SelectLine Group Referenz: Häusliche Kranken- und Seniorenpflege Thomas Rehbein
Zuverlässig seit Jahrzehnten – weil Lohnabrechnung in der Pflege einfach funktionieren muss.
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Success Story
Als Thomas Rehbein 1991 in Wiesbaden-Bierstadt den gleichnamigen Pflegedienst gründete, war der Anspruch von Beginn an klar: Pflege mit Herz und Qualität. Was als kleiner Ein-Mann-Betrieb begann, ist über drei Jahrzehnte zu einem erfolgreichen Pflegenetzwerk mit über 140 Mitarbeitenden und mehreren Standorten in Wiesbaden, Rüsselsheim und Schlangenbad gewachsen. Mit dem Wachstum kamen aber auch neue Herausforderungen – vor allem in der Verwaltung. „Wir haben am Anfang tatsächlich noch mit Papierlisten gearbeitet und alles manuell gerechnet“, erinnert sich Sylvia Studer, die seit den Anfangsjahren im Unternehmen ist. „Mit steigender Mitarbeiterzahl wurde das einfach zu aufwendig und fehleranfällig.“ Besonders die individuellen Arbeitszeitmodelle, Zuschläge und Beschäftigungsarten – von Vollzeitkräften über Teilzeit bis zu Rentnern mit Zusatzjobs – machten die Lohnabrechnung komplex. Je größer das Unternehmen wurde, desto klarer zeichnete sich der Bedarf nach einer professionellen Lohnsoftware ab, die auch ohne großen Schulungsaufwand beherrschbar ist. Diese Entwicklung beschreibt Sylvia Studer, die seit den frühen Jahren dabei ist, aus eigener Erfahrung.
Wir haben am Anfang noch mit Papierlisten und kleinen Behelfs-Tools gearbeitet. Mit mehr Mitarbeitenden wurde das schlicht zu aufwendig. DATALINE war für uns der Schritt, den Alltag spürbar leichter zu machen: flexibel, nachvollziehbar, zuverlässig. Wichtig ist für mich auch, dass die Updates pünktlich kommen – gerade rund um den Jahreswechsel. Und wenn doch mal eine Frage auftaucht, reicht ein Anruf bei der Hotline. In über 20 Jahren brauchte ich das nur selten – das sagt alles.
Sylvia Studer
Verwaltungsleitung Personalwesen
Die Lösung
Die Entscheidung für DATALINE fiel früh – bereits Anfang der 2000er-Jahre. „Wir haben uns verschiedene Programme angesehen, auch sehr große Anbieter. Aber dort war alles sehr reglementiert, man hatte kaum Spielraum für individuelle Einstellungen. DATALINE war anders – flexibel, klar verständlich und vom Preis-Leistungs-Verhältnis her absolut überzeugend“, erzählt Studer. Entscheidend war außerdem, dass individuelle Fälle ohne Umwege eingerichtet werden konnten: Mehrfachbeschäftigungen, Rentnerinnen und Rentner mit Zusatzjobs oder besondere Zuschlagsregelungen ließen sich pro Person sauber abbilden, ohne an starren Grenzen zu scheitern. Genau diese Praxistauglichkeit überzeugte und machte den Wechsel möglich. Der Start für die Mitarbeitenden war denkbar einfach: DATALINE ließ sich schnell installieren, und das Team konnte direkt loslegen. „Ich bin kein IT-Profi, aber ich konnte mich sofort zurechtfinden. Das Programm erklärt sich von selbst. Und wenn man mal eine Frage hat, reicht ein Anruf – die Hotline ist wirklich Gold wert“, fasst Studer zusammen.
Das Projekt
Seit 2002 nutzt die Häusliche Kranken- und Seniorenpflege Rehbein die Software – und das durchgängig, von der ersten Version bis heute. „Wir gehören mit Sicherheit zu den ersten Anwendern“, sagt Studer mit einem Schmunzeln. „Damals kamen die Updates noch auf CD per Post – und trotzdem lief alles reibungslos.“ Heute arbeitet das Unternehmen mit einer mandantenfähigen und serverbasierte Version von DATALINE. Genutzt werden nahezu alle Module – von den klassischen Lohnabrechnungsfunktionen bis hin zur automatischen Meldungsübermittlung. Sylvia Studer erinnert sich daran, nur selten die Hotline benötigt zu haben – ein Indiz dafür, wie stabil die Lösung von Beginn an lief. „Wir konnten alles selbst aufsetzen, ohne externe Hilfe. In all den Jahren musste ich vielleicht zehnmal bei der Hotline anrufen – das sagt, glaube ich, alles über die Stabilität und Benutzerfreundlichkeit der Software.“ Auch in der Schulung blieb der Aufwand gering: Eine frühe Programmschulung reichte, der Rest erschloss sich durch Handbuch und Release-Informationen im laufenden Betrieb.
Der Kundennutzen
Der größte Vorteil von DATALINE liegt für das Unternehmen in der Flexibilität und Zuverlässigkeit. Ein greifbarer Unterschied zeigt sich besonders bei der digitalen Übermittlung: Meldungen und Beitragsnachweise, die früher papierlastig, zeitaufwendig und fehleranfällig waren, werden jetzt direkt aus der Software übermittelt – das spart Zeit und gibt Sicherheit im Monatslauf. Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, unterschiedliche Zuschlagsmodelle souverän abzubilden. „Wir haben viele Sonderregelungen, weil wir sehr flexibel auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden eingehen. DATALINE macht das möglich – jeder Mitarbeitende kann individuell abgerechnet werden, ohne dass wir dafür komplizierte Umwege gehen müssen.“ Ein weiterer Pluspunkt ist die Verlässlichkeit bei Updates und gesetzlichen Änderungen. Gerade rund um gesetzliche Änderungen zum Jahreswechsel kommen Aktualisierungen pünktlich; falls es einmal Verzögerungen gibt, informiert DATALINE transparent, sodass sich die Arbeit planen lässt. Diese Planbarkeit und die Stabilität im Betrieb führen dazu, dass die Hotline nur selten nötig ist – und wenn, dann hilft sie direkt und kompetent. Für Sylvia Studer steht fest: „DATALINE ist das einzige Programm in meinem Berufsleben, das einfach funktioniert. Ich muss nicht ständig kontrollieren oder nacharbeiten – ich kann mich darauf verlassen. Und das ist im Personalwesen unbezahlbar.“ Die Kombination aus einfacher Handhabung, individueller Anpassbarkeit und zuverlässigem Support macht DATALINE für sie zur perfekten Lösung. „Ich würde DATALINE jederzeit weiterempfehlen. Wer eine Software sucht, die verlässlich läuft und sich an die eigenen Abläufe anpasst, ist hier genau richtig.“
Das Unternehmen
Die Häusliche Kranken- und Seniorenpflege Thomas Rehbein wurde 1991 von Thomas Rehbein in Wiesbaden-Bierstadt gegründet und gehört heute zu den etablierten Pflegeanbietern in der Region. Mit über 140 Mitarbeitenden und mehreren Standorten in Wiesbaden, Rüsselsheim und Schlangenbad bietet das Familienunternehmen ein breites Leistungsspektrum – von ambulanter Pflege über Tagespflege bis hin zu Seniorenwohnangeboten. Das Unternehmen steht für Verlässlichkeit, Qualität und Menschlichkeit – Werte, die auch in der Zusammenarbeit mit DATALINE täglich gelebt werden.
