SelectLine Group Referenz: Hövel Getränke GbR
Festgeschäft, Abholmarkt, Auslieferung – alles im Griff mit dicom.
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Success Story
Hövel Getränke GbR ist ein Familienbetrieb aus Saerbeck, der in mehreren Bereichen zu Hause ist: Getränkelogistik, Getränkeabholmarkt und ein starkes Festgeschäft mit Mietmaterial, Personalservice und Veranstaltungsausstattung. „Wir sind ein breit aufgestellter Getränkefachgroßhandel“, sagt Detlev Hövel, Gesellschafter bei der Hövel Getränke GbR. Und genau darin steckt im Alltag viel Organisation: Material muss verfügbar sein, Termine müssen passen, Belege müssen schnell erstellt werden und die Auslieferung muss zuverlässig funktionieren. Zum Team gehören 14 festangestellte Mitarbeitende sowie saisonal zwischen fünf und zehn Aushilfen. Gearbeitet wird an drei Standorten in Saerbeck: am Hauptstandort mit Lager und Verwaltung, im Getränkeabholmarkt sowie in einem weiteren Betriebszweig rund um die Festhalle. „Wir sind als Familienbetrieb groß genug, um Kunden tatkräftig zu betreuen, und klein genug, um den persönlichen Kontakt zu pflegen“, beschreibt Detlev Hövel stolz den Anspruch des Betriebs. Bevor dicom eingeführt wurde, bremste ein veraltetes Warenwirtschaftsprogramm den Alltag. Belege wiederfinden, Änderungen nachhalten, Abläufe sauber dokumentieren – vieles war umständlich und kostete Zeit. Als der Betrieb wuchs, wurde außerdem klar, dass die Lösung nicht mehr zu den Anforderungen passte. „Das veraltete Warenwirtschaftssystem, was wir zuvor hatten, war an die Kapazitätsgrenze gekommen und ein Wechsel war mehr als überfällig“, beschreibt Hövel die Situation. Hinzu kam, dass der damalige Anbieter branchenfremd war und die Prozesse immer weniger passend abbilden konnte.
Wir setzen auf dicom, weil man dort unsere Branche wirklich versteht. Da weiß man, wovon wir reden – und was wir uns im Alltag wünschen.
Detlev Hövel
Gesellschafter
Das Projekt
Klar war: Es braucht eine neue Lösung, die im Alltag einfach funktioniert, intuitiv verständlich ist und verschiedene Module bietet, die sich nach Bedarf ergänzen lassen. Auf dicom aufmerksam geworden ist Hövel durch eine Empfehlung aus der Branche. „Ein Verlegerkollege hat uns dicom empfohlen“, erzählt der Gesellschafter. Die Zufriedenheit dort sei so überzeugend gewesen, dass dicom direkt in die engere Auswahl kam. Die Vorstellung der Getränkesoftware erfolgte per TeamViewer. Direkt nach dem zweiten Vorführtermin war die Entscheidung gefallen. „Die Kommunikation hat super funktioniert und die Software hat uns so überzeugt, dass kein weiterer Vergleich nötig war“, fasst Detlev Hövel den Auswahlprozess zusammen. Ein besonderer Punkt war die Datenübernahme. Dicom bot an, Datensätze aus dem alten System zu übernehmen – Hövel Getränke entschied sich jedoch bewusst für eine Bereinigung der Stammdaten und die eigene Implementierung. „Wir wollten die Datensätze nicht automatisch hineinsetzen, sondern das händisch machen. Das hat so manchen Feierabend oder manches Wochenende gekostet“, sagt Detlev Hövel offen. Am Ende überwiegt für ihn aber klar der Nutzen: „Wir sind im Nachgang froh, dass wir das so gemacht haben, weil dadurch alte Karteileichen von Kunden und Artikeln verschwunden sind und wir einen sauberen Start mit der neuen Warenwirtschaft hatten.“
Die Lösung
Hövel Getränke nutzt dicom seit 2020. Gestartet ist der Betrieb mit der Warenwirtschaft. In den Folgejahren wurde die Lösung gezielt ausgebaut: „Zusätzlich zur Warenwirtschaft haben wir unseren Abholmarkt auf .dikasse umgestellt. Später kamen dann noch die Funktionen zur Preissteuerung, zur Vermietung des Mietmaterials inklusive Kalender und zuletzt die Tour-App inklusive Tourenplanung dazu“, so Hövel. Genau dieses modulare Wachstum war von Beginn an ein wichtiges Kriterium für das Saerbecker Unternehmen: Die Lösung sollte leicht verständlich sein und mit den Anforderungen mitwachsen.
