SelectLine Group Referenz: Eigenbetrieb Stadtraumservice Stadt Mannheim
Baukostencontrolling mit GDI Software
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Success Story
Wenn Organisationen unter hohem Zeitdruck wachsen und Aufgabenbereiche zusammengeführt werden, entscheidet die eingesetzte Software maßgeblich über einen stabilen Start. Gefragt ist eine Lösung, die bestehende Schnittstellen weiter nutzen kann, sich zügig erweitern lässt und gleichzeitig genügend Sicherheit bietet, um Updates kontrolliert in den Betrieb zu bringen – ohne den Projektplan zu gefährden. Im Zuge der Neuausrichtung spielte deshalb die GDI Business-Line eine Schlüsselrolle: Statt einen Systemwechsel mit hohen Abhängigkeiten zu riskieren, wurde die Plattform gezielt ausgebaut, um neue Anforderungen schnell produktiv abzubilden. Ein besonderer Schwerpunkt lag dabei auf einem professionellen Baukostencontrolling mit übersichtlichen Dashboards, Budgetsteuerung und aussagekräftigem Berichtswesen. Gemeinsam mit dem betreuenden Partner konnten außerdem Themen wie elektronische Rechnungsverarbeitung, Scanning und Archivierung in eine praxistaugliche Gesamtlösung integriert werden.
Die Ausgangssituation
Es wird sich einiges ändern müssen. Soviel steht für alle Beteiligten fest seit dem Beschluss, den bestehenden Eigenbetrieb Abfallwirtschaft, der sich um Abfallwirtschaft, Stadtreinigung, Deponie und betriebseigene Werkstatt zu kümmern hat, mit den Fachbereichen Grünflächen und Tiefbau zusammenzulegen. Durch den massiv ausgeweiteten Aufgabenbereich kommt besonders der verwendeten Software – bislang die GDI Business-Line – eine zentrale Bedeutung im ambitionierten Umbauprojekt zu. Will man die bestehende GDI-Lösung erweitern oder soll man die Gelegenheit nutzen, alles auf den Prüfstein legen und eventuell sogar auf ein neues System migrieren? Bei der Stadt Mannheim sind ja bereits Systeme im Einsatz, die ihre Befürworter haben. Ob hier wohl Synergien zu heben sind? Die umfassende Evaluation durch die beteiligten Fachbereiche erbringt dann doch überraschend schnell ein klares Bild: Die Erweiterung der GDI Business-Line verspricht deutlich schneller produktiv zu sein, weil bestehende Schnittstellen zu eigener Software weiterbenutzt werden könnten. Weiter beruhigt das Wissen, von der GDI einerseits frühzeitig über Updates informiert zu werden, ohne andererseits sofort jedes Update einspielen zu müssen. Das entspannt die Situation in engen Projektplänen ganz grundsätzlich. Damit verspricht die GDI-Lösung tatsächlich im sportlich engen zeitlichen Rahmen einsatzfähig zu sein – und das dann auch noch zu geringeren Kosten.
Das Projekt
Durch den neuen Aufgabenzuschnitt stehen insbesondere im Baucontrolling umfangreiche Erweiterungen an, schließlich sollen zukünftig statt drei bis vier Projekten in Excel bis zu 140 Bauprojekte auf einem übersichtlichen Dashboard im Blick behalten werden können. In diesem Modul sollen im Wesentlichen alle kaufmännischen Prozesse abgebildet werden, von der Budgetplanung, über die Budgetbereitstellung und Budgetüberwachung bis hin zur Evaluierung sämtlicher Projektkosten von der Planung bis zum erzielten Ergebnis durch ein Berichtswesen.
Die seit langem bewährte Zusammenarbeit mit dem GDI-Partner, Hirschmann Systemhaus bringt das entscheidende Plus an Planungssicherheit . Weil man sich aus der bisherigen Betreuung schon gut kennt und einander versteht, gelingt es zügig, Klarheit herzustellen über den Umfang der notwendigen Erweiterungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung, der Nutzung von QR-Code-Scannern wie auch bezüglich der elektronischen Archivierung. Ganz oben auf der Liste stehen aber die Wünsche in Sachen Baukostencontrolling. Dagegen bestehen die Anpassungen in der Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung im Wesentlichen in der Kontenerweiterung. Für die Anlagenbuchhaltung wurden bereits vom städtischen System rund 80.000 Anlagegüter übertragen. So scheint der straffe Zeitplan noch immer ambitioniert, aber durchaus machbar.
Der Kundennutzen
Nach sechsmonatiger Nutzung ist es für eine abschließende Betrachtung eigentlich noch zu früh. Doch wenn Christian Manes über seine Controlling-Instrumente spricht, klingt er hörbar zufrieden. Gerade im Vergleich mit den verwendeten Systemen anderer Bereiche sind sie „super geworden“. Besonders die Übersichtlichkeit der Software hat es ihm angetan. Vom Ampelsystem, das auf einen Blick sichtbar macht, ob ein Bauprojekt im Budget ist, zeigt er sich regelrecht begeistert. Und so zieht er für sich doch schon so etwas wie ein Fazit zur GDI-Software: „Für die Zwecke des Eigenbetriebs besser als andere“. Gewiss kein Nachteil für die noch anstehenden Herausforderungen im Change- und Digitalisierungsprozess des Eigenbetriebs und der Stadt.
Das Unternehmen
Die Stadt Mannheim, mit rund 300.000 Einwohnern zentral in der Metropolregion Rhein-Neckar gelegen, hat sich früh dem Strukturwandel gestellt. Mittlerweile gehört die Stadt zu den Vorreitern bei der Verfolgung der globalen Nachhaltigkeitsziele der Agenda 2030 (Sustainable Development Goals – SDGs). Mannheim ist geprägt von einem kontinuierlichen Wandel unter Bürgerbeteiligung. Unter anderem wird die ursprüngliche, verwaltende Ämterstruktur in serviceorientierte Einheiten überführt. Auf diesem Weg entsteht Anfang 2020 aus einer umfangreichen Zusammenlegung von Fachbereichen der Eigenbetrieb Stadtraumservice mit ungefähr 1.000 Mitarbeitern und einem Etatvolumen von rund 150 Mio. EUR. Wo bislang vor allem die Entsorgung von Abfällen im Fokus stand, kommt das Management von Bauprojekten als zentrale Aufgabe hinzu.
