SelectLine Group Referenz: helpIT & more
helpIT & more setzt auf das ERP-System MKS Goliath.NET
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Success Story
Wenn ein Systemhaus mit vielen Einzellösungen arbeitet, gehen Zeit, Übersicht und abrechenbare Leistungen schnell verloren. Eine zentrale ERP-Plattform schafft hier den nötigen Rahmen: Sie verbindet Einkauf, Artikelpflege, Service, Technikereinsätze, Zeiterfassung und Buchhaltung in einem System und sorgt dafür, dass Daten konsistent bleiben und Abläufe nachvollziehbar gesteuert werden können. helpIT & more setzt dafür auf MKS Goliath.NET – ergänzt um ITscope als Daten- und Vergleichsbasis für BestBuy. So werden Artikel- und Preisinformationen samt Verfügbarkeit strukturiert übernommen, der Einkauf wird transparenter und die Pflege der Stammdaten deutlich effizienter. Gleichzeitig lassen sich Tätigkeiten und Zeiten sauber auf Verträge oder Aufträge buchen, während Schnittstellen – etwa für Banking – die kaufmännischen Prozesse im eigenen Haus unterstützen. Das Ergebnis ist eine Lösung, die den Alltag vereinfacht, Integrationen ermöglicht und die Grundlage für weiteres Wachstum schafft.
Die Ausgangssituation
Die vorhandenen und regelmäßig erweiterten Systeme bei helpIT & more waren im Laufe der Zeit dem Kundenzuwachs und kontinuierlichen Ausbau des Leistungsportfolios nicht mehr gewachsen. Das Problem: Hoher Zeitaufwand durch viele, wenig produktive Insellösungen. Und: Bei einigen Produkten gab es keine Schnittstellen mehr. Folglich wurde nach einer wirtschaftlichen Lösung gesucht, um zum Beispiel Einkauf und Artikelpflege, Technikereinsatz und Zeiterfassung zu optimieren sowie den Servicebereich zu unterstützen. Außerdem sollte sie ausbaubar sein, um weitere Softwarelösungen per Schnittstellen integrieren zu können. „Als Managed Service Provider suchten wir nach einer Lösung, bei der wir unter anderem auch Tätigkeiten und Zeiten auf Verträge oder Aufträge buchen können, über eine Bankenschnittstelle zu der in Österreich üblichen Banking-Software „ELBA“ verfügen, und nicht zuletzt die Buchhaltung wieder im Haus machen können“, ergänzt Geschäftsführer Thomas Hartmann das Anforderungsprofil. „Bei MKS merkten wir gleich, dass die ihr Programm von der Pike auf neu programmiert hatten und damit eine vollumfängliche ERP-Lösung anbieten“, erinnert sich Hartmann.
Das Projekt
Hartmann und Jank entschieden sich für MKS Goliath.NET. Zusätzlich entschieden sie sich für ITscope, letztere bieten für Systemhäusern die Möglichkeit, einfach übersichtlich und auf einem Blick alle Lieferanten vergleichen zu können. Zudem verfügt ITscope über anerkannt hohe Kompetenz als Entwickler von B2B-Handelsplattformen. Die Umstellung von vielen Insellösungen zu dem ganzheitlichen MKS-System war für 2016/2017 geplant. Dauer: Etwa ein Monat. Aufgrund der effizienten Zusammenarbeit mit dem Friedrichshafener und dem Karlsruher Unternehmen gut zu schaffen. Eine andere Herausforderung bestand darin, Artikelsuche und Preisvergleich in BestBuy von MKS Goliath.NET auch über ITscope in den Datenbestand zu übernehmen. Bis dahin musste jeder Artikel gesondert angelegt werden, was sehr viel Zeitaufwand bedeutete. ITscope, so Hartmann, bot für das Systemhaus die ideale Suchfunktion. Ziel war es, ITscope als Metadatenlieferanten in BestBuy zu integrieren. Hartmann: „So liefere ich ITscope die Daten meiner Lieferanten und ITscope holt für mich die Preislisten bei den Lieferanten ab, inklusive der Lagerbestände und Verfügbarkeit. Zusätzlich erhalte ich die Preisentwicklung, Datenblätter, Bilder und Zubehördaten der Produkte sowie Marketingtexte. Diese Informationen gebe ich an Goliath.“ Außerdem sind auch die Listenpreise von Fremdanbietern, also nicht nur die der eigenen Distributoren in ITscope vorhanden. „Hat einer meiner Distributoren den Artikel nicht im Angebot, kann ich nach Rückfrage den Distributor zu meinen Lieferanten hinzufügen“, erklärt Hartmann.
Der Kundennutzen
Trotz der Komplexität der Anforderungen war der Managed Service Provider helpIT & more in der Lage, planmäßig innerhalb eines Monats auf MKS Goliath.NET und ITscope umzustellen. Als Vorteil zeigte sich, dass das Unternehmen zuvor das System testen konnte. Die Schulung fand über die Webinare der MKS AG statt, zusätzlich gab es noch direkte Beratungen durch die jeweiligen Spezialisten. „Auch wenn wir sicherlich noch die eine oder andere Schnittstelle in Zusammenarbeit mit MKS hinzufügen werden, haben wir jetzt eine Lösung installiert, die von allen, Technikern und Beratern gleichermaßen genutzt wird“, so Hartmann. Besonders wichtig ist, dass jetzt die Buchhaltung im Haus erfolgt. Gerade kleinere Unternehmen benötigen jederzeit Einblick und Zugriff auf alle Auftrags- und Abwicklungsprozesse. „Der Überblick ist größer und die Genauigkeit besser geworden. Das ist ein absolutes Qualitätsmerkmal. Deshalb werden wir das ERP-System nicht nur selbst nutzen, sondern es auch unseren Kunden anbieten“, erzählt Hartmann.
Das Unternehmen
Der Managed Service Provider helpIT & more im österreichischen Klagenfurt bedient als IT- und TK-Systemhaus KMUs verschiedenster Branchen. Das Unternehmen arbeitete in der Vergangenheit mit vielen Insellösungen. Mit dem Umstieg auf das ERP-System MKS Goliath.NET der MKS AG in Friedrichshafen und der ITscope GmbH aus Karlsruhe als Mandantenlieferanten für BestBuy, wurden alle Prozesse im Unternehmen transparenter und die Abläufe effizienter. Das Kundenspektrum des Systemhauses helpIT & more GmbH umfasst nahezu alle Branchen freiberuflich tätiger Unternehmer sowie kleiner und mittelständischer Firmen. Die sieben Mitarbeiter, Techniker und Verkäufer, des österreichischen Managed Service Provider sind vor allem im Bundesland Kärnten unterwegs. Im zurückliegenden Geschäftsjahr erwirtschaftet das Unternehmen etwa 500.000 Euro. Der jährliche Umsatzzuwachs liegt bei rund zehn Prozent.
