SelectLine Group Referenz: mh it gmbh
Schnellere Prozesse – niedrigere Kosten – mehr Zeit für Kunden mit ERP-Lösung Goliath.NET
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„Wir von mh it gmbh sind ein kleines aber feines Systemhaus in Esslingen“ – mehr schwäbisches Understatement ist kaum möglich. Manfred Heubach, geschäftsführender Gesellschafter der ‚mh it gmbh, will mit dieser Aussage keinesfalls kokettieren, vielmehr die Bedeutung des Unternehmens hervorheben. Denn: Der Systemhaus-Chef gehört zu jenen IT-Spezialisten, die ihre Stärken und Grenzen sehr wohl einzuschätzen wissen, nicht zuletzt durch jahrelange Erfahrung und kontinuierliche Weiterentwicklung des eigenen mittelständischen Unternehmens. Nicht ohne Stolz verweist er auf die Anfangsjahre „als Einzelkämpfer im Arbeitszimmer, parallel zur freiberuflichen Tätigkeit bei einem anderen Unternehmen“. Das war 1998. Ein paar Jahre später mietete er den ersten Büroraum an und gründete die ‚Manfred Heubach EDV und Kommunikation. Erst mit knapp 50 Jahren, im Dezember 2021, wandelte er das Einzelunternehmen in eine GmbH um, in die mh it gmbh.
Die Ausgangssituation
Der Dienstleistungsumfang erfordert nicht nur hohe Software- und Hardware-Kompetenz, sondern intern flexible und effiziente Strukturen. Vor diesem Hintergrund blieb es nicht aus, dass die hauseigene Software auf Vordermann gebracht werden musste: Selbstprogrammierte Zeiterfassung und kleinere ERP-Softwareprodukte wurden eingeführt. Aber, so Firmenchef Heubach, „um das Jahr 2009 merkten wir, dass dies für die weitere Expansion nicht ausreicht“. In jenem Jahr „kam ein erster Kontakt mit dem Vorstand der MKS AG in Friedrichshafen, zustande“. Bei einer Hausmesse des mittelständischen ERP-Spezialisten vom Bodensee intensivierten die Beiden ihre Gespräche um die ERP-Softwarelösung MKS Goliath. Nach weiteren Gesprächen führte das Esslinger Systemhaus 2010 die damals aktuelle ERP-Version MKS Goliath 5 ein. „Sicherlich, es war nicht alles perfekt. Ein paar zusätzliche Programmierungen wurden fällig. Letzten Endes haben wir dann doch recht lang damit gearbeitet – und das mit guten Erfahrungen“, erinnert sich der Systemhaus-Chef und fügt hinzu: „Die kaufmännischen Prozesse wie Warenwirtschaft, Lagerhaltung, Inventur, Auftragsverwaltung, Einkauf, Wareneingang, Fakturierung und Zeiterfassung haben sich extrem verbessert. Wir konnten weiteres Wachstum generieren.“
Trotzdem: Die mittlerweile in die Jahre gekommene Goliath-Version hielt nicht Schritt mit der Expansion des Systemhauses. Zumal MKS 2013 mit Goliath.NET eine komplett neu entwickelte ERP-Lösung ankündigte. Grund für Manfred Heubach sich im Folgejahr bei einer MKS-Hausmesse intensiv über die neue Softwarelösung zu informieren und um dann zu sagen: „Das machen wir“.
Das Projekt
Gleichwohl zog sich die Ablösephase vom alten Goliath 5 zur neuen Version Goliath.NET mit der Systemhaus-Edition über einen längeren Zeitraum hin. Aber im Jahr 2020 wurde „richtig Gas gegeben“. Als vorteilhaft erwies sich vor allem die Unterstützung durch den MKS-Projektleiter. Im Rahmen dieser Zusammenarbeit wurden unter anderem die einzelnen Arbeitsabläufe und Prozesse analysiert und entsprechende Lösungswege definiert. Schließlich sollte die neue ERP-Software die tägliche Arbeit spürbar vereinfachen. Aufgrund dieser Erfahrung kann der Systemhaus-Chef nur empfehlen, in die Budgetkalkulation für ERP-Lösungen auch Projektleiterkontingente und Reserven für eventuelle Sonderentwicklungen einzuplanen.
