SelectLine Group Referenz: SelectLine Holding GmbH
Viele Gesellschaften. Eine gemeinsame Basis für die Finanzbuchhaltung.
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Success Story
Mit dem Wachstum der SelectLine Group, einer Unternehmensgruppe mit Spezialisierung auf Softwarelösungen für den Mittelstand, sind auch die Anforderungen an das Rechnungswesen gestiegen. Seit dem Aufbau der Holding im Jahr 2021 kamen nach und nach Unternehmen aus Deutschland und Europa zur Gruppe hinzu. Wobei die Buchhaltung der deutschen Gesellschaften dabei zentral innerhalb der SelectLine Group verantwortet wird. Die Buchhaltung der ausländischen Unternehmen verbleibt aufgrund der jeweiligen gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen weiterhin vor Ort. Aktuell betreut das Buchhaltungsteam in Magdeburg sieben Gesellschaften, weitere Übernahmen sind bereits vorgesehen. Dabei trägt jede Buchhalterin die Verantwortung für mehrere, ihr zugewiesene Unternehmen. Für das zentrale Rechnungswesen gilt es deshalb, die individuellen Voraussetzungen in möglichst einheitliche Abläufe zu überführen. Für Senior Buchhalterin Beatrice Degener ist daher klar: „Je mehr Gesellschaften zusammenkommen, desto wichtiger wird eine einheitliche Arbeitsweise.“ Gleichzeitig müssen die Daten jederzeit aktuell und nachvollziehbar sein. Das betrifft den Überblick über offene Kundenposten ebenso wie fristgerechte Zahlungen an Lieferanten oder die Vorbereitung der Monats- und Jahresabschlüsse. Hinzu kommen Abstimmungen zwischen den Gesellschaften, beispielsweise wenn untereinander Liefer- oder Leistungsbeziehungen bestehen.
SelectLine neo Finance ist einfach zu bedienen, übersichtlich und bietet sehr gute Auswertungsmöglichkeiten. Gerade für eine Unternehmensgruppe ist es eine ideale Lösung, weil damit einfach professionell gearbeitet werden kann.“
Beatrice Degener
Senior Buchhalterin
Die Lösung
Für ihre Finanzbuchhaltung setzt die SelectLine Group auf SelectLine neo Finance. Bei der SelectLine Software GmbH ist die eigene Finanzbuchhaltungslösung bereits seit vielen Jahren im Einsatz. Mit dem Aufbau der Unternehmensgruppe war schnell klar, dass sich das Programm aufgrund seines Funktionsumfangs auch ideal für den Einsatz innerhalb der Group eignet.
Jede Gesellschaft wird dabei in einem eigenen Mandanten geführt. Gleichzeitig können die zuständigen Teammitglieder, entsprechend der vergebenen Berechtigungen, auf die benötigten Mandanten zugreifen. Damit bleibt die Trennung zwischen den Unternehmen erhalten, während das Buchhaltungsteam auf einer gemeinsamen und einheitlich aufgebauten Grundlage arbeitet. Im Tagesgeschäft nutzt Degener vor allem die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, BWA und Kontoblätter sorgen dafür, dass sie schnell nachvollziehen kann, wie sich Buchungen auf die jeweiligen Ergebnisse auswirken. Auch der Bankassistent gehört zu den Funktionen, die für sie aus dem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken sind. Entscheidend ist für sie dabei der schnelle Zugriff auf die benötigten Informationen: „Ich möchte nicht lange suchen müssen, sondern schnell sehen, was Sache ist.“ Wiederkehrende Buchungen lassen sich zudem vorbereiten und regelmäßig einspielen. Gerade bei gleichbleibenden Buchungsvorgängen reduziert das den manuellen Aufwand. Eine vergleichsweise kleine, für Degener aber besonders hilfreiche Funktion ist außerdem das Ausziffern von Buchungen: Zusammengehörige Rechnungen und Zahlungen lassen sich direkt kennzeichnen, sodass auf dem Kontoblatt schnell erkennbar ist, welche Vorgänge bereits ausgeglichen sind.
Das Projekt
Die Vereinheitlichung der Finanzbuchhaltung innerhalb der SelectLine Group ist kein einmaliges Projekt. Mit jeder neuen Gesellschaft kommen neue Herausforderungen auf das Buchhaltungsteam hinzu.
