Der Handel verlagert sich zunehmend in die digitale Welt. Seit Jahren boomt die E-Commerce-Branche. Dabei sind geringe Einstiegsbarrieren Fluch und Segen zugleich. Mit der Konkurrenz Schritt zu halten und dem Kunden ein einmaliges Einkaufserlebnis zu bieten, ist gar nicht so leicht. Damit ein Unternehmen auf Dauer erfolgreich ist, braucht es effiziente Prozesse. Ein ERP-System kann dabei helfen, alle Geschäftsprozesse verschiedener Abteilungen und Funktionen durch die zentralisierte Anwendung zu verwalten. Es ermöglicht Transparenz und einheitliches Handeln innerhalb eines E-Commerce-Unternehmens. In diesem Blogbeitrag klären wir, was ein ERP-System ist, wie es Unternehmen unterstützen kann und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt.
Was ist eine ERP-Software?
Effizienz und Transparenz sind im E-Commerce der Schlüssel zum Erfolg. Eine funktionsübergreifende ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning-System) ermöglicht genau das. ERP beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Eine ERP-Software ermöglicht Unternehmen, alle Prozesse zentral zu planen, steuern und zu überwachen. Dazu werden sämtliche Prozesse digital abgebildet und auf eine zentrale Datenbank zusammengeführt. Auf diese Art und Weise können Prozesse deutlich verschlankt und abteilungsübergreifend aufgesetzt werden.
Ein ERP-System sollte bestimmte Eigenschaften besitzen, um ein E-Commerce Unternehmen optimal unterstützen zu können. Die oberste Priorität eines Webshops besteht darin, dass die Ware schnellstmöglich beim Kunden eintrifft. Am liebsten ist es dem Kunden, wenn er in Echtzeit die Informationen zum jeweiligen Status sieht. Dafür ist es praktisch, wenn der Onlinehandel auf die Daten der Warenwirtschaft zurückgreifen kann. Das System hat Zugriff auf die Lagerbestände und kann eine Bestellung sofort in die Kommissionierung weiterleiten. Zusätzlich kann sofort eine Rechnung erstellt und der Verkauf gebucht werden.
Eine weitere hilfreiche Funktion für das E-Commerce-Business ist ein Customer-Relationship-Management. Das Ziel eines jeden Dienstleisters sollte ein hervorragender Kundenservice sein, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Ein CRM-System kann dabei helfen. Darin werden sämtliche Daten des Kunden gespeichert, so auch seine bisherigen Käufe. Durch die direkte Verbindung können Mitarbeiter einsehen, wenn der Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, ihn sofort bestmöglich beraten und gegebenenfalls ein Folgeangebot unterbreiten.
Auch ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS, kann direkt in ein ERP-System integriert werden. Dieses System zentralisiert sämtliche Unternehmensdaten. So werden zum Beispiel erstellte Rechnungen automatisch den entsprechenden Ablageordnern zugewiesen und dort gespeichert.
Ein ERP-System sollte bestimmte Eigenschaften besitzen, um ein E-Commerce Unternehmen optimal unterstützen zu können. Die oberste Priorität eines Webshops besteht darin, dass die Ware schnellstmöglich beim Kunden eintrifft. Am liebsten ist es dem Kunden, wenn er in Echtzeit die Informationen zum jeweiligen Status sieht. Dafür ist es praktisch, wenn der Onlinehandel auf die Daten der Warenwirtschaft zurückgreifen kann. Das System hat Zugriff auf die Lagerbestände und kann eine Bestellung sofort in die Kommissionierung weiterleiten. Zusätzlich kann sofort eine Rechnung erstellt und der Verkauf gebucht werden.
Eine weitere hilfreiche Funktion für das E-Commerce-Business ist ein Customer-Relationship-Management. Das Ziel eines jeden Dienstleisters sollte ein hervorragender Kundenservice sein, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Ein CRM-System kann dabei helfen. Darin werden sämtliche Daten des Kunden gespeichert, so auch seine bisherigen Käufe. Durch die direkte Verbindung können Mitarbeiter einsehen, wenn der Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, ihn sofort bestmöglich beraten und gegebenenfalls ein Folgeangebot unterbreiten.
Auch ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS, kann direkt in ein ERP-System integriert werden. Dieses System zentralisiert sämtliche Unternehmensdaten. So werden zum Beispiel erstellte Rechnungen automatisch den entsprechenden Ablageordnern zugewiesen und dort gespeichert.
