SelectLine Group Referenz: engel&engel GmbH
Eine Thematik, die nicht alltäglich im Systemhausgeschäft ist.
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Die Ansprüche sind hoch – die Thematik nicht alltäglich im Systemhausgeschäft: engel&engel betreut überwiegend Arztpraxen, Krankenhausambulanzen und Medizinische Versorgungszentren in Hessen, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen. Die Administration der Prozesse in der Zentrale und in den beiden Niederlassungen organisiert das Unternehmen mit der ERP-Lösung MKS Goliath.NET. Ohne diese Software, so Firmenchef Matthias Engel, könnten die vielfältigen Aufgaben nicht bewältigt werden. Matthias Engel hatte sich schon frühzeitig für eine Nische entschieden: Das in Seesen beheimatete EDV Systemhaus arbeitet überwiegend für Arztpraxen und Ambulanzen. Die Anforderungen, so Engel, sind zwar sehr hoch, „aber wenn wir nur ITK-Hardware und Software quer durch alle Branchen anbieten würden, hätten wir uns vielleicht nicht so lange am Markt halten können“. Immerhin existiert das niedersächsische Unternehmen mittlerweile seit 29 Jahren und, wie Engel erklärt, legt mit seinen beiden Niederlassungen in Wiehl und Münster kontinuierlich zu. Etwa 750 Kunden, Arztpraxen und Klinikambulanzen und Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) betreut das Systemhaus, wobei Engel eng mit dem Anbieter für Praxissoftware, Medatixx, zusammenarbeitet. „Unsere Kunden benötigen intensive Betreuung. Das setzt voraus, dass wir nicht nur unsere originären Aufgaben als Systemhaus perfekt beherrschen müssen, sondern uns intensiv mit Themen wie Praxisorganisation, also die administrativen Abläufe bei den Medizinern, befassen, bis hin zur Medizintechnik.“ Somit war es für Engel nur logisch, im Jahr 2011 die bis dahin bewährte Software KHK von Sage durch die ERP-Lösung Goliath 5 der MKS AG in Friedrichshafen abzulösen. Denn mit Goliath bekam er ein Softwareprodukt, „das alle notwendigen Abläufe unseres Unternehmens effizient steuerte. Wir benötigten keine Einzellösungen mehr, beispielsweise für das Ticketsystem, die umfangreiche Vertragsverwaltung, die Finanzbuchhaltung oder auch der Warenwirtschaft“.
Die Ausgangssituation
Vor etwa drei Jahren hörte der Systemhaus-Chef, dass MKS die ERP-Lösung Goliath komplett neu und zukunftssicher aufgebaut hat. Darum nahm er 2016 Kontakt zu MKS-Vorstand Michael Kempf auf, um weitere Informationen über die neue Software MKS Goliath.NET zu erhalten. Zumal, wie Engel sagt, „unser Unternehmen mit zwei Niederlassungen in Nordrhein-Westfalen in der Zwischenzeit deutlich gewachsen ist und damit auch die Anzahl der von uns betreuten Ärzte, Ambulanzen und MVZ. Außerdem kamen neue Aufgaben auf uns zu, nicht zuletzt aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung im Gesundheitswesen“. Als Beispiele führt er die Telematikanbindung der Praxen mit den Krankenkassen, die mittlerweile geplante Einführung elektronischer Rezepte, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Patientenakten sowie die Realisierung von Videosprechstunden an. Zeitgleich mit der Kontaktaufnahme mit MKS sah sich Engel auch die Produkte anderer ERP-Hersteller an. „Ich wollte mich umfänglich darüber informieren, mit welchem Programm wir in Zukunft wirtschaftlich arbeiten können. Allerdings hatte ich keine Alternative zu dem MKS-Produkt gefunden, die unter Umständen für uns infrage gekommen wäre.“ Und, was ihm ebenfalls positiv aufgefallen ist: „Ich kenne keinen Anbieter, der ein ähnlich umfangreiches, kostenloses Seminarangebot anbietet wie die MKS.“ Folglich stand für ihn fest, sich intensiv mit MKS Goliath.NET Systemhaus Edition zu befassen. Nach einer Onlinepräsentation und dem üblichen Prozedere, das der Geschäftsführer als „zügig und sehr professionell“ in Erinnerung hat, lag es nur noch am Systemhaus, den Startschuss für die Implementierung zu geben. Bis dahin dauerte es fast ein Jahr. Der Grund: „Durch das Tagesgeschäft waren wir so eingespannt, dass wir uns nicht ständig mit der Einführung der neuen ERP-Software befassen konnten.“ Ohne diese Einschränkung wären gerade mal zwei Monate von den ersten konkreten Gesprächen mit MKS und der Umsetzung nötig gewesen.