Bevor ein Unternehmen in die zentrale Buchhaltung übernommen werden kann, steht deshalb zunächst die Frage im Mittelpunkt, wie die bestehenden Daten und Prozesse übertragen werden können. Besonders relevant ist dabei, wie Ausgangsrechnungen erzeugt werden und über welche Schnittstellen sich die Daten in die bestehende Umgebung übernehmen lassen. Eine vorhandene DATEV-Schnittstelle erleichtert die Übertragung deutlich. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Harmonisierung der Kontenstrukturen. Werden weitere Gesellschaften integriert, müssen deren bisherige Strukturen entsprechend auf diesen Standard überführt werden. Degener spricht aus Erfahrung und hält SelectLine neo Finance geeignete Lösung für wachsende Unternehmensstrukturen: „Unterschiedliche Gesellschaften lassen sich strukturiert abbilden und gleichzeitig in eine einheitliche Arbeitsweise integrieren.“ Neben den technischen Voraussetzungen werden auch organisatorische Abläufe abgestimmt: Wie werden Rechnungen freigegeben? Wer gibt Zahlläufe frei? Welche Aufgaben übernimmt das zentrale Buchhaltungsteam und welche Verantwortlichkeiten bleiben innerhalb der Gesellschaft? Sind diese Fragen geklärt, lassen sich die laufenden Prozesse anschließend gut in die gemeinsame Arbeitsweise integrieren.
Der Kundennutzen
Für das Buchhaltungsteam schafft SelectLine neo Finance vor allem eines: Übersicht bei gleichzeitig wachsender Komplexität.
Die einheitliche Arbeitsweise erleichtert die Zusammenarbeit über die einzelnen Verantwortungsbereiche hinweg. Bei Urlaub oder Krankheit können Kolleginnen und Kollegen auf die jeweiligen Buchhaltungen zugreifen und sich anhand der bekannten Strukturen schnell orientieren. Auch die Einarbeitung neuer Teammitglieder wird dadurch einfacher: Sie können nachvollziehen, wie vergleichbare Sachverhalte in anderen Gesellschaften gebucht wurden und diese Vorgehensweise auf ihren eigenen Bereich übertragen. Hinzu kommt die aus Sicht von Degener einfache und übersichtliche Bedienung. Informationen und Funktionen lassen sich schnell finden, ohne dass lange nach den richtigen Bereichen gesucht werden muss. Auch Personen, die bislang wenig Erfahrung mit der Software haben, können sich ihrer Einschätzung nach schnell einarbeiten. Diese Erfahrung bestätigt sich auch bei neuen Kolleginnen und Kollegen. Degener berichtet von durchweg positivem Feedback zur einfachen und übersichtlichen Bedienung. Sie selbst arbeitet seit September 2021 bei der SelectLine Group und benötigte damals nur eine kurze Einführung ins Programm. Gerade mit Blick auf den weiteren Ausbau einer Unternehmensgruppe sieht sie deshalb einen entscheidenden Vorteil: Neue Gesellschaften können in eine bestehende, einheitliche Finanzbuchhaltungsstruktur integriert werden, während die Software gleichzeitig genügend Möglichkeiten bietet, auf individuelle Voraussetzungen bei der Datenübernahme und den jeweiligen Prozessen einzugehen. „Für mich muss eine Finanzbuchhaltung vor allem einfach, übersichtlich und aussagekräftig sein – genau das bietet mir SelectLine neo Finance.“
Das Unternehmen
Die SelectLine Group vereint aktuell 17 spezialisierte Softwarehäuser und entwickelt ERP-, Branchen- und Lohnlösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Mehr als 37.000 Kunden in der DACH-Region, Tschechien und Großbritannien setzen auf Lösungen der Unternehmensgruppe mit rund 650 Mitarbeitenden. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung am Softwaremarkt umfasst das Portfolio Lösungen für zentrale Geschäftsbereiche wie Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Produktion und Personalwesen sowie spezialisierte Branchensoftware, Cloud-Lösungen und Systemhausleistungen. Unter dem Dach der SelectLine Group arbeiten Marken wie SelectLine, GDI, dicom, DATALINE, SoftClean, Terra Software, Clarity & Success, groupe.iD, uptodate und europa3000 daran, komplexe Geschäftsprozesse für mittelständische Unternehmen einfacher und effizienter zu gestalten.
