Aktuell erscheinen vermehrt Artikel im Netz, die sich mit dem Thema E-Rechnung beschäftigen und mit Deadlines, Pflichten und Ankündigungen für Unsicherheit und Verwirrung unter den Lesern sorgen. Nicht nur unterscheiden sich viele Artikel in Ihren Zeitangaben, auch die Kernaussagen sind oftmals widersprüchlich. Wir haben uns einmal durch das Paragraphendickicht geschlagen und versuchen in diesem Blogartikel etwas Licht ins Dunkel zu bringen.
E-Rechung -> Was ist das überhaupt?
Kurz gesagt: die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem von der EU festgelegten Format, welche elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. So ist eine Verarbeitung ohne Medienbrüche möglich. Wichtig dabei ist, dass die Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dargestellt werden. Dies erfolgt beispielsweise bei ZUGFeRD, welches neben dem maschinenlesbaren Part auch ein menschenlesbares PDF enthält, sowie der XRechnung, welche ausschließlich maschinenlesbar ist.
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Diese Frage lässt sich klar mit einem Nein beantworten. Es handelt sich dabei zwar um eine elektronisch übermittelte Rechnung, doch die Daten in einem PDF, genau wie in einer Bilddatei oder einer gescannten Papierrechnung sind nicht in einem maschinenlesbaren Datensatz dargestellt und erfüllen somit nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Diese unterliegt der europaweiten Norm EN 16931.
Sind digitale Rechnungen uns elektronische Rechnungsdaten das gleiche?
Auch diese Frage lässt sich mit Nein beantworten. Hierfür sehen wir uns die verschiedenen Rechnungsarten einmal genauer an: Neben der klassischen Papierrechnung gibt es noch die digitalen Rechnungen. Hierzu zählen Rechnungen, die digital geöffnet, gelesen und verarbeitet werden können. Bekannte Beispiele sind PDF- oder Worddateien und eingescannte Papierrechnungen. Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich hingegen um eine Datei, deren Rechnungsdaten in einem strukturierten Format dargestellt sind. Das macht sie für Menschen nur schwer lesbar, ihre automatische und elektronische Verarbeitung ohne Sachbearbeiter jedoch umso einfacher. Bei digitalen Rechnungen ist dies nur über zusätzliche Zwischenschritte wie eine automatische Texterkennung gewährleistet. Verbreitete Formate für die elektronische Rechnung sind XML oder EDIFACT, welche in XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnungen Verwendung finden.
Was ist das Wachstumschancengesetz?
Das Wachstumschancengesetz soll die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschlands stärken. Im Mittelpunkt dieser Maßnahmen stehen KMU, sowie Start-ups, Selbstständige und Kleinunternehmer, welche von einer Vereinfachung des Steuersystems profitieren sollen. Die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes hat direkten Einfluss auf das Umsatzsteuergesetz. Dieses wurde erweitert und enthält nun Regelungen zur Verwendung der E-Rechnung. Mit ihrem Einsatz sollen Laufzeiten verkürzt, Bürokratie vermieden und Steuerbetrug unterbunden werden. Ab dem 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. Dies gilt jedoch erst ab einem Rechnungsbetrag von 250 Euro. Übergangsfristen und Ausnahmen sind ebenfalls im neuen Gesetzestext festgehalten.
Änderung des Umsatzsteuergesetzes durch das Wachstumschancengesetz
Dem § 27 werden die folgenden Absätze 38 und 39 angefügt:
„(38) Abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 kann eine Rechnung
„(38) Abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 kann eine Rechnung
Was gibt es ab dem 01.01.2025 bezüglich der E-Rechnungen zu beachten?
Ab dem 1. Januar muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Die eingesetzte Software muss also den Empfang von E-Rechnungen unterstützen. Die Definition, welche eine Rechnung als E-Rechnung ausweist, wird sich ab dem 01.01.2025 ebenfalls ändern. Zählen aktuell auch iDOC und EDI-Formate zu den elektronischen Rechnungen, werden diese zukünftig als sonstige Rechnungen im elektronischen Format bezeichnet. Eine Rechnung muss konform der Norm EN16931 mit CII / UBL sein, um als elektronische Rechnung anerkannt zu werden. Der Bundesrat hat sich im Oktober dafür ausgesprochen, die Einführung der elektronischen Rechnung um zwei Jahre zu verschieben. Nach aktuellem Stand bedeutet das, dass ab dem Jahr 2028 nur noch Rechnungen gemäß der genannten Norm bei Rechnungslegungen zwischen inländischen Unternehmen zulässig sind. Sowohl Rechnungen nach dem ZUGFeRD Format (ab Version 2.01) als auch die XRechnung entsprechen diesem Standard.
Was müssen Sie jetzt tun?
Aktuell ist eine Handlung nicht zwingend notwendig. Beachten Sie jedoch, dass die Umstellung von Prozessen in der Buchhaltung Zeit benötigt und Sie sich frühzeitig mit dem Thema beschäftigen sollten. Setzen Sie auf SelectLine Produkte, sind Sie auf der sicheren Seite. Unsere Produktexperten verfolgen die Gesetzesanpassungen und -änderungen und setzen diese in der Software um. So können Sie sich stets darauf verlassen, dass die Software Ihnen ein gesetzeskonformes Arbeiten ermöglicht.
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