SelectLine Group Referenz: control-A Aufzugsprüfung GmbH
Aufzugsprüfer fährt mit ERP-Software Goliath.NET auf Nummer sicher.
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Sicherheit ist oberstes Gebot bei control-A. Der Spezialist für Aufzugsprüfungen legt nicht nur auf die Funktionssicherheit solcher Anlagen höchste Aufmerksamkeit, sondern auch auf die Administration der eigenen Unternehmensprozesse: Hierbei vertraut der in Wien ansässige Betrieb der ERP-Software von MKS. Thomas Gärtner lebt vom ständigen Auf und Ab, und das absolut störungsfrei. Der Geschäftsführende Gesellschafter und seine 13 Mitarbeiter kümmern sich um Aufzüge. Besser gesagt, sie sind österreichweit verantwortlich für die einwandfreie Funktion von gut 8.000 der insgesamt etwa 114.000 Personenaufzüge. Die control-A Aufzugsprüfung GmbH in Wien ist zertifizierter Prüfer für Aufzüge, Tore, Kfz-Parkanlagen und Fahr-, also Rolltreppen. Außerdem ist das Unternehmen berechtigt für das „erstmalige Inverkehrbringen von Liftanlagen“, wie Gärtner ergänzt. Und damit Aufzugsanlagen ihrem Ruf als „weltweit sicherstes Transportmittel“ auch weiterhin gerecht werden, muss control-A als zweitgrößtes Prüfunternehmen, nach TÜV Austria, jährlich die komplette Technik auf Herz und Nieren kontrollieren. Bestehen die Aufzüge das Procedere, „erhalten sie von uns das notwendige Pickerl für einwandfreie Funktion“.
Die Ausgangssituation
Verbunden mit den technisch aufwendigen Prüfverfahren ist die lückenlose Dokumentation aller notwendigen Vorgänge. Außerdem müssen Aufträge und Techniker-Zeiten erfasst, Rechnungen erstellt, Dokumentationen verwaltet und viele andere administrative Tätigkeiten bearbeitet werden. Damit diese Informations- und Verwaltungs-Flut optimal abgearbeitet wird, bediente sich das Unternehmen bis Ende 2020 zweier Softwaresysteme: Eine „mehr oder weniger selbstgebastelte Access-Datenbank für die Auftragsabwicklung“ wie Gärtner berichtet, und ein zweites System für Termine, Zeiterfassung der Mitarbeiter und ähnlichem mehr. „Unser Problem war, dass aber im Laufe der Zeit beide Systeme an ihre Kapazitätsgrenzen gelangten und nicht zu einer Lösung zusammen geführt werden konnten.“ Folglich suchte man in der Firmenzentrale unweit der Donau nach einer zukunftsfähigen Lösung, „ein Software-System, mit dem wir alle Abläufe effizient bearbeiten und verwalten können.“ Die Lösung: Ein ERP-System musste her. Und so durchforstete Gärtner die Webseiten diverser ERP-Anbieter, bis er auf die MKS AG in Friedrichshafen (Bodensee) stieß. Einige Gespräche mit MKS-Vorstand in dessen Firmenzentrale später, war sich der control-A-Chef im September 2018 sicher, „dass wir künftig deren ERP-Lösung MKS Goliath.NET einsetzen wollen, zumal die Software auch über die für Österreich spezifischen Abrechnungs- und steuerrelevanten Faktoren verfügt“. Die MKS AG arbeitet bereits seit einigen Jahren mit österreichischen Kunden zusammen, hat deshalb ihre ERP-Software für diesen Markt entsprechend angepasst. Neben diesen Faktoren kam es Gärtner vor allem darauf an, dass er künftig ein „vollumfassendes System für alle Wirtschaftsdaten und technischen Gerätedaten“ einsetzen kann. Und Spezifikationen, die nur in seiner Branche vorkommen, „haben wir gemeinsam mit MKS für das ERP-System aufbereitet und in Goliath.NET integriert“.
