ERP-System für Bürotechnik- und Kopierfachhandel: MKS Copy & More Edition

Das ERP-System vom Branchenexperten

Geschäftsmann drückt den Knopf auf dem Bedienfeld eines Kopierers.

Ideal und maßgeschneidert für den Bürotechnik- und Kopierfachhandel

Copy & More ist eine umfangreiche Erweiterung des Warenwirtschaftssystems MKS Goliath.Neo – Systemhaus. Speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen des Bürotechnik- und Kopierfachhandels ausgerichtet, optimiert Copy & More Ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich und nachhaltig.

Der modulare Aufbau, die offenen Schnittstellen und eine hohe Integrationstiefe sprechen für sich: Copy & More ist genau die richtige Lösung für Ihre Prozesse. Überzeugen Sie sich selbst!

Die Copy & More ERP-Branchenlösung zeichnet sich durch eine anwenderfreundliche und einfache Bedienbarkeit aus und verfügt über vielfältige Schnittstellen zu gängigen Fleetmanagern, EDI Bestellanbindungen sowie Finanzbuchhaltungs- und weiteren Systemen.

Die Branchenlösung – handeln und entscheiden mit System

MKS Goliath.Neo verbindet Technologien mit hoher Integrationstiefe, um Prozesse zu vereinfachen und wo sinnvoll zu automatisieren. Copy & More erweitert das System um eine durchgängige Historie zu Verträgen, Geräten und Kunden – inklusive Servicezeiten, Verbrauchsmaterial, Ersatzteilen und Aufwendungen. Das schafft konsistente Abläufe und nachvollziehbare Dokumentation.

Webbasiertes Userportal für Arbeiten beim Kunden vor Ort

Webbasiertes Kundenportal mit tiefer Prozessintegration

Integrierte Telefonanbindung (z. B. 3CX)

Zählerstände einlesen (Fleetmanagement-Systeme oder Excel)

Integrierte Lizenzüberwachung

Warenwirtschaft – praxisorientiert und bewährt

MKS Goliath.Neo unterstützt eine effiziente Ressourcenplanung und sorgt für transparente Steuerung und zuverlässiges Controlling. Tätigkeiten werden zentral und ohne Medienbruch erledigt – aus einer vertrauten Arbeitsumgebung. Kennzahlen, Auswertungen und eine saubere Dokumentation bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Schnittstelle zu mobilen Scannern für Lager und Inventur

Integriertes RMA-Modul

Integrierter Barverkauf (TSE-Zulassung)

Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online (Belegtransfer) und weiteren FiBu-Schnittstellen

Funktional und effizient – Vorgangsverwaltung für Maschinenhistorie

Copy & More ergänzt MKS Goliath.Neo um Funktionen, die speziell im Bürotechnik- und Kopierfachhandel gefragt sind. Zentrale Datenhaltung sorgt dafür, dass Informationen entlang der Wertschöpfungskette sauber zusammenlaufen.

Geräteverwaltung und Maschinenhistorie

Erfassung aller Daten zu Vertrag, Gerät und Kunde

Einsatzplanung für Service-Techniker inkl. MS Outlook® / Exchange®

Zählerstände einlesen (Fleetmanagement-Systeme oder Excel)

Anbindung an gängige Fleetmanagement-Systeme

Wirtschaftlich und transparent – Kosten und Kontrolle

Plausibilitätsprüfungen erkennen Auffälligkeiten bei Verbrauch und Service frühzeitig. Kosten pro Verbrauchseinheit lassen sich laufend verfolgen; Erlöse und Aufwendungen werden zuverlässig Verträgen zugeordnet. So bleiben Margen und Wirtschaftlichkeit jederzeit transparent.

Plausibilitätsprüfung der Verbrauchs- und Serviceaufwendungen

Gesamtkostenrechnung und Kosten pro Verbrauchseinheit

Einzel- und Poolabrechnung bei Mehrverbrauch

Staffelpreise, Test-/Freikopien, Mehr- und Minderkopien

Frühwarnsystem für Auffälligkeiten bei Verbrauch und Service

Alle Informationen im Kundenportal

Mit dem Kundenportal hat auch Ihr Kunde alle wichtigen Informationen immer zur Hand. Ihr Kunde können unterandere Störungen melden, Verbrauchsmaterialien bestellen oder Zählerstände manuell erfassen. Dies sind jedoch nur einige der Möglichkeiten, welche Ihre Kunden im Kundenportal haben.

