SelectLine Group Referenz: SC PADERPORN: MIT HERZBLUT. FUßBALL.
Effiziente Zeiterfassung im Profisport und Vereinswesen
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Wenn Arbeitszeiten an wechselnden Einsatzorten erfasst werden müssen und gleichzeitig neue rechtliche Vorgaben einzuhalten sind, braucht es eine Zeiterfassung, die zuverlässig, mobil und leicht in bestehende IT-Strukturen integrierbar ist. Genau hier setzt die GDI Zeiterfassung an: Sie ermöglicht das Buchen von Zeiten sowohl über Terminals als auch bequem per Browser und App – ideal für mobile Arbeitsplätze und Home-Office. Durch digitale Workflows werden zudem typische Verwaltungsaufgaben deutlich vereinfacht. Online-Anträge ersetzen papierbasierte Prozesse, Arbeitszeitmodelle lassen sich sauber abbilden und Auswertungen stehen zeitnah zur Verfügung. In Kombination mit einer professionellen Einführung und passender Konfiguration wird die Zeiterfassung zu einem praktischen Werkzeug, das Erfassungsaufwand reduziert und Abläufe spürbar verschlankt.
Die Ausgangssituation
Die Ausgangssituation beschreibt Katharina Stamm, Leiterin Finanzen & Controlling beim SCP wie folgt: „Unser altes Zeiterfassungstool war in die Jahre gekommen und ist daher technisch oft an Grenzen gestoßen. Vor dem Hintergrund neuer gesetzlicher Anforderungen haben wir uns daher auf die Suche nach einer neuen Software gemacht. Darüber hinaus ist mit Beginn der Corona-Pandemie das Thema Home-Office und damit verbunden mobile Erfassung der Arbeitszeit in den Fokus gerückt.“
Ein großer Wunsch des SCP war daher die Vereinfachung der Abläufe. Insbesondere bei der Erfassung von Zeiten außerhalb der Arena, bei denen ein Ein- oder Ausstempeln über die Uhr nicht möglich ist. Um nachhaltig planen und handeln zu können, sollten die Papieranträge für Urlaub/Gleitzeit abgeschafft werden.
Das Projekt
Besonders wichtig bei der Umsetzung war dem SCP die Zusammenarbeit mit kompetenter Begleitung und eine lösungsorientierte Kommunikation. Unser Partner IT Medata hat den SCP bei der Auswahl der Soft- und Hardware unterstützt und letztendlich dafür gesorgt, dass die Software performant eingesetzt werden konnte. Die Vorkonfiguration der Datafox-Terminals und das Einlesen der Transponder erfolgten bei IT Medata in Melle. Dank der engen Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und den externen IT-Dienstleistern des SC Paderborn konnten die Terminals in der Benteler Arena installiert werden. In Zusammenarbeit wurden Funktionstests durchgeführt und notwendige Anpassungen umgesetzt. Anhand der Parametrierung durch den Kunden wurden zeitgleich die Arbeitszeitmodelle und der Zeitservice eingerichtet. Um es den Mitarbeitern des SC Paderborn einfach zu machen, können sie die Zeiterfassung als Browseranwendung und Mobile App nutzen. Nach einer kurzen Schulung ist der Einstieg in die GDI Zeiterfassung optimal gelungen.
Der Kundennutzen
Die Mitarbeiter des SCP sind zufrieden mit der Möglichkeit zur Zeiterfassung auch außerhalb des Stadions. In Zukunft wird dank der Online-Anträge jede Menge Papier gespart. Ein wenig Nerven hat die Umstellung im Vorfeld jedoch gekostet, gibt Frau Stamm zu: „Aufgrund unserer IT-Infrastruktur hat die Einrichtung zugegebenermaßen auch Nerven gekostet. Allerdings hat sich die Mühe gelohnt und gilt dies wohl immer, wenn man eine neue Software anschafft. Insbesondere vor dem Hintergrund der andauernden Pandemie und vielen Mitarbeitern im Home-Office oder mit mobilen Arbeitsplätzen sparen wir viel Erfassungsarbeit. Darüber hinaus ist auch das digitale Antragswesen eine große Prozessvereinfachung.“
Das Unternehmen
Der SC Paderborn 07 ist ein eingetragener Sportverein in Paderborn aus Ostwestfalen-Lippe in Nordrhein-Westfalen. Die erste Mannschaft des SCP gehört zu den Top 30-Mannschaften in Deutschland und spielt erfolgreich in der 2. Bundesliga.
Seit 2008 ist die Benteler-Arena in Paderborn Heimspielstätte des Vereins. Hier wird mit Herzblut Fußball gespielt, werden junge Talente gefördert und wird mit Motivation am weiteren Erfolg des SCP gearbeitet.