Lohnt sich ein ERP-System im E-Commerce?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. ERP kann besonders im Bereich des Onlinehandels viele Prozesse vereinfachen. Wer online verkaufen will, nutzt meistens einen eigenen Webshop. Bestelleingänge, Lagerbestände und Rechnungen werden zu Beginn meist manuell in Excel-Tabellen festgehalten. Doch was ist, wenn der Shop erfolgreicher wird? Wir stellen uns einmal vor, wir sind Besitzer eines Onlineshops. Die aktuellen Zahlen werden von uns regelmäßig übermittelt und in einer Tabelle eingetragen. An einem Tag werden besonders viele Bestellungen in Auftrag gegeben. Wir kommen kaum hinterher, weil jede Bestellung einzeln mit dem Bestand abgeglichen werden muss. Das kostet Zeit. Ein Produkt kann schnell „out of stock“ sein und von Kunden dennoch bestellt werden. So kommt es zu langen Wartezeiten und Kundenunzufriedenheit. Wie in diesem Beispiel aufgezeigt wurde, kann ein enormer Zuwachs an Bestelleingängen und Kunden eine echte Herausforderung werden. Die verschiedenen manuellen Systeme und Listen reichen nicht mehr aus. Die Folge sind zeitversetzte Datenpflege, keine Transparenz und fehlender Überblick über das Unternehmen. Fehler schleichen sich ein und auf Unregelmäßigkeiten und Marktveränderungen wird viel zu spät reagiert.
Mit einem ERP-System kann das alles ganz anders laufen. Ein ERP-System nimmt alle notwendigen Daten des Kunden auf und speichert sie in einer großen Datenbank. Zeitgleich wird automatisch geprüft, ob der Artikel vorrätig ist. Nach der Bestätigung wird das Produkt ohne Zeitverlust und menschlichen Arbeitsaufwand virtuell zur Seite gelegt und die Information an den Verantwortlichen für den Versand weitergeleitet. Zusätzlich werden noch Packzettel und Versandetiketten gedruckt. Alles in Echtzeit und ohne manuellen Aufwand. Gleichzeitig wird der Bestand im System reduziert und die Produktion informiert, dass weitere Ware produziert werden sollte. Besonders wenn man Omni- oder Multichannel Händler ist und damit über verschiedene Kanäle Produkte verkauft, erhöht sich die Komplexität für diese Prozesse exponentiell, wodurch ein ERP-System oft unerlässlich wird.
Mit einem ERP-System kann das alles ganz anders laufen. Ein ERP-System nimmt alle notwendigen Daten des Kunden auf und speichert sie in einer großen Datenbank. Zeitgleich wird automatisch geprüft, ob der Artikel vorrätig ist. Nach der Bestätigung wird das Produkt ohne Zeitverlust und menschlichen Arbeitsaufwand virtuell zur Seite gelegt und die Information an den Verantwortlichen für den Versand weitergeleitet. Zusätzlich werden noch Packzettel und Versandetiketten gedruckt. Alles in Echtzeit und ohne manuellen Aufwand. Gleichzeitig wird der Bestand im System reduziert und die Produktion informiert, dass weitere Ware produziert werden sollte. Besonders wenn man Omni- oder Multichannel Händler ist und damit über verschiedene Kanäle Produkte verkauft, erhöht sich die Komplexität für diese Prozesse exponentiell, wodurch ein ERP-System oft unerlässlich wird.
Ob man schließlich ein ERP-System für seinen E-Commerce nutzen sollte, ist von vielen Faktoren abhängig. Etwa von der Komplexität der Integrationsaufgabe oder dem finanziellen Umfang des Projektes.
Wann ist der Einsatz von E-Commerce ERP-Systemen sinnvoll?
Das Sortiment und die Gestaltung des Frontends allein machen noch keinen nachhaltig erfolgreichen Onlineshop. Der Bereich, den der Kunde nicht sieht, ist mindestens genauso wichtig. Fehlt ein leistungsfähiges Backend, kostet das Zeit und Geld. Die Devise ist also so früh wie möglich mit einem ERP-System zu starten. Wenn man direkt beim Unternehmensstart auf ein ERP-System setzt, kann man seinen Shop von Anfang an skalierfähig aufbauen und sich nachträgliche Umbaumaßnahmen ersparen. ERP hat Einfluss auf die Daten und auf die Zeit, die Sie mit Datenimporten und -exporten, manuellen Routinetätigkeiten und der Fehlersuche verschwenden. Im Zusammenspiel dieser Prozesse entscheidet sich unter anderem, wie schnell und pünktlich die Kunden die bestellte Ware erhalten, wie gezielt Marketingaktionen geplant werden können und wie gut die Vernetzung verschiedener Verkaufskanäle funktioniert. In der Entwicklung eines Webshops ohne ERP-System kommt es zu einigen Meilensteinen, die neue Herausforderungen mit sich bringen.