Eine weitere Funktion im Kundenportal ist der Geräte Umzug. Hier kann Ihr Kunde die Standortinformationen eines Gerätes ändern, wenn er es selbst an einen neuen Standort gebracht hat oder er kann eine Unterstützung durch Ihre Techniker beantragen.

Mit der Copy & More Übersicht, haben Sie alle Informationen

Das Dashboard für die Copy & More Verträge, bietet Ihnen alle wichtigen Informationen. Sie sehen Ihre Einnahmen, die Zählerstände, Trendentwicklungen, Verbrauchsmaterialien und vieles mehr. Behalten Sie den Überblick und treffen Sie mit nur wenigen Klicks alle wichtigen Entscheidungen.

Alles für mehr Effizienz in der Kopier- und Druckdienstleister Branche

Die Copy & More Edition bietet Geräte- und Vertragsverwaltung, Zählerstandserfassung, Leasing- und Mietabwicklung, Service- und Wartungsmanagement, Material- und Verbrauchsverwaltung, Ticket- und Einsatzplanung, Angebot- und Auftragswesen sowie integrierte Abrechnung. Alle Funktionen sind speziell auf Kopierfachhandel und Büromaschinenverleih zugeschnitten.

Funktionsüberblick

Vertragsverwaltung

Spezieller Copy & More-Vertragsmanager Vorteile: Erfassung aller Daten zu Vertrag, Gerät mit Zubehör und Kunde, Einzel- und Poolverträge, Staffelpreis, Test- und Freikopien, Mehr- und Minderkopien, Übernahme der Verträge aus dem Vertriebsmodul anhand des Lieferscheins, manuelle Erfassung möglich, Import von Verträgen möglich, Ersatzteilinformationen, Zählerstände, Umfangreiche Vertragsauswertungen, z.B. Gesamtkostenrechnung und Kostenberechnung pro Verbrauchseinheit, komplette Integration in das Goliath.NET Basis ERP System, vertragsbezogene Rechungsformate, Zahlungskonditionen, Lastschrifteinzüge, Geräte Rücknahme, Verbrauchsmaterialsteuerung pro Gerät, Erfassung von einmaligen Kosten und Erlösen auf einer Vertragsposition, Abrechnungstexte für Pauschale, Miete und Verbrauch selbst bestimmen, Versand von Zählerlisten.

Gerätepools

Copy & More unterstützt auch Poolverträge, in denen mehrere Geräte eines Kunden zusammengefasst sind und pauschale sowie variable Anteile abgerechnet werden. Grundsätzlich werden unterschiedliche Vertragsbestandteile berücksichtigt. Dazu gehören monatliche Mieten, Wartungspauschalen sowie Mindest- und Zählerumsätze. Ferner werden mehrere Staffelpreise, unterschiedliche Preise für Farb- und Schwarz/Weiß- Kopien, Auf- und Abschläge für Mehr- bzw. Minderkopien sowie Test- und Freikopien beachtet..

Geräteverwaltung

Mit der Copy & More Edition lassen sich sowohl kundeneigene Geräte als auch Geräte Dritter verwalten. Dabei spielt es keine Rolle ob sich das Gerät in einem Vertrag oder vertragsunabhängig ist. Hier werden detaillierte Standortinformation, Zubehör und Informationen zur Inventarisierung zu den Maschinen verwaltet. Ebenso können alte und neue Geräte in einen Vertrag aufgenommen werden. Der schnelle Import von Gerätedaten ist von hier aus genauso möglich. Abrechnungen können per Knopfdruck erstellt werden. Zudem können Lebenszyklussimulationen durchgeführt werden und es steht allen Kunden und Geräten eine Maschinen-Historie zur Verfügung. In der Geräte Verwaltung können Sie Gerätestammblätter mit allen vorhandenen Informationen erstellen. Ebenfalls kann ein Gerät von einem Kunden oder aus dem Pool der Gebrauchtmaschinen zu einem anderen Kunden umgezogen werden, dabei bleibt die Maschinen-Historie erhalten. Auch können vertragsunabhängige Geräte bei einem Kunden über die Geräte Rücknahme zurückgenommen werden

