SelectLine Group Referenz: Hauschildt & Blunck
Spürbarer Zeiteinsparung und höherer Qualität der Abläufe.
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Success Story
Wenn ein Unternehmen mit mehreren Standorten Angebote, Verträge, Dokumentationen und Abrechnung effizient steuern will, braucht es eine zentrale Software, die Insellösungen ersetzt und Prozesse transparent zusammenführt. Wichtig sind dabei klare Workflows vom Erstkontakt bis zur Rechnung, eine saubere Datenbasis sowie die Möglichkeit, spezialisierte Anwendungen über Schnittstellen einzubinden, statt sie mit hohem Aufwand zu ersetzen. Hauschildt & Blunck setzt dafür auf MKS Goliath.NET als durchgängige ERP-Plattform. Die Lösung bündelt die kaufmännischen Abläufe in einem System, macht Vorgänge und Dokumente nachvollziehbar und ermöglicht standortübergreifendes Arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis. Ergänzende Integrationen – etwa zu Personal- und Lohnumgebungen – sorgen dafür, dass branchenspezifische Anforderungen berücksichtigt werden, ohne die Vorteile einer zentralen Lösung zu verlieren. So entstehen spürbar schlankere Abläufe, weniger Schnittstellen und mehr Sicherheit im Tagesgeschäft.
Die Ausgangssituation
Das Unternehmen, vor 26 Jahren von Mario Hauschildt und Niels Blunck gegründet, startete als ein typisches Zwei-Mann-Unternehmen, bei dem die Rechnungen noch mit der Schreibmaschine erstellt wurden. Das Unternehmen wuchs kontinuierlich, nach und nach zogen EDV und Software, und damit immer mehr Insellösungen in die Verwaltungsprozesse ein. „Unter anderem nutzten wir für Kalkulationsaufgaben Excel. Dokumente wie Briefe, Rechnungen oder auch Aufträge erstellten wir in Word, um sie dann als PDF per Mail zu verschicken oder – wenn gewünscht – als Brief zu versenden. Außerdem setzten wir Lexware als Rechnungslegungssoftware ein. Das war alles längst nicht mehr zeitgemäß, unflexibel, kaum transparent und anfällig für Fehler“, erklärt Geschäftsführer Blunck. Zusätzlich nutzt das Unternehmen eine spezielle Personalsoftware für die Mitarbeitereinsätze, die auch durch Goliath nicht ersetzt werden kann, da sie die branchenbedingten Einsatz- und Zeitplanungen sowie Abrechnungsbesonderheiten berücksichtigt. Aber: „Sie soll ebenso wie unsere Datev-Anbindung für die Lohnbuchhaltung in die ERP-Lösung als Schnittstelle integriert werden“, so Blunck. Um die administrativen Prozesse zu optimieren und möglichst alles in einem System abbilden zu können, informierten sich die Geschäftsführer vor gut drei Jahren bei verschiedenen ERP-Anbietern. Erst der Kontakt mit der MKS Software Management AG in Friedrichshafen brachte die gesuchte Lösung mit MKS Goliath.NET. „Wir haben zwei Roadshows von MKS besucht und uns von der Funktionalität der Lösung überzeugt. Außerdem kam uns entgegen, dass MKS-Vorstand Michael Kempf sehr genau weiß, was ein mittelständischer Betrieb benötigt, denn die mittelständischen Strukturen von MKS ähneln denen in unserem Unternehmen“, resümiert Blunck.
Das Projekt
Um die Implementierung möglichst schnell und problemlos zu realisieren, wurde auch der EDV-Dienstleister mit ins Boot geholt, „wobei wir in jeder Phase sehr intensiv von MKS betreut und unterstützt worden sind“. Vorab musste geklärt werden, ob alle vorhandenen Kunden- und Artikeldaten über eine Schnittstelle von Lexware überspielt werden sollten. Das wurde aber schnell verworfen, da sonst alle alten, nicht mehr aktuellen Daten mit importiert werden. Deshalb, so Blunck, wurden alle Daten neu von Hand eingegeben. „Bei etwa 200 Kunden und 60 Artikelposten ist das einigermaßen gut machbar. Außerdem haben wir so gleich alle Verträge überprüft und auf den neuesten Stand gebracht. Jetzt sind wir dank Goliath in der Lage, jederzeit Verträge schnell und einfach zu aktualisieren.“ Unterstützt wurde die Einführungsphase durch Telefonkonferenzen und Webinare des MKS-Support. „Aber das Thema war uns so wichtig, dass wir trotz zusätzlicher Kosten MKS-Projektleiter Stephan Bulling für ein paar Tage nach Kiel baten, um mit ihm vor Ort alle wichtigen Fragen zur Implementierung, zu den individuellen Einstellungen und den einzelnen Features klären zu können. Außerdem waren damit auch Vor-Ort-Schulungen verbunden.“ Blunck kann diese Vorgehensweise nur jedem Unternehmen empfehlen, das nicht über die IT-Kenntnisse eines Systemhauses verfügt.