Das Projekt
Den Einstieg in die Implementierungsphase beschreibt Matthias Engel als „verhältnismäßig einfach“, nicht zuletzt auch, „weil wir schon mit der alten Version von Goliath gearbeitet hatten, obwohl die neue Lösung von MKS komplett neu aufgebaut, mit sehr vielen neuen und sinnvollen Features erweitert und vor allem auch zukunftsfähig entwickelt worden ist, war uns doch manches schon vertraut“. Zudem erleichterten auch die Webinare die Kennenlernphase. So unter anderem kostenlose Seminare, die nicht nur im Vorfeld von allen Mitarbeitern des Unternehmens genutzt wurden, sondern auch nach der Umstellungsphase weiter zur Verfügung stehen. Engel: „Das ist bei einem solchen Projekt unverzichtbar, da ja jeder Mitarbeiter mit Goliath arbeitet. Außerdem sind die Seminargruppen verhältnismäßig klein, so dass Zeit genug für Rückfragen bleibt.“ Vor dem Beginn der Implementierungsphase legte Engel fest, dass die Software auf der Terra-Cloud von Wortmann installiert werden soll, wobei das Systemhaus die dafür notwendige Hardware im Rechenzentrum der Wortmann AG nutzt. Die Installation nahm ein externer Partner von MKS vor. Parallel dazu wurden von engel&engel alle Konfigurationsarbeiten durchgeführt und an Demoversionen geübt. Als problemlos bezeichnet der Systemhaus-Chef auch die Konvertierungsphase. „Nach einer Probekonvertierung und paar Anpassungen, konnten wir anschließend mit der Software arbeiten.“ Wenngleich der Systemhaus-Chef feststellen musste, dass dies alles nicht ganz einfach gewesen sei. Denn die Umstellung musste während des laufenden Tagesgeschäfts stattfinden. Hilfreich hat sich Unterstützung durch MKS gezeigt, „die uns viel abgenommen hat, zum Beispiel bei Ablaufplänen oder der Erstellung von Fragebögen“.
Der Kundennutzen
Seit Oktober 2017 arbeitet engel&engel mit der Systemhaus Edition von MKS Goliath.NET und, wie der Firmenchef sagt, „viel effizienter als zuvor“. Denn alle Mitarbeiter in der Zentrale und den beiden Niederlassungen haben deutlich mehr Informationen zur Verfügung – und das auf einen Blick. Beispielsweise bei Dokumentationen, bei der Auftragsverfolgung oder auch bei Kampagnen, also Kundenanschreiben. „Gerade solche Schreiben sind jetzt aufgrund der SQL-Datenbank viel einfacher zu erstellen. Ebenso wirkt sich die moderne Softwarearchitektur bei der Erstellung von Formularen positiv aus, so zum Beispiel bei E-Mail-Vorlagen oder wenn Dokumente wie Angebotsvorlagen oder Serviceaufträge geändert werden sollen.“ Auch Auswertungen, so Engel, sind durch ein mitgeliefertes Vorlagenpaket, das über sehr viele Musterdokumente verfügt, einfacher und schneller zu realisieren. „Da gibt es vorgefertigte Auswertungen wie Umsatz-, Roherlös- oder auch Lagerstatistiken, Chefauswertungen und vieles andere mehr. Das ist wirklich gigantisch. Auch dass sie individuell veränderbar sind, trägt zu deutlicher Effizienz bei.“ Matthias Engel ist froh, dass er und seine Mitarbeiter seither mit Goliath.NET arbeiten können. Denn mit der neuen Version der ERP-Lösung kann das Systemhaus alle Prozesse abbilden und organisieren. Bei Engel & Engel wird sie für die Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder auch Kostenverwaltung ebenso genutzt, wie das Kampagnenmodul für Akquise-Aktionen. „Außerdem machen wir unsere gesamte Dokumentation und Ticketverwaltung damit. Ein weiterer Vorteil ist die Integration von Outlook für den E-Mail Verkehr.“ Bei der Frage nach der Amortisation, gibt der Systemhaus-Chef zu, „dass die Kosten auf den ersten Blick hoch erscheinen“. Doch im Nachhinein zeigt sich, dass das Preis-/Leistungsverhältnis von MKS durchaus angemessen ist, zumal die Angebote anderer Hersteller teurer gekommen wären. Im Übrigen darf man, so Engel, nicht vergessen, dass mit der ERP-Lösung die gesamte Administration organisiert wird. „Allein der Bereich Kampagnen bringt uns so viele Aufträge und Umsätze, dass sich die Investition schon nach einem Jahr amortisiert hat.“
Das Unternehmen
Das EDV Systemhaus engel&engel GmbH wurde 1990 von den Brüdern Andreas und Matthias Engel in Seesen am Harz gegründet. Seit 2011 ist Matthias Engel alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer. Derzeit betreut das Unternehmen etwa 750 Arztpraxen, Ambulanzen und MVZ in Hessen, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen. Neben der Firmenzentrale in Seesen, unterhält das Systemhaus noch zwei Niederlassungen in Nordrhein-Westfalen, in Wiehl und Münster. Beschäftigt sind bei engel&engel derzeit 17 Mitarbeiter.