Verbrauchsmaterial

Umfangreiche Stammdaten sowie Vertrags- und Gerätebezogene Funktionen Pflege von Verbrauchsmaterial und Zubehör/Optionen bei den Modellen, Steuerung des Verbrauchsmaterials ebenfalls über den Vertrag möglich, Pflege von Business Rules/Autoartikel (Artikel, welche in der Auftragsverwaltung automatisch hinzugefügt werden, wenn das Modell aufgenommen wird; z.B. Urheberrechtspauschale), Verrechnungsschema für das Abbilden von Leistungen in den Verträgen (All-Inklusive, nur SW Toner, keine Toner und nur Anfahrten und Dienstleistung), Direktlieferungen Projektpreise, Erzeugung von Bestellungen, Abbilden von Geschwindigkeitsoptionen der Herstellern Xerox, HP und Kyocera und der daraus resultierenden Änderungen der kompatiblen Verbrauchsmaterialien, Tonermeldung Liveabfrage des aller Tonerstände der Maschine (in Planung), Tonermeldungen bei einem Kunden sammeln (in Planung).

Fleetmanager-Integration

In MKS Copy & More lässt sich Ihr Fleet Management perfekt integrieren. Mit einer Fleet Management Integration kann die Einsatzbereitschaft oder die Verfügbarkeit einer Flotte sichergestellt werden, welche für die Durchführung der relevanten Prozesse notwendig sind. Für die Klick-Abrechnungen können die Zählerstände aus dem Fleetmanager importiert werden. Copy & More kann, wenn die technischen Voraussetzungen erfüllt sind Zählerstände, Tonerverbrauchs-, Alarm- und Fehlermeldungen sowie zusätzliche Gerätedaten aus den Fleetmanagement Systemen importieren.

Service-Ticket-Modul

Das Service-Ticket-Modul ist ein integrierter Bestandteil von Copy & More. Es nutzt die Stammdatensätze von Kunden und Mitarbeitern, von Artikeln mit Seriennummern und selbstverständlich die Auftragsverwaltung mit all ihren Möglichkeiten. Das Modul bietet insbesondere den Vorteil der schnellen Erfassung aller Parameter, die der Techniker benötigt, um den Auftrag zur Zufriedenheit des Kunden durchzuführen. Die Masken sind speziell für den Einsatz im Service-Bereich zugeschnitten. Alle branchentypischen Informationen werden bei Auftragserteilung hier erfasst und bilden die Basis für nachgelagerte Prozesse. Davon profitiert letztendlich auch der Kunde. Im Bereich von Copy & More stehen dem Techniker ebenfalls alle Gerätespezifischen Informationen, wie Garantie, Installationsdatum, Standort, Ansprechpartner, Zubehör und die Maschinen-Historie zur Verfügung. Neue Serviceaufträge können durch Ihre Kunden sowohl über das Kunden Portal als auch über die Serviceticket Automatik Copy & More erzeugt werden. Dabei wird eine E-Mail an eine Support E-Mail-Adresse versendet. Unser Outlook-Scanner prüft den E-Mail Body ob es hier Schlüsselwörter wie Seriennummer, SN oder Geräte-ID vorhanden sind. Wird ein solcher Wert gefunden wird anhand der Seriennummer oder Geräte-ID nach einem aktiven Gerät in einem Vertrag oder Vertragsunabhängig gesucht. Wird es gefunden, dann wird der Serviceauftrag auf den Kunden und das Gerät erstellt und mit den entsprechenden Informationen Ihres Kunden ergänzt.

Einsatzplanung

Die Techniker-Einsatzplanung bringt noch mehr Komfort in die Planung, Verwaltung und Steuerung der Ressource „Techniker“. Die Einsatzsteuerung wird deutlich optimiert und gewinnt an Geschwindigkeit die Service-Mitarbeiter können ihre Termine in MS Outlook® planen und an MKS Goliath.NET durch ExchangeWebService übergeben. Die Techniker-Einsatzplanung bietet eine zuverlässige und präzise Planung der Ressourcen Ihrer Techniker. Berücksichtigt werden die Verfügbarkeit, sowie Faktoren wie Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheit. Die Maske ist übersichtlich und funktionell aufgebaut. Über die Pflege des Status eines Serviceauftrags lässt sich schnell und einfach klären, wie der aktuelle Stand des Tickets ist. Somit kann bei einem Anruf des Kunden eine zuverlässige Aussage getroffen werden, was der nächste Schritt ist. Durch die Routenplanung können Techniker zur vereinbarten Zeit zur korrekten Adresse und die für den Einsatz benötigten Teile terminiert werden (in Planung)