Einer dieser Meilensteine ist die Zunahme der Bestelltransaktionen und Vertriebskanäle. ERP-Systeme sind auf die sichere und schnelle Verarbeitung großer Auftragseingänge optimiert. Automatisierte Abläufe bei den Kunden-Bestellungen ermöglichen eine effizientere Abwicklung, wodurch die Ware schneller beim Kunden ankommt. Bestellungen werden automatisch importiert, mit dem Bestand abgeglichen und synchronisiert. So können Sie nicht nur Ihren Webshop, sondern auch die Einzelhandelsgeschäfte und Online-Marktplätze anbinden. Automatisierte Datenimporte und Verwaltungen sparen viel Zeit und verschaffen einen Überblick zu allen Transaktionen in Echtzeit.
Mit steigender Bekanntheit des Webshops werden mehr Aufträge platziert und der Bedarf, das Sortiment zu vergrößern, wächst. Durch den Einsatz eines ERP-Systems kann das Produktmanagement vereinfacht werden. Preisanpassungen zum Beispiel lassen sich mittels ERP unkompliziert automatisieren. Alle Stammdaten werden in einem System gepflegt und für alle Vertriebskanäle hinweg synchronisiert.
Manuelle Lagerprozesse führen oft zu Fehlern. Diese summieren sich, wenn der Shop wächst und das Lageraufkommen zunimmt. Fehlbestände und Versandfehler können den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens gefährden. Ein ERP-System sorgt für den Echtzeit-Überblick im Lager und koordiniert Warenein- und Ausgänge. Welche Artikel sind verfügbar und welche sind ausverkauft? Mit ERP haben Sie immer die Antwort parat. Zusätzlich kann die Arbeit im Lager mit barcodebasiertem Kommissionieren oder das gezielte Bearbeiten von eiligen Kundenaufträgen automatisiert werden. Automatisierte Prozesse führen zu schnelleren Versandzeiten und reduzierten Versandfehlern. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.
Wenn das manuelle Verwaltungschaos überhandnimmt, ist es schwierig, einen Echtzeit-Überblick über sein Unternehmen zu erlangen. Eine ERP-Software verfügt über visuelle Dashboards und integriertes Berichtswesen und bietet so ein hohes Maß an Transparenz über Handelsprozesse. Die Analysemöglichkeiten auf Produkt-, Auftrags- oder Kundenebene steigern das Geschäft. Zusammen mit dem ERP können Sie Risiken verstehen, Chancen erkennen und fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen.
Einer dieser Meilensteine ist die Zunahme der Bestelltransaktionen und Vertriebskanäle. ERP-Systeme sind auf die sichere und schnelle Verarbeitung großer Auftragseingänge optimiert. Automatisierte Abläufe bei den Kunden-Bestellungen ermöglichen eine effizientere Abwicklung, wodurch die Ware schneller beim Kunden ankommt. Bestellungen werden automatisch importiert, mit dem Bestand abgeglichen und synchronisiert. So können Sie nicht nur Ihren Webshop, sondern auch die Einzelhandelsgeschäfte und Online-Marktplätze anbinden. Automatisierte Datenimporte und Verwaltungen sparen viel Zeit und verschaffen einen Überblick zu allen Transaktionen in Echtzeit.
Mit steigender Bekanntheit des Webshops werden mehr Aufträge platziert und der Bedarf, das Sortiment zu vergrößern, wächst. Durch den Einsatz eines ERP-Systems kann das Produktmanagement vereinfacht werden. Preisanpassungen zum Beispiel lassen sich mittels ERP unkompliziert automatisieren. Alle Stammdaten werden in einem System gepflegt und für alle Vertriebskanäle hinweg synchronisiert.
Manuelle Lagerprozesse führen oft zu Fehlern. Diese summieren sich, wenn der Shop wächst und das Lageraufkommen zunimmt. Fehlbestände und Versandfehler können den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens gefährden. Ein ERP-System sorgt für den Echtzeit-Überblick im Lager und koordiniert Warenein- und Ausgänge. Welche Artikel sind verfügbar und welche sind ausverkauft? Mit ERP haben Sie immer die Antwort parat. Zusätzlich kann die Arbeit im Lager mit barcodebasiertem Kommissionieren oder das gezielte Bearbeiten von eiligen Kundenaufträgen automatisiert werden. Automatisierte Prozesse führen zu schnelleren Versandzeiten und reduzierten Versandfehlern. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.
