SelectLine Group Referenz: Pflegedienst Hubert GmbH
Familienunternehmen mit Verantwortung – und einer Lohnsoftware, auf die man sich verlassen kann.
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Success Story
Die Pflegedienst Hubert GmbH ist ein klassisches Familienunternehmen. 1991 gründeten die Eltern von Jens Hubert den Pflegedienst in Prenzlau. Was zunächst als kleiner ambulanter Dienst begann, hat sich über die Jahre zu einem etablierten Anbieter in der Region entwickelt. Heute betreut der Pflegedienst Menschen im Rahmen der ambulanten Pflege und führt zusätzlich eine Wohngemeinschaft mit 21 Plätzen. Mit dem Wachstum stieg auch die Verantwortung – fachlich, menschlich und administrativ. Immer mehr Mitarbeitende, unterschiedliche Arbeitszeiten und die zunehmende Bürokratie rund um Sozialversicherung und Meldungen machten die Lohnabrechnung zu einem kritischen Bestandteil des Unternehmensalltags. In den Anfangsjahren wurde vieles noch mit einfachen Hilfsmitteln erledigt. Doch je komplexer die Vorgaben wurden, desto klarer wurde: Es braucht eine spezialisierte Lohnsoftware, die zuverlässig arbeitet und alle gesetzlichen Anforderungen im Blick behält. Herr Hubert Senior hat sich damals informiert und im Internet nach einer Softwarelösung recherchiert. Auf diesem Weg ist er auf DATALINE gestoßen und hat sich für die Einführung der Software entschieden. Seitdem bildet DATALINE die Grundlage der Lohnabrechnung im Unternehmen.
Als ich 2009 nach meinem Studium in unser Familienunternehmen eingestiegen bin, war DATALINE schon im Einsatz. Mein Vater hat mich in die Lohnabrechnung eingearbeitet, und ich konnte das Programm ohne große Schulungen übernehmen. Die Abläufe sind klar, die Abrechnung ist nachvollziehbar, und ich weiß: Wenn etwas ist, habe ich eine verlässliche Lösung und Unterstützung im Rücken.
Jens Hubert
Geschäftsführer Pflegedienst Hubert GmbH
Die Lösung
Als Jens Hubert 2009 nach seinem Studium in das Familienunternehmen einstieg, war DATALINE längst etabliert. Sein Vater führte ihn Schritt für Schritt in die Abläufe ein und übergab ihm nach und nach die Verantwortung für die Lohnabrechnung. Für Jens Hubert war wichtig, dass er sich nicht erst durch komplexe IT-Strukturen kämpfen musste. DATALINE war bereits so eingerichtet, dass er sich mit fachlichem Verständnis und etwas Einarbeitungszeit sicher darin bewegen konnte. „Ich habe schnell gemerkt, dass DATALINE logisch aufgebaut ist“, erzählt er. „Nach etwas Einarbeitung war klar, wie die Abläufe funktionieren.“ Der Übergang von der Gründergeneration zur nächsten wurde dadurch deutlich erleichtert. Die Lohnabrechnung musste nicht neu gedacht oder umgestellt werden, sondern lief stabil weiter – nur mit einem neuen Verantwortlichen an der Tastatur.
Das Projekt
Heute nutzt der Pflegedienst Hubert DATALINE so, wie es für einen modernen Pflegedienst sinnvoll ist: als zentrales Werkzeug für alle relevanten Lohn- und Meldeprozesse. Die Software unterstützt unter anderem bei der monatlichen Lohnabrechnung für über 40 Mitarbeitende, bei Verfahren wie U1/U2, bei elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU), bei EEL-Meldungen und beim DABPV-Abrufverfahren für Kinderkrankengeld. Damit sind viele Themen, die früher zeitaufwendig und fehleranfällig waren, heute strukturiert im System hinterlegt. Die Abrechnungsroutine ist klar: „Ich sammele zum Monatsende alle relevanten Informationen zusammen – Abwesenheiten, mögliche Kürzungen, Kinderkranktage. Zu Monatsbeginn werden die Löhne und Gehälter abgerechnet und die notwendigen Meldungen und Zahlungen direkt aus DATALINE heraus angestoßen. Die Software bildet alle Schritte ab, ohne dass zusätzliche Werkzeuge benötigt werden“, erklärt Hubert. DATALINE konzentriert sich auf das, was es am besten kann: die korrekte und rechtssichere Lohnabrechnung inklusive der dazugehörigen Meldungen und Bescheinigungen.
