SelectLine Group Referenz: BAGHUS GmbH
Schritt für Schritt zu mehr Effizienz
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Success Story
Bei Baghus hat Sicherheit Priorität. Damit verdient das IT-Systemhaus sein Geld. Der Full-Service-Dienstleister kümmert sich um die lokale und cloudbasierte IT-Infrastruktur seiner Kunden. Seit 2005 administriert das mittelständische Unternehmen alle Abläufe mit einer ERP-Lösung der MKS AG. Nach der Migration auf MKS Goliath.NET arbeitet Baghus deutlich effizienter. Die Corona-Pandemie belastet nahezu alle Unternehmen. Einen Aufwärtstrend erwarten Wirtschaftsverbände und Wirtschaftsweisen, Politik und Bundesbank frühestens für 2021, abhängig von der weiteren Entwicklung der Epidemie im kommenden Jahr. Den Einbruch in der Binnen- und Außenwirtschaft spüren nicht zuletzt auch die IT-Systemhäuser, wenngleich die Auftragslage der Dienstleister recht unterschiedlich ausfällt. André Bittruf, Geschäftsführender Gesellschaft der Baghus GmbH in München, beurteilt die wirtschaftliche Situation für sein Systemhaus als momentan durchweg gut, hält sich aber bei der Frage nach einer mittelfristigen Prognose zurück. Es gibt, wie er sagt, Pandemie-bedingt zu viele Unsicherheiten. Derzeit kann er sich aber nicht beschweren: „Im März 2020 hatten wir den stärksten Dienstleistungsmonat bei der Bereitstellung und Betreuung von Infrastrukturen überhaupt. Viele unserer Kunden haben ihre Infrastruktur ausgebaut, auch weil mehr denn je das Thema Sicherheit in den Firmen an Bedeutung gewinnt.“ Vor allem die Verlagerung der Bürotätigkeiten ins Homeoffice stellt die Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Hier setzt das IT-Systemhaus an, unterstützt die Kunden im Bereich IT-Security und als Spezialist für Client Management.
Die Ausgangssituation
Bereits mit der Gründung 2001 setzte das Systemhaus auf Dienstleistungen rund um die digitale Transformation in den unterschiedlichsten Branchen, vorwiegend mittelständische und größere Unternehmen. Mit wachsendem Auftragsvolumen nahm auch der interne Organisationsaufwand zu. „Vor etwa 15 Jahren merkten wir, dass die administrativen Aufgaben und Abläufe im Unternehmen mit herkömmlichen Softwarelösungen nicht mehr effizient steuerbar waren.“ Firmenchef Bittruf entschloss sich, die Unternehmensabläufe über eine ERP-Software zu administrieren. „Wir haben uns damals auf dem Markt umgesehen, sind verhältnismäßig schnell mit der MKS AG in Friedrichshafen handelseinig geworden und haben unser System an die Warenwirtschaft von MKS angepasst“, erinnert er sich. „Neben vielen anderen Vorzügen brauchten wir jetzt nicht mehr die Rechnungen über Excel erstellen.“ Und mit dem Einsatz weiterer Module wurde die ERP-Lösung MKS Goliath unverzichtbar für die Administration bei BAGHUS. Aus dieser Erfahrung heraus gab es für den Geschäftsführer kein langes Überlegen, als er vor etwa vier Jahren vom Vertrieb der MKS AG auf die neue, deutlich umfangreichere ERP-Software MKS Goliath.NET angesprochen wurde. Zudem besuchte Bittruf 2016 die MKS User Conference am Firmenstandort in Friedrichshafen, um sich genauer über die neue ERP-Lösung zu informieren. „Allein die Tatsache, dass die Lösung Microsoft SQL kompatibel ist, hat mich schon fasziniert.“ Nach der ersten Produktdemonstration entschied er sich für die Systemhaus-Edition der neuen ERP-Lösung und nahm den Umstieg in Angriff. Allerdings, wie Bittruf betont, „haben wir nicht alle Module auf einmal implementiert, sondern nur jene aus dem umfangreichen Portfolio der Edition, die wir benötigen, also das, was zu uns passt“. So war ihm beispielsweise die Zeiterfassung für Techniker ein primäres Anliegen. „Wir brauchen Zeitkonten allein schon deshalb, weil wir unseren Kunden auch telefonische Verfügbarkeit verkaufen. Solche Leistungen müssen genau dokumentiert und später abgerechnet werden.“
Das Projekt