Das Projekt
Damit dies alles möglichst reibungslos und zügig von statten gehen konnte, hat Gärtner im Unternehmen ein „kleines Projektteam gebildet“, das unter anderem alle Dokumente und Spezifikationen ERP-gerecht vorbereiten konnte. Das war im Juni 2020. Von diesem Zeitpunkt an standen die vorbereitenden Tätigkeiten und die Einführung der ERP-Software im Vordergrund. Zugleich war Gärtner entschlossen, sich intensiv in das Projekt einzubringen, unabhängig vom Tagesgeschäft als Geschäftsführer. „Letztendlich war dies die richtige Entscheidung. Denn jetzt kenne ich mich so gut mit den Funktionen und Features von MKS Goliath.NET aus, dass wir von allen Möglichkeiten der Lösungen profitieren können.“ Wesentlich bei einem solchen Projekt sind dabei zwei Dinge, die Gärtner jedem Unternehmen empfehlen würde: Klare Zuständigkeit im Unternehmen, wer federführend mit der ERP-Einführung, „und das in allen Phasen“, betraut ist und klare Terminierung, wann das System gestartet werden soll. „Bei uns war das der 1. Januar 2021.“ Trotz guter Vorbereitung und klarer Kompetenzen kann es während der Vorbereitung und auch während der Installation durchaus zu kleineren Verzögerungen kommen. Doch insgesamt blickt Gärtner zufrieden auf die Projektphase, „auch weil wir jederzeit sehr gut durch MKS unterstützt worden sind, sei es bei den Planungen, während der gesamten Installationsphase, den Online-Schulungen über die MKS-Akademie und natürlich bei der Fernwartung“.
Der Kundennutzen
Im Wesentlichen nutzt jetzt control-A die ERP-Software von MKS für den kompletten Angebotsablauf, für Aufträge und Rechnungsstellung sowie der kompletten Geräteverwaltung. Ebenso die komplette Buchhaltung, die über Win-Data abgewickelt wird und per Schnittstelle über den Steuerberater mit der DATEV korrespondiert. Unverzichtbar ist für Gärtner die Integration von Outlook in MKS Goliath.NET, um darüber alle Aufgaben, Erinnerungen und vor allem auch Auswertungen effizient abarbeiten zu können. Einzig bei den Service-Tickets gibt es noch Nachholbedarf: „Das dafür notwendige Offline-Modul funktioniert noch nicht so wie wir es uns wünschen. Aber da arbeitet MKS emsig an einer Lösung.“ Deshalb ist der Geschäftsführer überzeugt, dass bis zum Jahresende das Ticket-System vollumfänglich genutzt werden kann. „Dann werden nicht nur die vier Damen im Büro, unser Vertriebsmitarbeiter und ich mit Goliath.NET arbeiten, sondern auch unsere Techniker.“ Der control-A-Chef möchte keinesfalls mehr auf den Einsatz der ERP-Software verzichten. Bereits jetzt konnte die Effizienz aller Verwaltungsbereich deutlich erhöht und die Beschäftigten entlastet werden. Bei der Frage nach Kosten und Einsparungen kann sich Gärtner noch nicht abschließend äußern. „Sicherlich muss erst einmal investiert werden. Auch zusätzliche Funktionen, Optimierungen und Support fließen in die Projektkosten ein, ebenso wie zusätzliche, individuelle Schulungen, und nicht zuletzt der Zeitaufwand, den die mit der Projektphase betrauten Mitarbeiter haben. Doch mittelfristig, in unserem Fall sicherlich ab kommenden Jahr, werden sich die Einspareffekte einstellen; zusätzlich zu den schon heute spürbaren Zeiteinsparungen.“ Deshalb bereut er die Entscheidung nicht, auf ein ERP-System, auf MKS Goliath.NET umgestellt zu haben. „Daran führt kein Weg. Darum würde ich es auch anderen Unternehmen empfehlen.“
Das Unternehmen
Die control-A Aufzugsprüfung GmbH mit Sitz in Wien wurde 2013 gegründet. Das Unternehmen ist in Österreich das zweitgrößte zertifizierte Prüfunternehmen für Aufzüge, Rolltreppen, Toranlagen und Kfz-Parkanlagen. Das Unternehmen beschäftigt 13 Mitarbeiter, überwiegend Techniker und Prüfingenieure. Jährlich werden etwa 8.000 Aufzugsanlagen von control-A geprüft. Insgesamt gibt es in Österreich rund 114.000 solcher Anlagen. Diese Arbeiten dürfen nur von zertifizierten Fachleuten vorgenommen werden. Die Funktionsprüfungen müssen einmal jährlich erfolgen und werden durch eine Prüfplakette bestätigt. Aufzüge gibt es seit knapp 170 Jahren: Elisha Graves Otis, Mechanikermeister aus den USA, erfand 1853 eine Fangvorrichtung, die verhindert, dass bei reißenden Seilen die Kabinen abstürzen. 1861 wurde die Technik zum Patent angemeldet.