Der Kundennutzen
Für den Pflegedienst Hubert ist der größte Nutzen die verlässliche Routine, die DATALINE jeden Monat ermöglicht. Monat für Monat liefert die Software reproduzierbare, nachvollziehbare Ergebnisse. Das ist gerade in einem Pflegebetrieb entscheidend, in dem kurzfristige Einsätze, Dienstplanänderungen und individuelle Situationen zum Alltag gehören. Ein sehr greifbares Beispiel ist der automatische Abgleich der Krankenkassen-Beitragssätze. Zusatzbeiträge und Satzänderungen werden zentral aktuell gehalten. Für den Pflegedienst bedeutet das: Es müssen nicht ständig neue Werte manuell nachgepflegt werden, wenn sich bei einer Kasse etwas ändert oder Mitarbeitende die Kasse wechseln. „Wenn DATALINE das nicht automatisch machen würde, müssten wir Änderungen ständig manuell nachpflegen – das wäre ein riesiger Aufwand, der im ohnehin dichten Pflegealltag schlicht nicht sinnvoll zu leisten wäre“, erzählt Hubert. Auch bei Themen wie Kinderkrankgeld, U1/U2-Erstattungen oder elektronischen Meldungen unterstützt DATALINE den Betrieb deutlich. Meldungen und Anträge können direkt aus der Software heraus vorbereitet und übermittelt werden. Das reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehlerquellen und sorgt dafür, dass Fristen eingehalten werden. „Man merkt einfach, dass DATALINE auf dem aktuellen Stand bleibt“, sagt er. „Ich kann mich darauf verlassen, dass gesetzliche Änderungen rechtzeitig umgesetzt werden.“ Für Jens Hubert ist außerdem wichtig, dass er bei Bedarf nicht alleine ist. Wenn Fragen auftauchen oder neue gesetzliche Vorgaben umgesetzt werden müssen, steht der DATALINE-Support zur Verfügung. Dass es einen festen Ansprechpartner gibt, der das System kennt und praxisnah helfen kann, ist für ein Familienunternehmen ein zusätzlicher Sicherheitsfaktor. So bleibt Jens Hubert mehr Raum für das, was im Vordergrund steht: die Organisation der Pflege, die Verantwortung für seine Mitarbeitenden und die Verlässlichkeit gegenüber Patientinnen, Patienten und Angehörigen. Einen Softwarewechsel hat Jens Hubert nie in Erwägung gezogen – schlicht, weil es keinen Grund dafür gibt. DATALINE erfüllt die Anforderungen des Unternehmens, passt zur Größe und Struktur eines familiengeführten Pflegedienstes und ist gleichzeitig zukunftsfähig genug, um neue Verfahren und Vorgaben abzubilden. Er empfiehlt DATALINE weiter, weil die Lösung stabil, praxisnah und gut betreut ist. Die Einarbeitung war für ihn gut machbar, und auch neue Mitarbeitende könnten nach einer strukturierten Übergabe mit dem System arbeiten. Für ihn ist DATALINE ein verlässlicher Teil des Fundamentes, auf dem der Pflegedienst Hubert seinen Pflegealltag organisiert.
Das Unternehmen
Die Pflegedienst Hubert GmbH wurde 1991 von der Familie Hubert gegründet und ist fest in Prenzlau verwurzelt. Als ambulanter Pflegedienst betreut das Unternehmen Menschen in ihrem Zuhause und führt zusätzlich eine Wohngemeinschaft mit 21 Plätzen. Mit einem Team von über 40 Mitarbeitenden steht der Pflegedienst Hubert für Verlässlichkeit, Korrektheit und Nähe zum Menschen. Kurzfristige Einsätze werden, wo immer möglich, realisiert, Zusagen werden ernst genommen – eine Haltung, die von Patientinnen, Patienten und Angehörigen sehr geschätzt wird. DATALINE unterstützt das Familienunternehmen im Hintergrund dabei, dass auch die Lohnabrechnung diesem Anspruch gerecht wird: korrekt, nachvollziehbar und jeden Monat zuverlässig.
