel und so gut wie keine Möglichkeiten zur Weiterentwicklung“, fasst sie das Dilemma zusammen. Geschäftsführer Joachim Henne beschloss, die komplette IT auf neuesten Stand zu bringen. Das heißt, neue Arbeitsplatz-PCs, Umstieg vom veralteten Windows 7 auf Windows 10 und statt des Warenwirtschaftssystems ein leistungs- und zukunftsfähiges ERP-System.
Das Projekt
Mit dieser Umstellung wurde das Systemhaus L. Horstmann in Nienburg und die MKS AG in Friedrichshafen beauftragt. Das Systemhaus, bereits seit einiger Zeit für das Mörtelwerk in Sache IT zuständig, arbeitete bereits zu diesem Zeitpunkt im eigenen Unternehmen mit der ganzheitlichen ERP-Softwarelösung MKS Goliath.NET. Diese ERP-Software, die Technologien wie ERP, CRM und DMS in einer zentralen Plattform vereint und weit über das Leistungsspektrum herkömmlicher ERP-Systeme reicht, konnte das Systemhaus Horstmann sich sehr gut als Lösung für STEBAH vorstellen. Julius Henne, Referent der Geschäftsleitung bei STEBAH , war bereits nach den ersten Gesprächen mit dem Systemhaus von MKS Goliath.NET überzeugt, auch von der von Horstmann eingesetzten und für STEBAH empfohlenen Systemhaus-Edition der MKS-Lösung. Damit war Büroleiterin Wiechers gefordert, die im Unternehmen zuständig ist für die Vorbereitungen und die Durchführung der ERP-Einführung. In einem ersten Schritt definierte sie alle Aufgaben und Features, die künftig mittels MKS Goliath.NET administriert werden sollen, wobei zuvor alle „Daten-Leichen“ entfernt und das Artikel- und Kundennummern-System komplett neu aufgebaut werden mussten. „Wir haben die Daten sortiert, neu zugeordnet und alte Kunden entfernt. Außerdem waren viele Artikelnummern mehrfach vergeben. Da war viel Vorarbeit nötig“, berichtet sie. Nach diesen Vorbereitungen erhielt sie von MKS-Projektleiter Andreas Schmid eine Testversion der ERP-Softwarelösung, um alle Daten einpflegen zu können. „Ein paar kleine individuelle Änderungen in der Maske waren noch nötig, aber das ließ sich alles zügig erledigen, auch weil ich jederzeit auf die Online-Unterstützung durch Andreas Schmid und Stephan Bulling von MKS bauen konnte“.
Der Kundennutzen
Mit Abschluss der Implementierungsphase Ende vergangenen Jahres startete das Unternehmen mit der Auftragsverwaltung über MKS Goliath.NET. In einer weiteren Phase soll die Buchhaltung ebenfalls ins ERP-System integriert und mit der Kanzlei des Steuerberaters verbunden werden. „Wir haben dann jederzeit auf alle Daten und Auswertungen Zugriff“. Allerdings werde das wohl noch einige Zeit in Anspruch nehmen – auch weil von MKS das System noch angepasst werden muss. Ebenfalls integriert werden soll die Zeiterfassung der Mitarbeiter, die bislang noch per Stempeluhr erfolgt. Die Büroleiterin erwartet, dass diese beiden Projekte noch im laufenden Jahr realisiert werden können. Nach der Hochsaison in der Baustoff-Produktion, also ab Herbst, steht die Digitalisierung im Lager und der Produktion auf dem Plan. „Wir haben schon ein Lagermodul gebucht. So bald Zeit ist, werden die Mitarbeiter entsprechend geschult.“ Auch dabei erfolgt wie bei allen anderen Beschäftigten die Einführung in das ERP-System weitestgehend durch Frau Wiechers. In Anbetracht einiger weiterer Ergänzungen rechnet sie damit, dass „wir in etwa einem Jahr alle Abläufe über das ERP-System administrieren werden“. Dass dies eine durchaus realistische Einschätzung ist, basiert nicht zuletzt auf die gute Erfahrung, die man bei STEBAH mit den zuständigen Projektmitarbeitern bei MKS gemacht hat, denn: „Wenn mal Fragen oder kleinere Unklarheiten auftraten, konnten wir das jederzeit mit MKS klären.“ Und auf die Frage nach Effizienzgewinn durch den Einsatz von MKS Goliath.NET, zieht die Büroleiterin bereits jetzt eine durchweg positive Bilanz: „Gegenüber früher hat sich der Arbeitsablauf um mindestens 100 Prozent verbessert. Alle Prozesse und Informationen laufen übersichtlicher, wesentlich schneller und sicherer. Allein bei der Bearbeitung von Aufträgen sparen wir mehr als 50 Prozent Zeit. Wir müssen deutlich weniger Vorgänge ausdrucken, reduzieren damit haben den Papierverbrauch und haben weniger Arbeit mit der Ablage der Dokumente.“ Als weiteren Vorteil führt sie die einfache und intuitive Bedienbarkeit der Softwarelösung an. Auf jeden Fall könne sie MKS Goliath.NET jederzeit anderen Unternehmen empfehlen; allein schon wegen der Flexibilität und des modularen Aufbaus der Software.
Das Unternehmen
Das STEBAH GmbH in Stuhr bei Bremen wurde 2010 gegründet. Nach dem Ausscheiden des Gründers, übernahm 2018 der damalige Geschäftsführer Joachim Henne das Unternehmen. Die STEBAH GmbH & Co. KG beschäftigt 20 Mitarbeiter und beliefert als Spezialist für Trockenmörtel bundesweit Industrie und Baustoffhändler mit Fugenmörtel, Vormauermörtel und Flex-Fliesenkleber. Den Fugenmörtel bietet das Unternehmen in mehr als 100 verschiedene Farben an. Zusätzlich fertigt STEBAH für verschiedene Vertriebspartner Eigenmarken und Sonderprodukte. Für die Verwaltung und Administration der gesamten Geschäftsaktivitäten nutzt das Unternehmen seit Januar 2020 die ERP-Software MKS Goliath.NET.