Ohnehin bewertet Bittruf die Techniker Steuerung als eines der wichtigsten Feature. „Alle unsere Techniker führen ihre Zeitkontenbuchungen im Service-Modul von MKS aus. Das erleichtert uns die Stundenabrechnung ungemein.“ Auch deshalb, weil mit Goliath.NET die Prozessabläufe optimiert wurden. „Zum Beispiel wenn wir am Monatsende einen Bericht für unsere Kunden generieren, aus dem sie das Aufwandsvolumen ersehen und prüfen können. Nach der Bestätigung durch den Kunden, kann ich mit zwei Klicks aus dem Servicebericht heraus die Rechnung erstellen und diese sofort in die Faktura geben. Über die Fibu-Schnittstelle geht Rechnung zum Steuerberater und dann weiter zur Datev. Durch diesen automatisierten Prozessablauf sparen wir uns eine speziell für den Faktura-Bereich tätige Arbeitskraft. Außerdem läuft über das System auch das Mahnwesen. Ein weiterer Vorteil bei Goliath.NET ist der Datenaustausch mit der Onlinebanking Software Windata.“ Als große Erleichterung verweist Bittruf auf die Bestbuy-Einrichtung von COP Software, auf die er beim Hardwareverkauf nicht mehr verzichten möchte: „Ich sehe alle Lieferanten, ihre Produkte, Preise und die Verfügbarkeit auf einen Blick. Kann so innerhalb kürzester Zeit meinen Kunden ein Angebot mit den notwendigen Informationen vorlegen beziehungsweise mailen. Diese Features sind für mich das schlagende Argument gewesen, weiter mit der MKS Lösung zu arbeiten.“ Als nächsten Schritt plante der BAGHUS-Chef die Einführung des Arbeitszeiterfassungs-Moduls, um den Mitarbeitern flexiblere Arbeitszeitmodelle zur Verfügung zu stellen. „Auch nach der durch Corona bedingten Homeoffice-Phase werden meine Mitarbeiter hin und wieder von daheim aus arbeiten wollen.“ Überhaupt hat sich die schrittweise Implementierung der einzelnen Module als ideal erwiesen. Dazu gehörte im vergangenen Jahr die Einführung der Urlaubszeiterfassung und im Jahr zuvor Integration des Vertragsmanagers.
Der Kundennutzen
Die langjährige Zusammenarbeit mit dem Softwareunternehmen aus Friedrichshafen resultiert sicherlich auch aus der guten Betreuung durch den Projektleiter von MKS. „Er hat uns smart und unaufgeregt während der Migration vom alten Goliath zu Goliath.NET durch die gesamte Projektphase begleitet. Das hat ganz exzellent geklappt.“ Zudem nutzen Bittruf und seine Mitarbeiter die von MKS angebotenen Online-Schulungen, „soweit sie für uns wichtig sind“. Natürlich, so der Systemhaus-Chef, knirscht es auch mal zwischen MKS und BAGHUS. „Aber das kommt selten vor, und wenn, dann meist bei besonderen Wünschen zur Prozessoptimierung. In der Regel finden wir aber schnell eine gemeinsame Lösung.“ So beispielsweise beim Ticketsystem. „Wir werden unser, ebenfalls Datenbank-basierendes Ticketsystem behalten, aber eine Schnittstell zu Goliath nutzen. So müssen die Techniker nicht in zwei Systemen buchen.“ Das wird laut Bittruf auf jeden Fall noch in diesem Jahr realisiert. Und was hat er für die Zukunft geplant? BAGHUS-Chef Bittruf: „Ich werde sicherlich noch das eine oder andere Modul implementieren, aber immer bedarfsorientiert, also Schritt für Schritt.“
Das Unternehmen
Die BAGHUS GmbH EDV- und Internetdienstleistungen, 2001 mit Hauptsitz in München gegründet, unterhält zusätzlich eine Dependance im oberbayerischen Murnau. Der Full-Service-Dienstleister bietet zukunftssichere und skalierbare IT-Konzepte, fachgerechte Installation und den störungsfreien Betrieb leistungsfähiger und hochsicherer IT-Systeme an. Mit 24 Mitarbeitern, vorwiegend Techniker, wächst das IT-Systemhaus kontinuierlich. BAGHUS betreut mittelständische und größere Unternehmenskunden aus nahezu allen Branchen: von der Biotechnologie über Arzneimittelanalytik, Rüstung und Maschinenbau, bis hin zum Gesundheits- und Privatkundenbereich. Tätig ist das Systemhaus im gesamten Bundesgebiet, der Schweiz und Norditalien – bei Bedarf auch außerhalb Europas: So bei einem Kunden, der mit 26 Niederlassungen weltweit vertreten ist.