Der Kundennutzen
Der größte Nutzen zeigt sich bei Hövel Getränke dort, wo Geschwindigkeit und Übersicht im Tagesgeschäft den Unterschied machen: bei Belegen, bei der Materialplanung, in der Kalkulation und vor allem in der Auslieferung. Ein spürbarer Fortschritt ist die deutlich schnellere Belegkette von Angebot bis Rechnung. Früher fehlte die Möglichkeit, Aufträge direkt aus dem Programm per E-Mail zu verschicken. „Man konnte Aufträge nicht direkt aus dem System verschicken, stattdessen musste man zwischenspeichern oder sie als PDF ausgeben“, beschreibt Detlev Hövel die frühere Arbeitsweise. Heute hilft die Integration zwischen E-Mail und Software dabei, Abläufe zu beschleunigen. „Die Prozesse schnell abzuwickeln von Angebot zu Auftragsbestätigung zu Lieferschein, zu Rechnung – das ist unheimlich viel wert“, betont er. Gerade im Festgeschäft ist außerdem die Materialdisposition entscheidend. Eine Top-Anforderung war deshalb die Übersicht über Leih- und Mietmaterial. „Dass man im System einsehen kann, wann was vergeben ist, war uns enorm wichtig“, erklärt Hövel. Dass dicom genau das abbildet, sorgt im Alltag für mehr Ruhe in der Planung: weniger Rückfragen, weniger Doppelreservierungen und verlässlichere Zusagen. Beim Thema Kalkulation und Preise bringt dicom zusätzliche Transparenz. Hövel Getränke hat schnellere Einsicht in Abverkäufe und in die Erfassung von Artikeln und kann damit zügiger reagieren, wenn sich Nachfrage oder Preisgrundlagen verändern. Bereits bei der Auftragserfassung gibt es Einblicke in Kennzahlen wie den Deckungsbeitrag; außerdem ist „die Verbindung zwischen Einkaufspreisen und Verkaufspreisen transparent dargestellt. Das hilft uns schon enorm im Alltag“, so der Gesellschafter. Ein besonders konkretes Praxisbeispiel ist die Auslieferung mit der Tour-App. „Früher wurde händisch erfasst, später übertragen und im Innendienst weiterbearbeitet. Heute gibt der Fahrer Daten direkt im Tablet oder Handy ein – und das minimiert die Fehlerquelle ungemein“, beschreibt Detlev Hövel den Effekt. Dadurch sinkt nicht nur die Fehlerquote, auch die Zeit fürs Fakturieren und Nacharbeiten der Belege wird deutlich geringer. Dass dicom im Team gut funktioniert, zeigt sich auch bei der Einarbeitung. „Wir haben häufiger mal Schüler oder Studenten, die uns saisonal bedingt unterstützen“, so Hövel. „Die Handhabe ist sehr verständlich“, ergänzt er – auch aus Sicht von Außenstehenden. Und wenn es doch einmal ein Anliegen gibt, überzeugt Hövel Getränke vor allem die direkte Hilfe. „Man schreibt eine E-Mail – auch mal freitags um 15 Uhr – und in kürzester Zeit kriegt man eine Lösung aufgezeigt. Das funktioniert einfach“, sagt Detlev Hövel. Für ihn ist dieser unkomplizierte Umgang ein zentraler Grund, warum dicom im Alltag so gut passt.
Das Unternehmen
Hövel Getränke GbR ist ein Familienbetrieb mit drei Standorten in Saerbeck: Lager und Verwaltung, Getränkeabholmarkt und ein weiterer Betriebszweig rund um die Festhalle. Der Betrieb ist stark im Festgeschäft, ergänzt durch Getränkelogistik und Einzelhandel. Das Angebot ist entsprechend breit: von Ausschank- und Veranstaltungsinfrastruktur über Mietmaterial bis hin zu Personalservice und Glasausstattung. Zum Kundenkreis zählen Privatkunden, Vereine, Firmen und Betriebe, Veranstalter, Gastronomen sowie Getränkeeinzelhändler. Geführt wird das Unternehmen von Detlev Hövel und seinem Bruder. Detlev Hövel ist als Gesellschafter verantwortlich für Einkauf, Kalkulation und den Abholmarkt – und damit nah an den Prozessen, die dicom im Alltag unterstützt.