Der Kundennutzen
Ende 2017 wurde bei Hauschildt & Blunck die Softwarelösung MKS Goliath.NET eingeführt, die zentral auf einem Server des EDV-Dienstleisters läuft, der dafür Räume in einem Hamburger Rechenzentrum angemietet hat. Seit Ende Januar 2018 läuft MKS Goliath.NET im Vollbetrieb und Geschäftsführer Blunck ist froh darüber, „dass wir nach acht Wochen intensiver Arbeit jetzt alle Abläufe nur noch über einen Server und einer Software verwalten müssen, zu dem alle Niederlassungen Zugriff haben“. Im Einzelnen unterstützt die ERP-Lösung vor allem die laufenden Prozesse, also von der Anlage einer Interessentenanfrage über die Angebotserstellung, den notwendigen Gesprächsterminen und der nachfolgenden Auftragserstellung, bis hin zur Vertragserstellung sowie zusätzlichen Dokumentationen. Dies alles wird über Goliath.NET einfach und transparent verwaltet. Ebenso administrative Aufgaben wie die Rechnungslegung, die mit deutlich weniger Schnittstellen auskommt. In naher Zukunft, so Blunck, soll die Lieferantenverwaltung für das Verkaufs- und Mietgeschäft optimiert und eine Schnittstelle zur Datev implementiert werden. „Zurzeit programmiert die MKS für uns auch noch eine Schnittstelle für die Personaleinsatzverwaltung.“ Als weiteren Technologieschritt plant das Sicherheitsunternehmen die Einführung IP-basierter Telefonie. Die Investitionskosten sind angesichts deutlich optimierter Prozesse, spürbarer Zeiteinsparung und höherer Qualität der Abläufe ein Kostenrahmen, der sich in spätesten zwei Jahren amortisieren wird, „vielleicht sogar deutlich früher“. Und eines haben die beiden Geschäftsführer noch erfahren: Unabhängig von den Onlineschulungen würden sie bei einem solchen Projekt jederzeit wieder einen Projektleiter vor Ort haben wollen. Blunck erklärt: „Vor allem auch deswegen, weil die MKS diese Möglichkeit nicht nur anbietet, sondern auch leisten kann und sehr über sehr gute Projektleiter verfügt, die die Sprache ihrer mittelständischen Kunden sprechen.“
Das Unternehmen
Das Wach- und Objektschutz-Unternehmen Hauschildt & Blunck mit Hauptsitz in Kiel und fünf Niederlassungen, bedient mit rund 200 Mitarbeitern etwa 25 Großkunden. Spezialisiert hat sich die 1992 gegründete Firma auf Gebäude- und Werkschutz für Geschäftskunden, vor allem Banken und Sparkassen, Versicherungen sowie mittelständische und große Industrieunternehmen. Daneben bietet das Unternehmen seine Dienstleistungen auch Privatkunden an. Außerdem betreibt das Sicherheitsunternehmen eine Notrufzentrale, die vor allem von Geschäftskunden genutzt wird, und erwirtschaftet etwa zehn Prozent des Gesamtumsatzes von gut fünf Millionen Euro mit dem Verkauf und der Vermietung von ITK-unterstützter Sicherheitstechnik. Das Produktportfolio umfasst derzeit mehr als 60 Sicherheits- und Überwachungsprodukte. „Der Trend geht immer stärker in integrierte Sicherheitsdienste“, erklärt Geschäftsführer Niels Blunck und fügt hinzu: „Die Kunden wünschen sich alles aus einer Hand sowie Rund-um-die-Uhr Sicherheitsleistungen.“ Die EDV bei Hauschildt & Blunck wird seit zehn Jahren von einem externen Systemhaus administriert.