Wenn das manuelle Verwaltungschaos überhandnimmt, ist es schwierig, einen Echtzeit-Überblick über sein Unternehmen zu erlangen. Eine ERP-Software verfügt über visuelle Dashboards und integriertes Berichtswesen und bietet so ein hohes Maß an Transparenz über Handelsprozesse. Die Analysemöglichkeiten auf Produkt-, Auftrags- oder Kundenebene steigern das Geschäft. Zusammen mit dem ERP können Sie Risiken verstehen, Chancen erkennen und fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen.
Weiterhin werden durch den Einsatz eines ERP-Systems verschiedene einzelne Insellösungen abgelöst. Voneinander unabhängige Lösungen bringen verschiedene Nachteile mit sich. Besonders wenn der Shop auf unterschiedlichen Kanälen vertreten ist. Eine ERP-Lösung kann verschiedene Shopsysteme und Onlinemarktplätze parallel verwalten. Das erleichtert auch die Arbeit für die Mitarbeiter. Die ERP-Lösung wird zum Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens. Das ERP-System denkt also für Sie mit, synchronisiert alle Vertriebskanäle, automatisiert die Versandabwicklung und vernetzt alle Businessbereiche. Neben dem allumfassenden Überblick hat man auch mehr Zeit für das Businesswachstum, smarte Ideen und neue Geschäftsfelder.
Vor- und Nachteile eines ERP-Systems im E-Commerce
Ein ERP-System kann als Herzstück eines E-Commerce-Business betrachtet werden. Es verbessert auf lange Sicht die Geschäftsperformance, sorgt für mehr Transparenz und ein schnelleres Wachstum. Ebenso kann die Entscheidung für ein ERP-System aber auch Risiken mit sich bringen. Wir haben alle Vor- und Nachteile des Einsatzes einer ERP-Software im E-Commerce für Sie aufbereitet.
Vorteile
Sichere Lagerbestandsplanung
Ausführliches Controlling
Vereinfachte Retourenabwicklung
Sicherung aller Unternehmensdaten an einem Ort
Automatisierung von Arbeitsprozessen
Integration von Systemen und Services
Nachteile
Implementierung
Mitarbeiterschulung
Vorteile nicht sofort sichtbar
Anpassungen
Komplexität
Wie lässt sich ein ERP-System in einem Webshop integrieren?
Es existieren verschiedene ERP-Systeme, Cloud-Lösungen und On-Premise-Lösungen. Entscheidet man sich für eine Software, ist es wichtig, dass individuelle Anpassungen und Services möglich sind und ein hoher Sicherheitsstandard gegeben ist. Im Entscheidungsprozess ist eine Soll-Ist-Analyse ratsam. Welche Optimierungen sind wichtig? Wie soll sich Ihr Unternehmen zukünftig entwickeln? Welche Ressourcen müssen für die Integration bereitgestellt werden? Wichtig ist es, sich bewusst zu machen, welche Anforderungen das System abdecken soll. Hierfür eignet sich die Anfertigung eines Lastenheftes. Nur durch die genaue Betrachtung der Ist- und Soll-Situationen im Unternehmen können Probleme erkannt und Ziele für die ERP-Einführung definiert werden. Die künftige Arbeit zwischen ERP und Onlineshop erfolgt in jedem Fall nahtlos. Das ERP zieht sich vom Webshop die Aufträge, Kundendaten und alle weiteren Details zur Bestellung. Der Shop hingegen zieht sich die Artikelinfos, Preise oder Trackinginformationen.
Fazit
Wer im E-Commerce durchstarten will, sollte seinen Shop an eine ERP-Lösung anbinden. Im Onlinehandel hat man alle Hände voll zu tun, Bestellungen gehen ein, Sie bereiten Artikel für den Versand vor und Retouren kommen zurück. ERP-Systeme können Abhilfe schaffen. Sie sind Zeitsparer, Kostenschoner und Aufwands minimierer. Sie erleichtern zahlreiche Arbeitsschritte, die ansonsten manuell umgesetzt werden müssten und ermöglichen Unternehmen, diese hoch vernetzt zu betrachten. Die Automatisierung aller Geschäftsabläufe im E-Commerce ist die Grundlage dafür, Prozesse mit einem sparsamen Einsatz von Ressourcen schneller abzuwickeln, die Kundenzufriedenheit zu steigern und sich gegen den Wettbewerb durchzusetzen.
Mit der SelectLine Software haben Sie solch eine ERP-Lösung an Ihrer Seite. Schauen Sie sich gerne unsere ausführliche Imagebroschüre an, um herauszufinden, was die SelectLine für Ihr Unternehmen abbilden kann. Wir unterstützen Sie bei der richtigen Entscheidung und beraten Sie gerne persönlich.
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