Userportal

Mit dem Techniker-Online-Portal werden Techniker je nach Qualifikation und Auslastung eingeplant. Die Techniker können Service- und Reparaturaufträge einfach und schnell, auch von unterwegs aus, anlegen und verwalten. Hierfür ist lediglich eine Internet-Verbindung zum Server erforderlich. Gleichzeitig werden die Projektzeiten des Technikers übertragen und können auf diese Weise direkt abgerechnet werden. Benötigte Ersatzteile können vor Ort dem Serviceauftrag hinzugefügt werden. Dabei kann auf das Technikerlager Ihres Mitarbeiters zugegriffen und das benötigte Material abgebucht werden. Sollte das Material nicht vorhanden sein sind die benötigten Teile bereits erfasst und sofort für die Beschaffung ersichtlich. Vor Ort kann von Ihrem Kunden ein erstellter Tätigkeitsnachweis mit Materialliste digital unterschrieben werden. Über das User Portal kann ebenfalls auf die Geräte Informationen und die Maschinen-Historie zurückgegriffen werden. Dies senkt die Kosten für Ihren Papierverbrauch und schont die Umwelt.

Kundenportal

Erhalten Sie umfassende Zugriffe auf freigegebene Dokumente. Im Kunden Portal hat Ihr Kunde einen Überblick über die offenen Serviceaufträge und Tonerbestellungen. Ebenfalls können Sie im auch seine Verträge bei Ihnen einsehen lassen. Somit hat Ihr Kunde jederzeit einen guten Überblick über seine im Vertrag befindlichen Maschinen. Sollte eine Störung auftreten kann diese direkt im Kunden Portal aufgegeben werden. Dabei können weitere Dokumente oder Bilder hinzugefügt werden. Durch diese Möglichkeit verbessern sich die Qualität der Informationen für Ihre Techniker und können schneller anhand der Informationen die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Ebenfalls reduziert dies Ihren Aufwand selbst Tickets über Telefon oder per E-Mail für Ihre Kunden anzulegen. Auch können Kunden im Kundenportal, welche zum Beispiel nicht über ein Fleetmanagment System angebunden sind, Ihre Tonerbestellungen für ein Gerät aufgeben. Dabei steht dem Kunden nur das Verbrauchsmaterial zur Verfügung, welches Sie dem Gerät oder dem Vertrag zugeordnet haben. Außerdem können die Kunden ihre Zählerstände für die Geräte im Kunden Portal für den nächsten Abrechnungszeitraum hinterlegen. Dabei findet eine Plausibilitätsprüfung statt. Somit wird sich die manuelle Erfassung der Zählerstände weiterhin reduzieren. Eine weitere Funktion im Kundenportal ist der Geräte Umzug. Hier kann Ihr Kunde die Standortinformationen eines Gerätes ändern, wenn er es selbst an einen neuen Standort gebracht hat oder er kann eine Unterstützung durch Ihre Techniker beantragen.

Technikerlager

Es besteht die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern ein Technikerlager zur Verfügung zu stellen. Dort können ebenfalls Lagerminimalbestände für gewisse Verbrauchsmaterialien oder Ersatzteile hinterlegt werden. Der Techniker kann vor Ort bei einem Kunden sich nur aus seinem Technikerlager bedienen, falls er direkt das Ersatzteil dabeihat. Der Vorteil ist, dass Sie immer einen aktuellen Stand über Ihre Lager haben und wo ein Mitarbeiter für den nächsten Tag noch neues Material benötigt, da sein Minimalbestand unterschritten ist. Somit kann ein Mitarbeiter an Ihrem Standort am späten Nachmittag die Bestände prüfen und für die Kollegen das benötigte Material aus Ihrem Hauptlager umbuchen und für den nächsten Tag bereitlegen. Auch bei der Inventur müssen diese Lager berücksichtig werden und erleichtern das Zählen.