Anfang 2021 war es dann so weit: Nach obligatorischen Schulungen startete im Januar die Einführungsphase, die „recht schnell durch war“. Bereits im Februar waren alle Fragen geklärt, zumal „viele Basisabläufe ähnlich wie in der Vorgängerversion angelegt wurden“. Sicherlich sind die neuen Strukturen gewöhnungsbedürftig. Ebenso die Bedienung. Doch dies ist dem komplexen System geschuldet. „Aber daran gewöhnt man sich schnell, zumal wir als IT-Spezialisten mit einer solchen Software gut umgehen können.“
Der Kundennutzen
Seither arbeiten die Beschäftigten der mh it gmbh deutlich effizienter, wie der Firmenchef versichert. Was nicht zuletzt darauf zurückzuführen ist, dass in den Bereichen Vertrieb, in der Lagerhaltung mit vielen Kleinteilen und einem ständigen Bestand von 20.000 bis 30.000 Euro, bei den Retouren, dem Einkauf und dem Bestellwesen, alle Abläufe „praxisnah abgebildet werden und abgearbeitet werden können“. Während die im Finanzbereich erfassten Daten aus Goliath.NET über die Steuerkanzlei an die DATEV geschickt werden, nutzt der Geschäftsführer regelmäßig das in der ERP-Software integrierte Controlling-Modul für Auswertungen und als Informations-Tool zu diversen Kennzahlen. „Und natürlich für Zeiterfassung, Wartungsaufträge und Verträge.“ Ein wesentliches Modul für Systemhäuser bilden die Servicetickets. Hier allerdings beschränkt sich das Unternehmen auf die Zeiterfassung, da man beim kundenorientierten Ticketsystem seit vielen Jahren auf das OTRS Ticketsystem (Open Ticket Request System) setzt. Das ist zwar nicht mehr verfügbar, wird aber weiterhin als Open Source gepflegt. Allerdings würde man gern zu einem Goliath Ticketsystem wechseln, da die Eingaben bislang zusätzlich in der Zeiterfassung dokumentiert werden müssen. „Aber die Lösung von MKS entspricht in der momentanen Entwicklungsphase noch nicht ganz unseren Ansprüchen.“ Gleichwohl ist Manfred Heubach optimistisch, in Bälde „ein für uns geeignetes Ticketsystem in Goliath zu bekommen.“ Mehr als zufrieden äußert er sich zu dem Inventurmodul, das zwar schon in Goliath 5 gut gewesen ist, „jetzt aber richtig gut. Vor allem beim Scannen, da wir beim Einlesen und bei Abweichungen sofort erkennen, wo es klemmt.“ Ebenso bei zusätzlichen Recherchen: Beispielsweise wenn Seriennummern fehlen, „erhalte ich über die Systemdokumentation alle Informationen, einschließlich der entsprechenden Kundendaten“. Insgesamt hat sich damit die Dauer der jährlichen Inventur wesentlich verkürzt: „Für scannen und einlesen benötigen wir allenfalls noch einen halben Tag.“
Beim Vertragsmanager, der für Kontingent-Verträge genutzt wird, sieht der Systemhaus-Chef „durchaus noch Potenzial“. Besonders bei der Abrechnung von Managed Services Leistungen, die bei Microsoft einkauft werden. Obwohl einige Funktionen noch nicht automatisiert sind, rechnet er in Kürze mit Nachbesserungen durch MKS. Immerhin gibt es bereits erste Testversionen, die zeigen, dass MKS mit Nachdruck an der weiteren Optimierung einzelner Goliath-Module arbeitet. Und als besonders lobenswert erachtet er die Bereitschaft bei MKS, den Wünschen der Kunden möglichst zeitnah zu entsprechen. „Bei Fragen, Anregungen oder Wünschen treffen wir immer auf offene Ohren,“ erklärt der Systemhaus-Chef. Als Mitglied der Systemhaus-Verbundgruppe Synaxon nutzt Manfred Heubach das kooperationseigene Einkaufssystem Egis. Dabei unterstützt ihn die Beschaffungsmanagement-Software MKS BestBuy, die in Goliath.NET integriert worden ist und auf die er keinesfalls mehr verzichten möchte. Ohnehin kann er sich das Tagesgeschäft ohne Unterstützung durch die ERP-Software Goliath.NET nicht mehr vorstellen. „Meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch ich, können diese ERP-Lösung jederzeit weiterempfehlen. Allein durch die Einsparung bei den Arbeitsschritten und der Arbeitszeit bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung aller internen Prozesse ist Goliath.NET absolut überzeugend.“ Und auf die Frage nach dem return-of-invest stellt der Systemhaus-Chef fest: „Knapp zwei Jahre.“
Das Unternehmen
Die mh it gmbh in Esslingen am Neckar, 1998 von Manfred Heubach als Einzelunternehmen Heubach EDV und Kommunikation gegründet, wurde im Dezember 2021 in eine GmbH umgewandelt. Das Systemhaus bietet alle ITK-Dienstleistungen für überwiegend kleine und mittelständische Unternehmen an, vor allem Open Source Lösungen und Cloud-Services. Aber auch ein breites Softwareangebot und IT-Hardware, vor allem von der Wortmann AG, von Lancom und Agfeo. Mit zwölf Beschäftigten betreut die mh it gmbh derzeit etwa 90 Geschäftskunden. Zu den Unternehmen gehören Arztpraxen, Ingenieurbüros, Handelsbetriebe, Dienstleistungsunternehmen, Produktionsbetriebe und soziale Einrichtungen. Im Schnitt halten die Kunden zwischen 20 und 40 Arbeitsplätze vor. Das Systemhaus arbeitet überwiegend in Dreier-Teams, die je nach Tätigkeit für bis zu vier Wochen aufgeteilt sind: Projekte, Operations oder auch Support. Der Wirkungskreis der mh it gmbh umfasst weitestgehend den Landkreis Esslingen. Neben Beratung und Installation von IT-Infrastrukturen bietet das Systemhaus vor allem den sicheren Betrieb der IT-Systeme (Operations), Benutzerunterstützung (Support) sowie Security Operations und IT-Notfallmanagement.
